第十一章 材料设备采购管理
根据公司工程项目建筑主材和机器设备由公司采购供应的有关规定，为努力降低工程项目建设成本，提高工程质量和公司的经营效益，确保建筑主材和机器设备达到国家规定的技术性能和质量标准，创建良优工程，特制定本制度。
第一节 总 则
第1条 本制度适用于公司所建工程项目的主要建筑材料和机器设备(以下简称为材料设备)的采购管理工作。
第2条 公司材料设备采购由总经理或项目经理负总责。
第4条 材料设备采购必须坚持以工程项目材料设备需求计划为依据，严格按照市场调查、数据分析、初步报价、确定入围单位、招标投标、签订合同、供货验收、交货施工和检查验收等程序进行。
第二节 组织机构
第5条 公司设立材料设备采购部，下设各项目材料设备采购组。
第8条 材料设备采购组人员分工：
材料设备采购组长负责召开碰头会议，初步确定各种材料设备的入围单位，组织招投标和洽谈材料设备购销合同等工作；
材料设备采购员负责各种材料设备单位的报名、初步报价和信息资料收集，材料设备的质量验收和建立材料设备采购、保障台帐和付款台帐；
工程技术人员负责提交材料设备计划和质量验收及质量把关等工作；
财务工作人员配合采购组长进行材料设备价格的询价议价，拟制材料设备货款保障计划，做材料设备款的支付等工作；
内控审计人员负责掌握材料设备信息，督促开标活动，对材料设备合同进行把关和付款审查签字等工作。
第三节 计 划
- 200 -
xxxx省xxxxxxxx有限公司规章制度汇编 材料设备采购管理
第9条 材料设备计划由工程、审计部门根据工程项目所需材料设备向公司材料设备采购部和项目采购组提供全面的详细的材料设备总计划及阶段供应保障计划。
第12条 材料设备阶段供应保障计划除明确所需材料设备品种、品牌、规格、型号、数量、质量标准、技术性能和颜色要求外，还须明确使用时间、批次区分和每批次的用量及货到工地的时间要求等。
第13条 工程、审计部门提供的所有计划须按一式五份提供，即办公室、财务部、材料采购部、采购组和内控审计人员各一份。
第四条 市场调查
第14条 在工程项目设计时，应及时招聘、培训材料设备采购人员，组织材料设备采购人员适时开展土建工程材料的市场调查，熟悉掌握土建工程所需建筑材料价格行情，以便项目开工时的不时之需。
第17条 对大宗材料设备的市场调查，如电梯、电缆、钢材等重要材料设备的市场调查，可深入到生产厂家去进行实地考察，以掌握其真实情况；对本地市场缺少的材料设备的市场调查，可到外地材料设备市场去进行调查，以便了解更多的市场行情。
第18条 市场调查应坚持眼见为实，耳听为虚的调查原则，做到多看、勤跑、多问，少听厂家、经销商吹嘘，防止被厂家或经销商洗脑，切实掌握好所需材料设备的第一手资料。
第五节 数据分析
第19条 在开展市场调查的同时，应及时将市场调查中了解掌握到各种资料输入电脑，分门别类地建立各种材料设备信息资料数据库，以满足市场行情分析时的需要。
第21条 根据各种材料设备信息数据分析结果，将各生产厂家的材料设备质量标准、价格高低、技术性能、服务质量、环保指标和市场态势排出顺序，提交公司领导决策和工程技术部门进行质量把关。
- 201 -
xxxx省xxxxxxxx有限公司规章制度汇编 材料设备采购管理
第六节 初步报价
第22条 根据工程建设进度，材料设备采购部（组）应及时通知材料设备生产厂家或地级总代理进行初步报价。
第26条 初步报价后，可允许材料设备生产厂家、地级总代理重新报价，但重新报价原则上只能低于前次报价，不能高于前次报价。
第27条 初步报价时，应注意检查报价单位的资质、执照、税务登记证、机构代码证、产品质量合格证或地级总代理授权证等原件，防止不具备投标报价资格的单位或个人参与报价，并要求其留下相关资料及证照复印件备查。
第28条 在各种材料设备初步报价后，应及时对初步报价进行汇总，建立好材料设备资料库并打印成册备查。资料库应包括各种材料设备的生产厂家、品牌、商标、规格尺寸、型号大小、单价、数量、总额、质量标准、技术性能、厂家地址、供货方式、运输方式、地级总代理和厂家联系人的姓名及住址与联系方式等相关内容。
第七节 确定入围单位
