第１１卷第３期 ２００９年９月 河北农业大学学报（农林教育版） Ｊｏｕｒｎａｌ ｏｆ Ａｇｒｉｃｕｌｔｕｒａｌ Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ ｏｆ Ｈｅｂｅｉ（Ａｇｒｉｃｕｌｔｕｒｅ＆Ｆｏｒｅｓｔｒｙ Ｅｄｕｃａｔｉｏｎ） 对高校教学秘书工作的认识与思考 薛宝颖 ① （河北农业大学商学院，河北保定Ｏ７１０００） 摘 要：高校教学秘书工作是高校教学管理工作中非常重要的环节，教学秘书具有服务、协调、监督和管理等工作 职能。工作繁杂琐碎，需要及时的上传下达、负责日常的教学运行以及教学活动的全面管理。需要具备良好的政 治素质和良好的心理素质、扎实的业务素质和勇于创新的能力。充分认清高校教学秘书工作的重要性及其存在的 问题，努力提高高校教学秘书的整体素质，结合高校和个人从多方面进行改进，对于做好高校教学管理工作具有重 要的现实意义。 关键词：教学秘书；职能；高校 中图分类号：Ｇ ６４７ 文献标识码：Ａ 文章编号：１００８—６９２７（２００９）Ｏ３一Ｏ３１６一Ｏ４ Ａｗａｒｅｎｅｓｓ ａｎｄ ｔｈｉｎｋｉｎｇ ｏｎ ｃｏｌｌｅｇｅ ｔｅａｃｈｉｎｇ ｓｅｃｒｅｔａｒｉａｌ ｗｏｒｋ ＸＵＥ Ｂａｏ－ｙｉｎｇ （Ｃｏｌｌａｇｅ ｏｆ ｃｏｍｍｅｒｃｅ，Ａｇｒｉｃｕｌｔｕｒａｌ Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ ｏｆ Ｈｅｂｅｉ，Ｂａｏｄｉｎｇ ０７１００１） Ａｂｓｔｒａｃｔ：Ｔｈｅ ｗｏｒｋ ｏｆ ｓｅｃｒｅｔａｒｙ ｉｎ ａ ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ ｉｓ ｖｅｒｙ ｉｍｐｏｒｔａｎｔ ｉｎ ｔｈｅ ｔｅａｃｈｉｎｇ ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ． Ｔｅａｃｈｉｎｇ ｓｅｃｒｅｔａｒｙ ｐｌａｙｓ ｍｕｌｔｉｐｌｅ ｒｏｌｅｓ ｓｕｃｈ ａｓ ｓｅｒｖｉｃｅ，ｃｏｏｒｄｉｎａｔｉｏｎ，ｓｕｐｅｒｖｉｓｉｏｎ ａｎｄ ｍａｎａｇｅ— ｍｅｎｔ．Ａｎｄ ｗｈａｔ Ｓ ｍｏｒｅ，ｓｅｃｒｅｔａｒｉｅｓ ｉｎｆｏｒｍ ａｎｄ ｒｅｐｏｒｔ ｉｎ ｔｉｍｅ，ｔａｋｅ ｃｈａｒｇｅ ｏｆ ｄａｉｌｙ ｒｕｎｎｉｎｇ ｏｆ ｔｅａｃｈｉｎｇ ｗｏｒｋ．Ａｎｄ ｔｈｅｙ ａｒｅ ｒｅｓｐｏｎｓｉｂｌｅ ｆｏｒ ｔｈｅ ｏｖｅｒａｌｌ ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ ｏｆ ｔｅａｃｈｉｎｇ ａｃｔｉｖｉｔｉｅｓ． Ｔｈｅｒｅｆｏｒｅ，ｔｅａｃｈｉｎｇ ｓｅｃｒｅｔａｒｙ ｓｈｏｕｌｄ ｈａｖｅ ｆｉｒｍ ｐｏｌｉｔｉｃａｌ，ｅｘｃｅｌｌｅｎｔ ｐｓｙｃｈｏｌｏｇｉｃａｌ ａｎｄ ｓｏｌｉｄ ｐｒｏｆｅｓ— ｓｉｏｎａｌ ｑｕａｌｉｔｙ．Ｏｆ ｃｏｕｒｓｅ，ｉｎｎｏｖａｔｉｏｎ ｃａｐａｂｉｌｉｔｙ ｉｓ ｅｓｓｅｎｔｉａ１．Ｓｏ ｗｅ ｃａｎ ｃａｍｅ ｔｏ ｔｈｅ ｃｏｎｃｌｕｓｉｏｎ ｔｈａｔ ｆｕｌｌｙ ｒｅｃｏｇｎｉｚｉｎｇ ｔｈｅ ｉｍｐｏｒｔａｎｃｅ ａｎｄ ｔｈｅ ｐｒｏｂｌｅｍｓ ｏｆ ｔｈｅ ｔｅａｃｈｉｎｇ ｓｅｃｒｅｔａｒｙ ｗｏｒｋ，ｉｍｐｒｏｖｉｎｇ ｔｈｅ ｇｅｎｅｒａｌ ｑｕａｌｉｔｙ ｏｆ ｔｅａｃｈｉｎｇ ｓｅｃｒｅｔａｒｙ ｈａｖｅ ｉｍｐｏｒｔａｎｔ ｒｅａｌｉｓｔｉｃ ｓｉｇｎｉｆｉｃａｎｃｅ ｆｏｒ ｇｏｏｄ ｔｅａｃｈｉｎｇ ｍａｎ— ａｇｅｍｅｎｔ ｉｎ Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ． Ｋｅｙ ｗｏｒｄｓ：ｔｅａｃｈｉｎｇ ｓｅｃｒｅｔａｒｙ；ｆｕｎｃｔｉｏｎｓ；ｃｏｌｌａｇｅ 在和谐高校的建设中，教学是核心工作，抓好了 质量直接影响着教学管理工作和教学的质量。 