探析高校教学秘书的岗位、角色与专业能力要求

探析高校教学秘书的岗位、角色与专业能力要求

作者：闫萍

来源：《新西部下半月》2013年第10期

【摘 要】 高等学校教学秘书承担着教学信息的发送、接收和反馈等功能，是教学管理工作的枢纽，角色定位应是服务者、沟通者、管理者、协助者，因此必须具备同时必须具备专业素养和能力，研究教学管理规律，把握教学管理方向，精通教学管理内容。 【关键词】 高校；教学秘书；岗位职能；角色定位；专业能力

教学管理是一个复杂的系统，包括教学计划的制定与实施、教学过程的动态管理、教学质量监控管理、教学基础设施建设管理等方面。教学管理是学校实现最终管理目标的关键。随着高等教育体制改革的深入，高校教学管理体制和教学管理模式也随之发生变化，作为教学管理队伍中最基层的人员——教学秘书，其角色定位与服务能力要求也在发生着变化，已由应对单项事务性工作的行政人员转变为具备行政和业务综合能力的管理人员，其“高效细致的工作，是保证教学工作正常运行的基础，对维护高校教学秩序起到至关重要的作用。”[1]因此，从教学秘书岗位职能的客观要求来看，高校教学秘书须适应多种角色，具备多种能力。 一、教学秘书的岗位职能

教学秘书是一个特殊的职能岗位，作为教学秘书，并不是独立完成各项工作的，而是需要与多个职能部门之间进行相互沟通、支持、协作，才能完成其工作职责。教学秘书的岗位职能，我们可以通过下图反映出来：

从图中，我们可以看出，各二级学院的教学办公室实际上是一个学校各方面教学信息的中转站，而工作于其中的教学秘书，则在这个中转站中承担着教学信息的发送、接收和反馈等功能，是教学管理工作的枢纽。教学信息的流动、教学秩序的保持、教学政策的执行都离不开教学秘书。可以说，教学秘书在教学管理中承担着不可替代的作用，是教学管理环节的直接而重要的参与者。

二、教学秘书的角色定位

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教学秘书的岗位职能，要求其必须适应多种角色： 1、教学秘书是服务者

党的十六届六中全会提出了“以人为本”的社会主义和谐社会建设原则，“服务型教学管理模式”这一理念也逐渐运用到教学管理改革中，“大学服务型教学管理范式倡导人本主义价值观，秉持‘顾客至上’原则，要求管理者不断增强服务意识，将实现广大师生的共同利益作为管理活动的出发点和归宿，将为教学工作及师生员工提供优质服务作为根本职能。”[2]服务型的教学管理模式是教学改革管理的趋势与归宿，教学秘书应该从自身做起，做好服务管理工作。 随着高等教育的发展，“一切为了学生，为了学生的一切”的服务理念已深入人心，教学秘书更要树立“服务也是一种管理”的意识，以端正的态度为学校、师生做好服务。当教学秘书要以坚定的服务信念、良好的服务态度、优质的服务水平、高超的服务质量，为教学管理部门和广大师生提供保障，保证科学化管理得以顺利实施，为学校教学管理的可持续发展、学生在校的高效学习创设有利条件。 2、教学秘书是沟通者

教学秘书是学校教学管理的最基层人员，同时处于教学管理的最前沿，要认清自己的角色地位。学校各级教学管理部门的决策需要教学秘书的传达和执行，教学计划的具体实施及其过程中出现的一切事务需要教学秘书的安排和协调。教学秘书从中起到上联下达的作用，人本主义心理学家马斯洛曾指出：“管理更多的是一种对生活的人文看法，而不仅仅是对技术的掌握。”[3]因而，对上，要积极主动完成上级管理部门布置的任务；对本院系的师生，需充分考虑其特点和需要，加强沟通，善于协调，艺术地处理与师生的关系，营造同事之间、师生之间良好的相处氛围。

此外，当前高校管理中，因对教学管理和学生管理尚未建立统一的制度体系，教学管理工作与学生管理工作还有待于进一步紧密结合，教学管理部门和学生管理部门之间的沟通显得尤为重要。在教学管理方面，需要教学秘书与学生管理部门加强沟通与交流，以便在相对统一的工作平台和管理模式下，实现工作规程的完善和管理效能的提高。 3、教学秘书是管理者

著名物理学家奥本海默说：“使科学技术充分发挥威力的是科学的组织管理。”[4]教学管理工作繁琐而复杂，教学秘书不但要谨小慎微，努力处理好教学过程中突发的各项事务，还要有统筹安排工作的方法，善于挖掘教学管理规律性的意识。只有这样，才能更好的驾驭教学管理工作。

教学管理首先是规律性工作。如：学期初的教学任务的安排、教材发放、学生补考、重修、选修课的落实、学生注册、教师教学质量考核、外聘教师的申报、酬金发放表的制作等，学期中的毕业生资格审核、期中检查、学生考试类别划分等，期末安排考试、成绩录入、教材

