公司办公用品管理办法

第一章 总则

第一条 目的

为进一步加强公司办公用品的管理，规范办公用品的采购和领用，提高利用效率，降低办公费用，特制定本办法。

第二条 适用范围 本办法适用于xx公司。 第三条 职责分工

(一)人事行政部为公司办公用品的归口管理部门，具体负责下列工作：

1.负责制订办公用品的年度费用计划； 2.负责审核各领用部门的领用计划； 3.负责办公用品的采购、发放和实物管理； 4.负责办公用品的验收、清点、登记、建帐。 5.监督各部门办公用品的使用情况。

(二)资金管理部根据人事行政部提出的办公用品年度费用计划，结合当年公司费用预算安排，进行资金综合平衡，并办理资金结算。

(三)公司各部门为办公用品的使用部门，负有直接保管责任，应指定专人负责本部门办公用品的管理，按规定领用、保管。

第二章 办公用品的管理

第四条 办公用品分类

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办公用品分为一般性办公用品、耐用性办公用品和办公耗材三类，分别采用不同的管理办法：

(一)一般性办公用品（A类）包括：签字笔、白板笔、铅笔、橡皮、铅笔刀、各种笔芯、曲别针、大头针、钉书钉、燕尾夹、刀片、墨水、胶水、印油、涂改液、记录本、便笺、胶带、电池等。

(二)耐用性办公用品（B类）包括： U盘、移动硬盘、订书机、剪刀、美工刀、打孔机、打码机、计算器、直尺、文件盒、文具盒、印台、电源插座等。

(三)办公耗材（C类）：硒鼓、墨盒、碳粉、打印纸、复印纸、信封、档案袋等。

第五条 办公用品计划

(一)各部门根据本部门办公用品消耗和使用情况，每月20日前填报下月《办公用品采购需求申请表》（附件1），根据规定程序审批后报人事行政部。

(二)行政专员每月将各部门办公用品采购需求进行汇总，结合库存情况提出采购计划，交人事行政负责人和总经理审批后联系办公用品供应商购买。

(三人事行政部)原则上按各部门上报的采购需求进行办公用品采购，不再安排补充采购或临时性采购。遇特殊紧急情况，各部门以书面方式向人事行政部提交情况说明后，经人事行政负责人批准后由人事行政部另行安排。

第六条 办公用品的采购

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(一)办公用品统一由人事行政部采购，其他部门和个人不得

自行购置。人事行政部采购时，必须有采购计划，不得无计划采购。

(二)人事行政部在购置办公用品之前，应收集、调查供应商

的信誉、产品质量、价格，货比三家后择优采购，确保采购的办公用品质量合格，符合使用要求。

(三)对于有特殊功能要求的用品的采购，相关使用部门在提交《办公用品采购需求申请表》时，应另附品牌、型号、规格、功能等需求说明，同时在采购过程中应配合人事行政部进行询价等工作。

第七条 办公用品领用

(一)每月10日前，各部门根据《办公用品采购需求申请表》到人事行政部一次性领取当月申购的办公用品，并办理领用手续；对于特殊或临时性采购，到货3日内，相关需求部门到人事行政部办理领用手续。

(二)办公用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人使用用品，如圆珠笔、橡皮；“部门领用”系本部门共同使用用品如打孔机、装订机等专用办公用具。“部门领用”的专用办公用具由部门负责人或其指定人员负责保管。

(三)各部门领取办公用品时，应与人事行政部行政专员当面检验物品外观、数量及功能是否正常，发现异常可拒绝领用。若正式领用后，发生的外观损坏、数量缺失、功能不全等问题，视

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为领用部门保管不当造成。

(四)新员工到岗时，办公用品由人事行政部统一配发，配发标准为笔记本、签字笔、便笺各一件（特殊需求另行申请）。

(五)员工离职或办理交接手续时，须根据有关规定与行政专员交接办公用品，否则不予办理有关手续。

(六)公司全体员工应本着厉行节约的原则使用办公用品，能共同使用的尽可能共同使用，能重复利用的尽可能重复利用，严禁浪费、丢失、私用。

第 办公用品管理

(一)行政专员须建立和登记办公用品台账，做好办公用品的发放和库存管理。

(二)行政专员每季度末进行一次办公用品的盘点，查对台账与实物，保证账实相符。

(三)行政专员须根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。

(四)印刷品（如信纸、信封、表格等）除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由人事行政部统一印刷、保管。

(五)除对外报送的文件资料外，公司提倡内部的纸张正反两面使用。严禁打印、复印与工作无关的资料。

第九条 办公用品的报销

(一)物品验收后，由行政专员凭采购、《办公用品采购需求汇总表》等办理报销。

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(二)购置办公用品应当取得，否则资金管理部有权拒绝报销。

第十条 办公用品的年度预算与消耗定额

(一)公司对A类和B类办公用品的消耗实行年度预算制度，年度预算为250元/人。

A类办公用品每人每年不超过120元，后勤人员每人每年60元。

B类办公用品需以旧换新。

C类办公用品由人事行政部核实后统一采购，。

(二)行政专员每季度对上季度的办公用品的消耗情况进行汇总。如果实际消耗费用超出季度预算的，应分析原因，并进行动态控制。

第三章 附则

第十一条 各部门应本着厉行节约的原则使用办公用品，杜绝浪费和挪用现象。如有发现，每次罚款50-100元。

第十二条 本办法由总部人事行政部负责解释。 第十三条 本办法自2017年X月X日起实行。

附件：1.办公用品采购需求申请表 2.办公用品采购需求汇总表 3.办公用品领用登记表 附件1

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办公用品采购需求申请表

部门： 2017年 月份

个人用品类 用品名称 小 计 年度总预算 本月金额 申请人 单位 单价 数量 用品名称 截至上月累计 本月累计占总预算的比例 部门负责人 部门使用类 单位 单价 小 计 数量 申请说明:

1、耐用性办公用品（B类）破损、残旧需要更换的，必须以旧换新。

2、各部门必须综合考虑本月新入职人员因素，提前做好办公用品月度申请计划。

3、各部门于每月20日前提交本表，如有逾期提交或漏交现象，人事行政部将不再单独安排办公用品采购。

4、每月10日前各部门到人事行政部统一领取办公用品，如有变化人事行政部将提前通知。

附件2

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办公用品采购需求汇总表

年 月 日 序号 合计金额 物 品 名 称 类别 数 量 单 价 金 额 备 注 人事行政部意见 年 月 日

总经理 意见 年 月 日 附件3

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办公用品领用登记表

日期 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日

物品名称 单位 数量 所在部门 领用人签字 8