教育教学工作，人才的培养才能顺利进行。从当前各 高校对教学秘书的岗位设置和工作职责来看，教学秘 （一）服务职能 教学秘书的工作是一项计划性强、内容繁杂、细 书是高校基层教学单位最直接的教学管理人员。教 致的综合性服务工作，以服从于教学、服务于教学为 学秘书高效细致的工作是保障高校教学活动顺利开 目的。教学秘书必须要把服务作为最基本的职能，树 展和运行的基础，在教学管理的活动中起着不可或缺 立自觉服务的意识，要全心全意的为教学服务，为领 的作用。重视教学秘书工作，是加强教学管理、提高 导、老师和学生们服务，保障日常教学活动的顺利开 教学质量的重要保障。 一展。 、高校教学秘书的工作职能 （二）协调职能 教学秘书一方面要将教务处下达的各项通知和 高校教学秘书的基本职能是贯彻执行上级的教 工作内容传达给教学院长和学院的教师及学生，另一 学指导思想，协助教学院长管理日常的教学活动，做 方面也要协助教学院长完成日常的教学管理工作，还 好服务、协调、监督和管理等工作。教学秘书的工作 要通过有效地沟通手段，协调各院之间、教师和学生 收稿日期：２００９～０３—２Ｏ 作者简介：薛宝颖（１９８２～），女，大学本科学历，助理实验师，河北农大商学院教学秘书，研究方向：教学管理。 第１１卷第３期 薛宝颖：对高校教学秘书工作的认识与思考 ３１７ 之间的关系。既要做到“上传下达”，又要做到“下情 习总结、论文工作的总结还有各种数据汇总表等。 上报”，所以，教学秘书的有效协调与沟通，是保障教 （四）全面管理 学工作达到预期目标，保证教学秩序正常运转的基本 手段。 （三）监督职能 教学秘书的工作既要协助教学院长把好日常的 教学关，又要为教师的教学活动提供服务，更要为每 个学生从入学到毕业的课程学习和实践活动做好组 为了保障教学质量和教学水平的不断提高，及时 织和管理工作。重修成绩录入、试卷印刷、监考安排、 发现并改进教学过程中存在的各种问题，需要教学秘 教材征订、工作量核对、毕业审核、证书发放以及学籍 书协助教学院长时刻关注教学质量，随时掌握教学活 档案的录入都是管理的范围。 动的各种情况，为教学院长出谋划策。 （四）管理职能 教学秘书是高校最基层也是最直接的教学管理 人员，在Ｅｌ常的教学活动中要管理好与教学相关的一 切有保存价值的文字、图表、图像、声像等纸质与电子 的所有文件材料，例如成绩单、教学文件、通知、毕业 论文、试卷、教学计划、教学大纲、建设与改革方面的 有关材料等，很多资料文件都是多年积累下来的智慧 结晶。这些对稳定教学秩序和深化教学改革有重要 的继承和借鉴价值，需要精心、专门管理。 二、高校教学秘书的工作内容 教学秘书的工作范围涉及到教学日常工作的方 方面面，既繁杂又牵扯到很多具体的人和事。虽说工 作中没有什么大的科研项目可以做的轰轰烈烈，但是 教学工作无小事，哪一件事情没有做到位都会影响到 教学工作的顺利进行，教学秘书在平凡的工作岗位上 用辛勤细致的工作保障着教学活动的顺利开展。 （一）下达通知 教学秘书要及时把教务处下达的各项通知和任 务及时传达到院里，并协助教学院长完成各项教学管 理任务、组织教师和学生及时完成各项工作。例如： 考试及监考通知、调课通知、会议通知、教学实习具体 安排通知、大赛通知以及各种教学文件的传达工作都 有严格的时间限制，任务繁杂、责任重大，容不得半点 失误和差错。 （二）教学运行 教学秘书要根据教学计划管理日常的教学活动， 保障教学活动的顺利进行。教学运行包括教学计划 修订、排课、调课、教室申请、期初、期中和期末的教学 检查、教学实习的安排、说课大赛的安排、教学质量评 价、毕业论文管理以及四六级、计算机一级报名等。 （三）材料上报 教学秘书要根据学院的各项工作情况，协助教学 院长做好工作检查并写好汇报材料。材料上报都有 严格的时间要求，教学秘书要细致、准确、及时地完 成。上报的材料有教学计划、教学总结、实习计划、实 三、高校教学秘书应具备的素质 高校教学秘书虽然承担的是日常教学事务的管 理工作，但却是高校教学工作的最重要环节之一。有 些错误的观念认为当不了老师、干不了科研、学历低 的人才去当的教学秘书，其实不是每个人都能做得好 教学秘书的工作。教学秘书的工作会遇到很多压力 和挫折。一个优秀的教学秘书需要具备良好的素质 来保证教学质量的不断提高。 （一）良好的政治素质 教学秘书要认真学习政治理论，不断提高自己的 思想政治觉悟，坚持贯彻执行党的教育方针、政策，忠 诚党的教育事业，热爱本职工作，树立全心全意为教 育事业服务的思想。正确看待得失，顾大局，有奉献 精神和服务意识，严守教学机密、坚持原则，严格按照 规章制度办事。 （二）良好的心理素质 通常我们说要有“四心”，即虚心、热心、细心、耐 心。虚心就是要主动去听取领导和各位教师以及其 他教学秘书的意见和建议，不懂的问题要多向大家请 教。热心就是要不管工作多么繁杂、多么辛苦，都要 积极、主动、热情的去为教师和学生服好务。细心是 教学秘书工作不可缺少的，每件工作都要细致地完 成，保证不出差错，保证教学工作顺利进行。耐心要 求教学秘书要心态平和、不急躁。面对工作中的诸多 困难与压力，只有具备良好的心理素质，把个人的理 想抱负与人生价值的实现融人到平凡、默默无闻的工 作中，踏实工作、不图名利才能做好教学秘书的工作。 （三）扎实的业务素质 教学秘书要熟悉自己的本职工作，明确工作职 责，具备良好的沟通协调能力和办事能力，具有一定 的写作能力和计算机应用能力，工作能耐心、细致、周 到，善于在工作中不断吸取新的知识，了解前沿的教 学相关知识和动态，不断总结、完善工作，不断提升自 己的综合业务水平，做真正的适应社会需要的管理型 人才。 ３１８ 河北农业大学学报（农林教育版） ２００９年９月 （四）勇于创新的能力 十位教师、上千个学生，工作量之大可想而知。如果 创新是时代的要求，有创新才有发展。信息化时 没有各方面力量的支持和协助，教学秘书的工作开展 代要求教学秘书要有现代化的管理方法和手段，能迅 实在是困难。这就需要领导对教学秘书工作的支持， 速、准确地收集信息，处理问题。这就需要教学秘书 辅导员对教学秘书工作的协助，教师和学生们对教学 不断更新观念，收集好的经验和做法，勇于改革创新， 秘书工作的配合，否则教学活动无法正常开展。 为领导提出好的建议，给领导的决策提供科学的依 据，使教学管理制度更加合理化、规范化和科学化。 五、高校教学秘书工作改进途径 正确认识教学秘书的工作，不断提出改进教学秘 四、高校教学秘书工作中存在的 问题 书工作的新方法和途径。 （一）重视教学秘书的工作 目前，高校教学秘书的整体素质还有待提高，教 传统观念认为教学秘书的工作什么人都能干，其 学秘书工作中普遍存在着一些问题。分析当前高校 实教学管理是一门科学，对教学的质量有着深远影 教学秘书工作中存在的问题，加强教学秘书队伍的建 响。明确教学秘书相应的职责和权利，确保工作的顺 设、提高教学秘书的综合素质，有利于教学工作质量 利进行。