组织会议者的工作任务

组织会议者的工作任务

1、安排议题

先急后缓，即把急需解决的问题排在前边；先重后轻，即把重要的棘手问题排在前边；先同后异，即把性质相同、互相有联系的问题排列在一起，不属同类的问题要插在中间；先宽后窄，即把保密性较强的议题放在后面，以便有关人员到会和有关人员退席；准备些后备议题，以便在会议时间充裕的情况下拿出来供会议讨论。

2、提名与会人员

与会人员有三类：会议主持人、会议出席人员、会议列席人员。应该列席的要防止遗漏，否则影响会议对某些问题的议决；不需要列席的要从严管理，列席人员过多会影响会议质量；遗漏应当与会的人或把不应与会的人召集来开会，都会造成工作被动。

3、发会议通知

会议通知一般采取书面形式，分标题和正文两部分。标题包括“单位名称、会议名称、会议通知等。大型会议，如各种代表大会的通知要编发文号。一般性的日常工作会议，可只写会议通知而不编发文号，会议单位应写在通知正文下面并注明年、月、日。正文应写明何单位、何时、何地、开何会议，会议的目的、期限、内容、日程，与会人员应做哪些准备，报到时间、地点等等。文字要简明、准确。

4、报名

接到与会人员报名后，会议工作部门应当为其做好必要的准备工作。如制发证件、排列坐次、准备文件、安排食宿和交通工具等。报名一般采用信函、电话、电报、电子邮件等形式。许多会议的与会人员不是指定某个人，因而与会人员经常发生变化，会议秘书人员接到更换信息后，应立即做好相应的修正工作，如换发证件、调配住宿等。

5、报到

指与会人员到达与会地点并告知会议秘书部门。报到时会议秘书人员应将事先准备好的文件袋（包括文件、证件、餐券和会议用品等）发给本人，同时注意登记到达的时间和随员人数情况。要随时掌握报到人数，发现该报到而未及时报到的应抓紧催促，保证其按时参加会议。尤其应注意有外埠代表参加会议的报到工作。

6、与会人员编组

在确定了与会人员名单之后要对与会人员进行分组。编组的基本方法有两种：一是按地区编组，二是按专业编组。编组的目的是为了进行小组活动或分组讨论等。大会中间常常需要穿插小会（或者说小会是整个会议的重要组成部分），大会的许多具体工作要靠小会去完成。许多具体议题总是需要分组进行讨论研究的。与会人员的编组名单，最后要经领导审定。

7、布置会场

应根据会议的不同内容采取不同的形式。一般大中型会议的会场布置应设主席台与代表席，在许多情况下，主席台与讲台是合二为一的。中小型会议的主席台应与代表席更近一些。另外要注意设置一些标记牌放在桌子上，以标明哪里是主席（包括会议主持人）的

位置，哪里是代表席，哪里是列席人员席，哪里是记者席等等。还要注意根据会议需要悬挂旗帜、徽牌、横幅等等。

8、排列坐次

大中型会议须以此来保证开会的秩序。凡是固定坐次，应在出席证上注明坐号，或者在会议桌上摆置名签，并同时印制”坐次表”发给与会人员。与会人员第一次入场时，会议工作人员应做适当的引导。并非所有的会议都要排列坐次，多数会议可自由就坐，这要视具体情况而定。

9、制发证件

一般来说重要会议须制发会议证件，以便证明与会人员身份，保证会议安全及会场的秩序，统计到会人数。证件一般分为出席证、列席证、来宾证，另外还有工作证、记者证等等。制发证件要简明美观。

组织会议的要点

一、会前准备

1．记录室

大型的会议一般可有一个记录室，它是控制和调配音响效果、视听设备以及安放必要的会议所需的一切相应设备的理想场所。一般的面积为8m2～18m2。音像师可在此放置调音台，安装灯光控制按钮、各种接线板、总供电开关以及放音、放像设备的开关等等。内设几把坐椅以供工作人员休息时使用。如需要还可为记者准备电话、传真机或文字处理

机、打印机等设备，以方便传送各种信息。当然，一定要准备好各种录音、录像设备，以利于会议秘书圆满完成会议的记录工作。工作人员还可以在此控制放映机、幻灯机、电脑等，以供演讲者使用。”麻雀虽小，五脏俱全”，一间小小的记录室可以容纳整个会议要求的全部硬件。一个大型的会议，与会者往往很难听清、看清，会议的精神往往不能够清楚地传达，有了记录室效果就大不一样了。