第29条 根据初步报价及相关信息，材料设备采购部（组）及时召开碰头会议，对所需材料设备按照货比三家的原则进行初选。剔除质量标准不高、性能比低、服务质量差、环保指标过低和市场供应无保障的品牌；保留品牌好、质量优、价格合理、服务质量好的材料设备厂家和地级总代理参加投标，报总经理或项目经理确定入围单位。
第31条 为防止入围单位投标时串标或围标，在确定入围单位时应考虑其地域范围，即同等条件下可选择不同地域的生产厂家和地级总代理商作为入围单位。
第八节 拟定标底
第33条 招标文件应明确招标方式、招标开始时间、截止日期、开标方式和确定中标单位的条件、原则及合同的主要条件。
第九节 招标投标
- 202 -
xxxx省xxxxxxxx有限公司规章制度汇编 材料设备采购管理
第37条 投标报价后，材料设备采购部（组）应在内控审计人员在场的条件下对各单位的投标报价进行开标，开标时应重点对比分析各投标单位的单价、总价、服务承诺、付款方式、优惠条件、材料设备质量；排出中标候选单位的顺序；列出优惠条件、服务承诺等相关内容。
第38条 开标后，可对中标候选单位的报价作进一步的议价。同时，应进一步细谈付款方式和优惠方式及服务承诺与质量保证等条件；大宗材料设备必须进行多次或多轮议价，以便进一步压缩其利润空间，争取更多的优质服务，以便确定价更廉、物更美的材料设备厂家和地级总代理为中标单位。
第40条 在招标中必须坚持公平、公正的原则确定中标单位。开标时内控审计人员须认真履行职责，充分发挥监督内控作用，严禁开标后出现未参加投标报价的单位和个人再来议价，但投标报价单位不足三家的特殊情况除外。必要时内控审计人员可以对开标情况进行质询，以确保招标的公正性。
第十节 洽谈签订合同
第43条 付款方式须坚持货到工地一周内只支付该批货款的50-60%，施工完毕经验收合格付足总货款的95%，留5%的货款作质保金，质保期满后付清。如材料设备是根据工程项目进行须定制的，但又不能调作它用的材料设备可适当少量（一般性10%）的定金，但定金不能超过该材料设备合同金额的20%（个别特殊设备临时确定），第一批货物结算时定金须一次性抵为货款。
第44条 装卸运输费及产品、运输保险费用由供方承担，需方（公司）不承担任何除投标报价外的其他任何费用。
第45条 供方所供材料设备的质量标准、技术性能均须达到国家规定的相关标准要求。
第46条 交货方式由供方送货到工程项目工地，运输方式由供方自行确定。
第47条 交货时间一般由我方以传真或电话形式给供方明确；每
- 203 -
xxxx省xxxxxxxx有限公司规章制度汇编 材料设备采购管理
批次的交货数量由我方根据工程进度和所需材料设备计划以传真或电话通知形式给供方明确。但通知中应在施工单位使用该材料设备之日前一周通知供方，给供方留有足够生产、备货和输送的时间。
第51条 当与中标单位洽谈好合同主要条款后，应将该合同交办公室进行修改，重要的或金额较大的合同还需送法律顾问审查把关，再呈送主管材料设备采购的副总经理和总经理审查修改。
第52条 材料设备采购合同经总经理审查修改打印一式四份，由供方先行签字盖章，再交公司法人代表签字，办公室盖章后方可生效。
第53条 所有材料设备采购合同，公司办公室和财务部须各存一份原件，材料设备采购部（组）长和内控审计及工程项目部各存一份复印件。
第55条 材料设备采购部（组）要建立材料设备汇总登记表。汇总登记表须载明该合同的主要条款、合同总额及付款方式等内容。每签订一个合同和每一次款应及时进行登记，以便随时掌握材料设备采购及付款情况。
第十一节 供货与验收
第58条 在材料设备验收时，工程技术人员和验收人员须认真查验每批材料设备是否达到国家质量标准和技术性能要求；要认真查验每批供货是否有出厂合格证、生产许可证、产品使用说明书和质量保证书或保修期限；要重点查验材料设备的规格、型号、数量，并做现场记录；要根据材料设备上的防伪电话查验该材料设备是否是假冒伪劣产品；工程技术人员还须拿回每批材料设备的出厂合格证、生产许可证、产品使用说明书和生产厂家的其他相关资料及材料设备的备（配）件、专用工具等，以供工程竣工验收办理竣工手续。
第59条 验收交货中如发现材料设备质量标准、技术性能、规格、型号不合符国家规定标准，则必须拒绝验收，并要求供方运出工地，确保严禁将不合格产品用于工程建设。由此造成损失和责任由供方承担。
- 204 -
xxxx省xxxxxxxx有限公司规章制度汇编 材料设备采购管理