同时在政策导向上制定相应的教学秘书职 的全面提高。 称和职务考核的评价体系，充分肯定和评价教学秘书 （一）工作未受到充分重视 的工作和业绩，承认其教学活动中的劳动成果和业 普通高校最核心的工作就是本科教学，而教学秘 绩，给予相应的物质奖励和精神鼓励，充分调动教学 书又是负责全面教学活动的最直接的管理者。很多 秘书的工作积极性和热情，让每一位教学秘书都能感 人不能清楚地认识教务工作，认为教务工作只是简单 觉到有良好的发展前途与方向，增加做好本职工作的 地打打电话、收发文件等事务性工作，对教学秘书工 积极性和信心。 作的支持力度远远不够。教学秘书每天繁杂的工作 （二）重视提高教学秘书的综合素质 平凡但是不可或缺，每件事情都会影响到教学工作的 定期或者不定期的对教学秘书开展有关教学管 顺利进行。工作中出了成绩往往都是领导和老师、学 理方面的培训，使得教学秘书可以系统地学习到教学 生们的，出了问题总是要教学秘书承担，这样严重挫 管理方面的知识理论；给予教学秘书外出参观学习的 伤了教学秘书工作的信心和积极性。 机会，可以学到其他院校先进的教学管理经验，和其 （二）责任重。精神压力大 他教学秘书互相探讨交流，接触新思想、新理念，共同 教学秘书的工作涉及到日常教学活动的方方面 提高业务水平；给教学秘书进修的机会，加强理论知 面，内容范围广、环节多，既有常规性的日常管理工作 识的学习和全面素质的提高，关注前沿的教育教学方 要做，又有很多突发事件需要及时处理，繁杂且责任 面的动态，提高自身的整体水平。 重大，每一件处理不好都有可能发生教学事故。但是 （三）强化教学秘书的创新意识 教学秘书的岗位相对特殊，质的要求高、量的范围大、 当今社会是一个以创新为特征的激烈竞争的时 完成任务的时效性强，而职务与责任的承担不对等， 代，这也就需要教学秘书具有创新精神和创新意识， 虽然有一定的管理权限但是有责无权，这就使得教学 不能总因循守旧用老经验办事情，要不断吸取前沿的 秘书承担了相当大的心理负担，工作有很大的精神压 内容，也要不断更新教学管理知识和观念，在自己的 力。 工作岗位上有所创新和突破，使自己的工作能力和水 （三）缺少进修机会 平有所提高，在自己的管理工作领域有所建树。 教学秘书的工作涉及到教学活动的每一件事情， （四）各岗位人员大力支持和积极配合 有的时候很难离开办公室，需要随时关注着教学运行 教学秘书的工作需要有领导的大力支持，辅导员 情况，随时接听电话和处理老师、学生们发现的各种 和各位办公室同事的积极配合与协助，以及所有教师 问题。很少有机会出去参加讲座、培训班、参观学习 和学生们的支持和配合，各项工作才能很及时和顺利 和参加各种教学培训活动。导致视野不宽阔，知识匮 地开展。因为一个教学秘书不可能独自处理所有繁 乏，从而阻碍了创新能力和整体素质的提高。 杂的教学任务，每个教学任务都涉及到相应的人和 （四）需要各方面力量的积极配合和协助 事，只有各岗位的人员大力的支持和积极配合才能保 教学秘书的工作是为领导、全体教师和学生服务 证所有教学任务顺利开展、及时完成。 的，有的学院一个教学秘书需要服务于几位领导、几 第１１卷第３期 薛宝颖：对高校教学秘书工作的认识与思考 ３１９ （五）建立学院的教学管理信息系统 动的顺利开展和教学任务的顺利完成，对促进教学质 随着高校规模的不断扩大、专业设置不断增多、 量与人才培养质量的提高具有十分重要的意义。 任务布置环节增多、教师人数的增多等因素，使得教 学管理信息系统成为了学院信息系统的重要组成部 参考文献：－Ｊ］．中国电力 分，教学管理工作也日趋走向办公无纸化。为了加强 ［１］张海燕，周 涵．