2．安排餐饮

3．安排停车

必须做好车辆的管理工作。会议的车辆管理包括车辆的组织、调度、车况检查以及停车管理、驾驶员的管理、派车用车等。

会议秘书人员应该清楚每个与会者到达、离开的日期和时间，安排人员在机场、车站接待，有自己车队的要与车队事先拟定接送与会者的细则，无自己车队的要备有出租汽车机构的名单、电话，计划好租车事宜：用车日期、时间，需要多少坐位的车以及需要几辆等。如有与会者要求自己租车，应该提供帮助并做好记录。

关于接送与会人员的车辆停放问题，要有物质保证并确保安全。所有车辆到会前检查停车场的容量是否足够，确定供电系统是否正常。无论是地下停车场还是地上停车场，都要安排固定人员看管，负责引导车辆入位，确保秩序正常。

4．电话联系

邀请与会者是召开大会的序曲。一个延续1天～3天的重要工作——电话联系，是需

要认真对待的。在会议召开的前一个月，就得有人天天坐在电话机前，一个个确认被邀请者是否出席，因为接到邀请的人往往疏于回复。

5．预定和检测视听设备

如果公司不是经常召开需要较多视听设备的大型会议，可以向专业的机构租用这些设备。要在会前预先试用并能熟练掌握，从电源开关开始逐一进行检查，并进行音、像等的试播试放，以确保这些设备完好并保证在所有的坐位上都能看到图像。

6．监督会议安排

会议的监督安排主要体现在催办工作上。

首先明确催办对象与催办时限。一般应比会议各项工作的承办时限提前一至二天，即对有关承办部门是否把催办事项及时办理完毕进行查询、督促。如遇特殊情况或办理过程中出现问题，应及时向领导汇报并采取措施，保证被催办事项的有效处理。

其次是填写催办登记。催办对象与催办时限一经确定，便应立即登记交办。可采用簿式登记方式的催办卡，也可采用电脑登记的办法，将催办事项输入电脑，同时填写一份催办单随文件发给承办单位，催办时限一到，电脑便能自动将当天需完成的催办事项显现出来。

催办的要求，即建立催办系统明确分工。通常文件由秘书、文件管理人员进行催办，重要会议文件由各级领导人员亲自负责。

建立催办的登记报告制度。对需要催办的文件以表格或卡片的形式逐件进行登记，并

追踪记录催办的情况；及时进行分析研究与汇总上报，向领导反馈信息。

坚持全面、及时的原则，这对会议与活动的组织很重要。全面地调查和反映会议文件的处理和实施情况，及时督察及时反馈，保证文件及时办理完毕并发挥效用，惟其如此，催办才能真正成为加速文件运转的”催化剂”，以确保会议与活动的高质量完成。

二、准备文件

1．准备并检查文件的准确性

准备和检查文件的准确性是一项非常艰巨而必要的任务，文件主要是会议日程、会议通知、主席日程和报告。检查文件的准确性时一定要认真核对每一项细节，尤其是时间、地点、活动内容、与会人员名单、车辆、会议名称、出席人数、主持人名宇等，要确保每一项都与实际相符。

会议的日程要尽快检查核对，印发给与会者，以便主办单位人员同与会者能尽快熟悉，互相沟通。

制定会议生活管理的计划，必须了解将要召开的会议的基本情况和要求，如会议日期、会议规模、会议日程（或议程）、会议通知、主席日程及报告等，根据掌握的总体情况制定出详细的计划和实施方案，然后报请会议主管领导审批。计划一经批准就要立即着手实施。各项准备工作基本完成后，应对准备工作进行一次详细的检查，确认没有问题以后，把准备情况向会议主管领导汇报，并将计划印制成图表分发大会使用。

2．整理文件

印制讲话稿、会议日程安排表、会场指示图、宾馆内部示意图，并将以上文件及附送的本市交通图等装订成册，注意不要缺页要便于携带和查阅。印制这些文件要根据与会人数并注意留出足够的份数，以备与会人员遗失文件时用。印制好的文件要根据与会人员不同的单位、部门、级别整理好，以便分发。

3．分发文件

人数较少的小型会议，会议的资料可放置于会议室的桌面上。较大规模的会议可在与会人员签到时由工作人员分发给与会人员（餐券可以根据会议长短一次发给与会人员或每天发给与会人员）。