第60条 材料设备结算付款在扣出预付款后按合同规定的付款程序通过银行转移支付。为杜绝结算付款错误，每次结算付款应认真查核合同和验收交货凭证，依合同规定办理结算付款业务。
第十二节 交付施工
第62条 材料设备采购部（组）负有配合施工单位材料使用和设备安装施工之责，工程项目部须积极支持。所有材料设备的产品使用说明均应统一复印一套给施工单位以便施工。
第63条 如供方的机器设备投标报价包括安装施工费用的须由供方组织施工；如供方的机器设备投标报价没有包括安装施工费用的，必要时要求供方派专业技术人员对施工单位的施工人员进行安装施工培训，以确保安装施工质量。
第十三节 付款控制
第67条 财务部门应当加强对应付账款和应付票据的管理，由专人按照约定的付款日期，折扣条件等管理应付款项。已到期的应付款项必须按公司费用报销程序和权限规定办理审批后方可办理结算与支付。
第68条 财务部应定期与供应商核对应付账款，票据，预付账款等往来款项。如不符，应查明原因，书面报告上级及时处理。
第十四节 监督检查及考核
第69条 公司对采购与付款内部控制的执行情况进行监督检查，监督检查由财务经理组织督查。
第70条 采购与付款内部控制监督检查的内容主要包括：
7、监督检查采购与付款过程中是否有重大差错、违法乱纪和舞弊现象。是否存在与供应商或内部串通违规采购现象。
8、监督检查合同签订及管理执行情况。是否存在擅自签订、变更
- 205 -
xxxx省xxxxxxxx有限公司规章制度汇编 材料设备采购管理
和延续合同、订单等事项，是否存在违反招投标规定，是否有应签订合同协议而未签订合约等违反《合同法》等国家法律法规和公司规章制度等。
9、考核按公司有关规定并结合本制度执行及督查结果执行。考核指标包括定性指标和定量指标。
定性指标包括以上所述的监督检查内容，定量指标包括供货及时性、质量合格率、存货库存量及存货周转率、货物短缺率、用户满意率、货物成本计划控制率等。
第十五节 竣工验收
第71条 所有材料设备安装施工完毕，均须组织竣工验收，材料设备采购部（组）应及时通知供方派人参加检查验收。
第74条 只有通过最终检查验收合格的材料设备，方可按该材料设备购销合同规定支付其应支付的材料设备款项；但必须留足该材料设备购销合同总额的5%作为质保金，待质保期满后再行支付。
第十六节 其 它
第75条 凡由施工单位直接采购的材料设备，除按国家建设行主管部门规定的定额标准结算外，需要调整价差的材料设备均工程、审计部会同材料设备采购部（组）按本制度第六节至第十一节的规定进行材料设备价格认定。价格认定书面通知须有两人签字和公司主管材料设备采购的副总经理签字，财务部才能按财务管理制度付款或依施工合同约定付款。
第十七节 处罚规定
第76条 如采购人员或采购管理人员利用采购工作之便存私舞弊，与供应商或内部串通违规采购或收取回扣、或哄抬物价的，责任人须承担其相应的经济赔偿责任；造成重大损失的，除追究其经济责任外，依相关规定解除其劳动关系，直至追究其法律责任。
第77条 因材料设备采购工作人员玩忽职守，其所采购的材料设备严重不符合工程建设质量标准，造成重大经济损失或人员伤亡的，该担刑事责任的由责任人承担其应负的刑事责任。
- 206 -
xxxx省xxxxxxxx有限公司规章制度汇编 材料设备采购管理
第十八节 附 则
第78条 本制度经公司董事会研究审定后正式执行；公司日常办公用品的采购参照本制度执行，并由采购部负责采购。
第79条 本制度解释权归财务部。
第80条 在执行本制度中发现需要修改的问题，请及时向财务部和总经理汇报。
第十九节 附 件
第81条 材料设备购销合同（式样）
- 207 -
xxxx省xxxxxxxx有限公司规章制度汇编 材料设备采购管理
附件：
材料设备购销格式合同
需 方：xxxx省xxxxxxxx有限公司（以下简称为甲方） 法定地址：xxxx省xxxx市xxxx街xxxx大厦四楼 法人代表：聂剑仙
联系电话：xxxx- 传真：xxxx-8268833 邮政编码：417000 供 方： （以下简称为乙方） 法定地址： 法人代表：
联系电话： 传真： 邮政编码：
通过招投标（议标）确定乙方为甲方兴建的xxxx省xxxx市 工程项目 （材料设备）供货单位，为明确双方责任，确保双方利益，依据《中华人民共和国合同法》和其他相关法律法规的有关规定，在平等自愿、诚实信用的原则基础上达成以下协议，以供双方共同遵守。