浅谈高校教学秘书工作Ｉ教师间的沟通、建立完整的教学质量评价体系和提高 教学管理效率及管理水平，可以建立一个完整的教学 教育，２００８（８）：３６—３６． ［２］甘波．高校教学秘书工作刍议［Ｊ］．郧阳师范高等专 资源共享和交流平台，方便教师使用，来加强教师和 教师及教师与教务工作人员之间的交流，形成安全可 科学校学报，２００８（８）：１２８—１３０． ［３］ 胡德同，陈爱霞．浅论高校教学秘书在教学管理中的作 用及素质要求ＥＪ］．中国西部科技，２００８（６）：９３—９４． 靠的系统平台。达到初步的教学管理无纸化办公、规 ［４］赵静．对高校教务管理工作的认识与思考ＥＪ］．甘肃 范教学文件管理、提高工作效率和提高学院教学管理 科技纵横，２００８（４）：８６． 水平及建立完善的教学质量评价体系的效果。 ［５］刘正远，王洪来，王义明．关于加强高校教学秘书工作 的几点思考ＥＪ］．辽宁行政学院学报，２００８（８）：１７． 高校教学秘书的工作是具体的、繁杂的，是教学 管理工作的有力支撑点和着眼点。了解高校教学秘 ［６］刘华彦．试论高校教学秘书职能素质的培养［Ｊ］．辽宁 书的工作职责、工作的主要内容，正确认识教学秘书 行政学院学报，２００８（６）：７—８． 在教学管理过程中的地位和重要作用，明确其应具备 ［７］郭延君．用科学发展观指导高校教务管理工作改革 的心理和业务素质，找到教学秘书工作中存在的问题 并提出好的改进方法，有利于提高教学秘书的能力、 更好的发挥其在教学管理工作中的作用，保证教学活 （上接第２９８页） Ｉ－Ｊ］．吉林省教育学院学报，２００８（６）：８—１０． （编辑：刘雪春） 因此，在校园文化建设中，坚持以“弘扬生态文化、倡 赢的方略，加强合作，引领开发城市文化资源，将文化 导绿色生活，共建校园生态文明”为宗旨，努力将生态 品牌打造成所在城市的新的经济增长点，以彰显高校 融人校园中，用文化凝聚力量，进一步增强生态文化 在城市文化建设的重要地位和作用。校园文化建设应抓住国家和省市宏观支持的难 对大学生的吸引力和亲和力，使他们将来融入农村， 成为建设生态文明的重要力量。同时，努力实现高校 得机遇，打造一个具有浓郁的农学文化氛围的一流大 在区域文化生态发展中的功能，发挥农大的特色优 学。因此，我校的校园文化建设，不仅是践行科学发 势，做精做细大农学的“文章”，并尽可能结合校园的 展观、实现打造文化软实力的重大战略目标，而且对 人文历史，创造宁静、优雅、香化、宜人的具有中国园 河北区域的经济社会发展具有重要的转型和引领作 林特色和书院氛围的校园。 高校的文化魅力和形象力 用，对省内外其他高校的校园文化建设和发展模式也 （五）成为所在城市的文化景观和文化品牌。拓展 会产生积极的示范作用。 地方高校是地方文化建设的中心和灵魂，其文化 参考文献： 是所在城市的先进文化。世界上有影响的著名城市， ［１］孙庆珠．高校校园文化概论ＥＭ］．济南：山东大学出版 都有堪与这座城市相媲美的著名学府和文化代表人 物。如拥有哈佛、麻省理工学院的波士顿，纽约的哥 伦比亚大学，北京的清华和北大等。因此，在践行科 学发展观，实现文化大发展大繁荣的时代条件下，我 社，２００８．４０． ［２］ 向 春．校园文化与大学发展ＥＪ］．大学教育科学，２００８ （３）． ［３］徐书业．变革的趋势——转型期的学校文化生态研究 ［Ｍ］．重庆：西南大学出版社，２００３．２３—２４． （编辑：刘雪春） 们要考虑的是如何使校园文化建设成为保定市城市 文化建设中新的文化景观？如何成为保定三年大变 样中最被重视的标志性项目？因此，我们要立足我校 的科技、文化优势，积极寻找与城市文化建设互动、共