组织会议的会前准备

1．记录室

大型的会议一般可有一个记录室，它是控制和调配音响效果、视听设备以及安放必要的会议所需的一切相应设备的理想场所。一般的面积为8m2～18m2。音像师可在此放置调音台，安装灯光控制按钮、各种接线板、总供电开关以及放音、放像设备的开关等等。内设几把坐椅以供工作人员休息时使用。如需要还可为记者准备电话、传真机或文字处理机、打印机等设备，以方便传送各种信息。当然，一定要准备好各种录音、录像设备，以利于会议秘书圆满完成会议的记录工作。工作人员还可以在此控制放映机、幻灯机、电脑等，以供演讲者使用。”麻雀虽小，五脏俱全”，一间小小的记录室可以容纳整个会议要求的全部硬件。一个大型的会议，与会者往往很难听清、看清，会议的精神往往不能够清楚地传达，有了记录室效果就大不一样了。

2．安排餐饮

3．安排停车

必须做好车辆的管理工作。会议的车辆管理包括车辆的组织、调度、车况检查以及停车管理、驾驶员的管理、派车用车等。

会议秘书人员应该清楚每个与会者到达、离开的日期和时间，安排人员在机场、车站接待，有自己车队的要与车队事先拟定接送与会者的细则，无自己车队的要备有出租汽车机构的名单、电话，计划好租车事宜：用车日期、时间，需要多少坐位的车以及需要几辆等。如有与会者要求自己租车，应该提供帮助并做好记录。

关于接送与会人员的车辆停放问题，要有物质保证并确保安全。所有车辆到会前检查停车场的容量是否足够，确定供电系统是否正常。无论是地下停车场还是地上停车场，都要安排固定人员看管，负责引导车辆入位，确保秩序正常。

4．电话联系

邀请与会者是召开大会的序曲。一个延续1天～3天的重要工作——电话联系，是需要认真对待的。在会议召开的前一个月，就得有人天天坐在电话机前，一个个确认被邀请者是否出席，因为接到邀请的人往往疏于回复。

5．预定和检测视听设备

如果公司不是经常召开需要较多视听设备的大型会议，可以向专业的机构租用这些设备。要在会前预先试用并能熟练掌握，从电源开关开始逐一进行检查，并进行音、像等的

试播试放，以确保这些设备完好并保证在所有的坐位上都能看到图像。

6．监督会议安排

会议的监督安排主要体现在催办工作上。

首先明确催办对象与催办时限。一般应比会议各项工作的承办时限提前一至二天，即对有关承办部门是否把催办事项及时办理完毕进行查询、督促。如遇特殊情况或办理过程中出现问题，应及时向领导汇报并采取措施，保证被催办事项的有效处理。

其次是填写催办登记。催办对象与催办时限一经确定，便应立即登记交办。可采用簿式登记方式的催办卡，也可采用电脑登记的办法，将催办事项输入电脑，同时填写一份催办单随文件发给承办单位，催办时限一到，电脑便能自动将当天需完成的催办事项显现出来。

催办的要求，即建立催办系统明确分工。通常文件由秘书、文件管理人员进行催办，重要会议文件由各级领导人员亲自负责。

建立催办的登记报告制度。对需要催办的文件以表格或卡片的形式逐件进行登记，并追踪记录催办的情况；及时进行分析研究与汇总上报，向领导反馈信息。

坚持全面、及时的原则，这对会议与活动的组织很重要。全面地调查和反映会议文件的处理和实施情况，及时督察及时反馈，保证文件及时办理完毕并发挥效用，惟其如此，催办才能真正成为加速文件运转的”催化剂”，以确保会议与活动的高质量完成。

选择会议地点

在任何会议中，环境因素起着重要的作用。不论什么场合，都要保证与会者集中精力开会，但不要让他们舒适得想打瞌睡。检查并使外面噪声保持在最低水平，取暖和通风设备要有益于会议工作，但不要过分。大凡房间带有很好的空调但缺少自然光，而自然光对于维持一种活跃的气氛是重要的。

有几个原因使会议场所选择得不好。当你寻找和预定会议场所时，应预计到并避免下列常见的缺陷：

（1）参加会议的人比预计的要多——房间不够大，人们感到不舒服，或出席人数比预计的少得多，空荡荡的房间令人尴尬。

（2）空调不合适，房间闷热气温太高，难以调节。

（3）会议中的灯光开关或插头出现技术问题。

（4）会议地点或附近缺少服务部门，如咖啡厅、银行

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