南京理工大学学报(哲学杜会科学版〕第8卷第2期1995年(总第31期)`小型图书资料室用计算机管理系统何执宁提共本文介绍了一个小型图书资料室的计算机管理系统包括图书资料的检索、维护、统计和打印等并在PC机上使用FOXBASE实现了这个系统关.词科学管理图书资料计算机、一橄述当今的杜会是信息社会,每年的信息t递增很大。目前相当一部分的信息是通过图书资料来传递的但由于图书资料的种类获多、出版t大即使像分院或系一级的资料室,仍采用手工方式来管理图书资料已远远跟不上社会发展的需要。由于计算机的运算速度快、存贮容t大徽机的价格也越来越便宜采用计算机来实现图书资料的管理势在必行并已成为可能。本文介绍了一个小型图书资料的计算机管理系统以及其设计思想与实现方法在PC机上使用FOXBASE实现了图书资料的管理,经调试和运行证明本系统设计思想正确,运行可靠为了方便非计算机专业人员的使用采用了多级菜单方式所有的提示信息都使用汉字看起来一目了然。为了便于系统功能的扩充采用了模块结构程序设计思想使得系统具有可扩充和较高的灵活性本系统提供了图书的检索、维护、统计和打印等功能本系统的主控菜单的格式如图一所示,每一级菜单又提供了子菜单下面分别介绍每一部分的实现原理。图书资料管理系统统1资料检索2统计计3资料维护4打印0退出出图一主控菜单二、田书资料橄据库的结构图书资料管理系统的好坏在很大程度上取决于i,,5年i月20日收稿58图书资料数据库的数据结构总的说来图书资料数、。据库的数据结构要便于维护检索和统计在调查研究的基础上,针对图书资料的特点我们设计了三个数据库第一个是当年新购图书资料的数据库其库结构如表一所示第二个是老图书资料的数据库,除第一个库结构中包含了每本新图书资料的入库时间这一字段外两库中的其余部分的字段荃本相同第三个是用于登记图书资料借出情况的数据库其结构如表二所示字段名类型型说明登记号字符符分类号1宇符符分类号2字符符作者1字符符第一作者名名作者2字符符第二作者名名作者3字符符第三作者名名书名字符符出版单位字符符出版日期日期入库时间间新购书的入库时间间文种字符符页数数字字价格数字字开本数字字文献类型字符符书号字符符主题词l字符符检索用的主题词主题词2字符主题词3字符主题词4字符符本数数字字该种书的总册数已借出数数字字当前已借出的册数使用率率数字字记录该种书借出的次数数摘要降注型型表一新图书资料的数据库结构姓名分类号l分类号2登记号文种种借出日期表二已借出图书资料的数据库结构把新购的当年图书资料单独建立一个数据库是必要的。因为由于图书资料较多存放图书资料的数据库通常比较大查找和修改数据都比较费时.而新购书的入库登记工作和修改工作很拓萦单独建库可以加速查找过程方便修改和统计当一年度结束时一次性地将新购图书资料库中的数据增加到老图书资料库中然后,再开始新一年的新购图书资料的入库工作、三图书资料的维护图书资料维护的子菜单如图二所示。这一部分常维护工作包括:、、的日抽入新书入库数据修改别除、借书和还书。图书资料维护护1入2修改改3侧除除4借书书50归还还退出出图二资料维护子菜单)l箱入对于新购的图书资料我们必须将其有关的原始数据送到新购图书资料的数据库中为了方便拾入工作一次可以把一本或一类图书资料入库也可将多类图书资料同时入库。由于翰入数据时,难免出错在拾入数据期间随时可以修改所翰入的所有数据。)2修改对于新老图书资料库中的数据随时允许修改已箱人数据库中的各种数据为了方便使用提供了多种修改方法和多种修改途径)3侧除当图书资料失去保存价值时可以从数据库中别除它;)4借出当有人借书时,要将借出的图书资料登记到图书资料借出数据库中.)5归还有人归还图书资料时要从图书资料借出库中州去相应的登记项。四、图书资料的检泉图书资料检索的子菜单如图三所示共提供了6种检索方法。检索的处理流程如图四所示检索菜单1分类号2著者3出版社社4书名名5出版日期期6主题词词图三图书资料检索的菜单!分类号{匣困广医固十出版医匿{州匕年二二二二}著者tl、!二{一巨一「丛」州匿置三土置互引一}著看l十著看2十年代}画平婴一出版单位,`医竺一}出版单位出版年代}一二匣困一一匣亘{四飞画医亘〔一,+…一ì一匕匡题词l习;回画土下叮主题词}2{主}题词1十出版年代}图四检索的处理流程检索的过程是通过对话方式进行的检索时,当满足条件的图书资料有多本时.依次列出满足条件的全部图书资料五、统计统计的处理流程如图五所示。总数是指书库中藏书的总册数入库和借书统计都只考虑了当年的、入库和借出的图书资料的日报月报和年度报表。价值是指藏书的总价值、文种包括:中文图书中文杂、志外文图书、外文杂志的册数的统计年代的统计是指各个不同年代的藏书量使用率统计是指每本书借出的总次数。六、打印这部分完成报表的打印和检索结果的打印人价借一总值数一库出七、l一结束语牛曰ew厂…l一ll匕本系统能适应小型图书资料室的管理是一个ǔ工匕厂网画回实用的系统有些功能还要进一步完善今考文献【门赵渭钧主编《.机致据库设计及汉字DBASE.)曰日日目河海大学出版社〔2〕谭浩强主编《徽型计算机应用教程》高等故育出版社【3〕严怡民主编(情报学羞础》武仅大学出版社〔4〕张琪玉编若《情报植索语言》武汉大学出版杜文种(何执宁:、南京理工大学化工学院资并员助理工程师。年代)使用率〔责任编辑洛雨校对阂隽匆1图五统计的流程图(上接62页)的同时,加强全体人员的业务学习出版社1994引导大家对图书馆工作进行科学研究这是一项提2王琳《对找国文献资瓜共了节宏现考鑫)《份高全体馆员自身素质的最根本的建设报理论与实吸》1992年第一期61一18剪其次采用现代化技术在流通部门进行计算机3感永正《发展信息产业、服务四化建设》《情报学19944管理提高了服务质t。报矛年第期241一242页4《第三购买了iE光盘及其他非印刷信息资探专姐报道世界)1994年第4—网络系统应用集佛户《计算机网络期3一11页利用国外成熟的数据库拓广我校信息源,为信息服5务提供充实的物质基础,从长远来看这是一条级解美国大学与研究图书馆协会95年第七届全国会议程序、经费紧张改善馆藏条件、提供快速准确检索信息的6《1996、年第26届国际图联大会主瓜刚主胭已确路子定)(图书馆研究与工作)1993年第z期25页这些都是带方向性的探索工作,既有先进目标.7吴允和《高校图书馆深化改革之我见】《图书与也有其重要的现实意义下一步将根据自身条件建情报工作)19,s年第二期1一3页信局域网络,为与信息高速公路接8设我校计算机通全国庆编译《信息时代对图书馆的形晌》《国外轨努力,在顺应信息社会中求得自身的发展惰报科学)19,`年第3期28一32页(作者单位:南京理工大学图书馆。)参考文献[贵任编辑、校对阂隽锢〕1薛兴华《计算机通信网络及组网方式》机械工业60