一、产品名称、生产厂家、商标型号、规格、数量、单价、金额： 1、质量要求、技术标准及乙方对质量负责的条件及期限： 产品 名称 生产 厂家 商标 型号 规格 数量 单价（元/）金额（元） 合计人民币（大写）： （￥： ） 说明：以上价格包括材料成本、人工、税费、利润和装卸、运输及运输保险费用。 二、乙方所供的 材料设备均按国家质量标准、技术要求（生产）
供应；如因乙方所供的 材料设备质量标准、技术要求等问题给甲方造成经济损失均由乙方负责；质保期为乙方所供材料设备经验收合格之日起 年为限。
三、交货时间、地点、方式：
乙方所供 材料设备均由乙方根据甲方的计划要求（甲方以传真
- 208 -
xxxx省xxxxxxxx有限公司规章制度汇编 材料设备采购管理
或电话通知交货量和交货日期），采取公路运输或铁路运输和多退少补方式将所供材料设备送到甲方兴建的xxxx省xxxx市 工地，即xxxx省xxxx市 路 。
四、运输及运输保险费用： 乙方所供 材料设备的装卸、运输及运输保险（即动输途中的材料设备、运输工具及司乘人员安全均由乙方负责）费用均由乙方负责。
五、包装标准及包装物的回收：
乙方所供材料设备包装标准按国家标准执行，即符合公路或铁路运输要求，确保材料设备不受损坏；包装物由甲方或施工单位负责回收处理；但有毒有害的包装物或必须由厂家回收的或国家规定必须由有关专业部门回收的包装物由乙方负责回收。
六、合理损耗及计算方法：
乙方所供 材料设备在运输途中的所有损耗均由乙方负责；安装施工中的损耗均由承包甲方工程建设施工单位负责。
七、验收标准、方式及异议的提出：
乙方所供 材料设备均按国家质量标准、技术要求由乙方和甲方材料设备采购部（组）及施工单位三方共同验收，在验收凭证上共同签字确认，并以此验收单作为结算凭证；如对乙方所供 材料设备质量标准、技术要求有异议，甲方须在安装调试和施工开始至安装、施工后 天提出，双方共同协商解决。
八、随材料设备备品、配件、工具数量及供应方法： 按国家和省、部（委）或行业规定的标准要求随材料设备提供（应）备品、配件、工具数量。
九、结算、付款方式：
1、结算方式：以甲方负责人签字的 材料设备供货清单上的数量和报价进行结算。
2、付款方式：每批材料设备到达工地经甲方材料设备采购部（组）和施工单位及乙方送货人员共同验收签证后 天内支付该批材料设备款的 ；安装或施工完毕，经竣工验收合格后 天内付足所供材料设备总额的 （含第一次所付款项）；余所供材料设备总额的5%作为质保金（质保期为一年），在质保期满后 天内一次性付清。
3、乙方所供材料设备可不开具增值税发票，但须开具国家正规税
- 209 -
xxxx省xxxxxxxx有限公司规章制度汇编 材料设备采购管理
务发票；发票在甲方支付第一笔款时开具。
十、违约责任：
如乙方不能按甲方要求的交货日期按时交货，每延期一天交货，则按延交货部分价款每天 向甲方计（支）付违约金，并赔偿施工单位的误工费用；如甲方不能按本合同约定的付款的日期按时付款，每延期一天付款，则按延期付款金额每天 向乙方计付违约金。
十一、合同纠纷解决方式：
按《中华人民共和国合同法》及其他有关法律法规的相关规定协商解决；协商不成，则向甲方所在地经济仲裁委员会申请仲裁解决。
十二、其它约定事项
材料设备在安装、施工中的损坏、浪费损耗由甲方或施工单位负责，但乙方须补足工程所需的材料设备以满足工程建设需要；其它未尽事项，双方可另行签订协议作为本合同附件，并与本合同（含配合同附件）均具有同等法律效力。
十三、特别约定事项：
十四、本合同经甲乙双方签字盖章后正式生效。
十五、本合同一式肆份，双方各执两份，均具同等法律效力。 十六、附件：
1、材料设备投标（最终）报价单。
2、乙方营业执照、组织机构代码证、法人资格证复印件。 甲方（盖章）：xxxx省xxxxxxxx有限公司 乙方（盖章）：
法人代表（签字）： 法人代表人（签字）： 或代表人（签字）： 或代表人（签字）： 开户银行：中国工商银行xxxx市分行城建支行 开户银行： 银行帐号： 银行帐号： 联系人电话： 联系人电话：
签订地点：xxxx省xxxx市 签订日期：20 年 月 日
- 210 -
因篇幅问题不能全部显示，请点此查看更多更全内容