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征订、毕业班相关事务等。此外，贯穿于整个学期的常规性工作还有各项教学文件的传达与实施、教学档案的整理与归档、教学进程的变动与调整等日常性工作。这些工作看起来无章可循，实质上只要教学秘书掌握其中规律，便可有秩有序完成，提高工作效率。

值得强调的是，教学质量是衡量一个学校教学管理水平高低的重要指标。“教学质量管理是按照教学计划要求对安排的整个教学规定的质量要求和实现培养目标的一种管理。”[5]提高教学质量是教学管理的核心任务。提高教学管理效能，其出发点和最终目的都是为了提高学校的教学质量。作为教学秘书在日常教学管理工作中，要对整个教学环节，如教学任务的实施过程、实践环节的确定与调整、考试阶段的安排与巡查等方面，树立正确的质量管理观念，不断提高质量管理意识，不断提升自己的管理质量标准，搞好质量管理的全过程。只有这样，才能使教学质量评价体系成为改进教学过程、提高教学效果促进学生发展的助推器。 4、教学秘书是协助者

教学秘书首先是院系分管教学领导助手。明确工作要求是教学秘书处理好与领导的关系、做好助手的基础，也是提高教学管理效能的重要因素。教学秘书的工作要求主要表现在：能够保证本院系日常教学管理工作稳定，在此基础上，协助院系领教务部门采取一定的原则、方法、制度，提高教师的教学水平，保持学生的学习热情。

认清自己的角色是教学秘书做好协助工作的重要前提。教学秘书是学校各项教学工作的具体执行者和传达者，同时又是本教学单位与其他部门、本部门领导与教师、教师与教师、教师与学生之间的桥梁。教学秘书在处理这些诸多关系中，要以恰当的方式、全心全意为教学工作服务的态度协助领导进行教学管理。

提高执行力是教学秘书做好协助工作的关键。教学秘书在执行上级部门及领导决策时，应做到：传达工作要求清晰、明确，执行工作任务细致、耐心，在有多个工作头绪时，要分清主次、抓住重点、有的放矢。教学工作千头万绪，作为二级学院的教学秘书，必须将每一项工作都落实到实处，才能确保教学秩序的正常展开。 三、教学秘书专业素养的提升

随着高等教育事业的改革与发展，教学秘书处理要具备适应其多种角色的能力要求，还应具备更高层次的专业精神与专业素养。教学工作事无巨细，教学秘书除了每天要面对重复的日常工作和突发事件的处理，还需不断提高自己的业务水平。“教学管理是一门学问，教学管理这门学问也需要人们去研究。”[6]教学秘书只有了解所在院系的学科知识，关注专业动态，才能更好地完成工作。因此，教学秘书在教学管理过程中，应该从如何提升自己工作效能出发，以专业精神与要求完成自己的工作。根据教学秘书的工作职责和岗位角色，教学秘书应从以下几点提升自己的专业素质：

1、研究教学管理规律，制定计划

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教学管理工作有其自身的周期性和规律性，教学秘书掌握了这种特性，就能为自己的日常工作提供便利。在期初，教学秘书可针对本学期的教学管理任务制定完善合理的计划，如：学期初准备好课表的安排、期初检查、教师考核等，并能根据计划做到什么时段做什么工作，认真严格按照教学管理进度工作，使教学工作有条不紊的进行，提高教学管理效能。 2、把握教学管理方向，树立目标

学校教学管理的目标是提高教学质量，培养出社会需要的人才。教学秘书要学会将学校的教学管理工作计划、任务转化为自己的工作目标，提高自己的工作积极性、创造性。 3、精通教学管理内容，执行程序

制定工作计划和目标，还要有严格的执行程序。教学秘书应按照学院的教学管理工作，精通教学管理内容，从而科学地制订自己的执行程序，程序内容应具体，可操作性强。 总之，随着高等教育改革的深入、高校教学体制的变化，教学秘书在教学管理过程中，肩负着多种岗位职能，这些岗位职能要求教学秘书必须适应多种岗位角色，不断提高自己的专业素养，使自己具备合理的能力结构，才能适应不断发展的教学管理事业。 【注 释】

[1] 田萍.从高校教学秘书的工作现状看教学秘书队伍建设[J].知识经济，2009（8）. [2] 丁福兴，李源岫.大学服务型教学管理范式构建的内动力障碍分析—人性假设、身份区分及心理契约[J].黑龙江高教研究，2012（11）.

[3] （美）马斯洛.人本管理模式[M].呼和浩特：内蒙古人民出版社，2003.3. [4] 邓元时等.管理学概论[M].贵州：贵州人民出版社，2004.6.

[5] 吴琴等.高校教学秘书工作的特点、作用和职能[J].产业与科技论坛，2012（5）. [6] 陆靖等.以能力培养为核心、技术为主线建立化学实验课程新体系[J].高等理科教育，2000（6）. 【作者简介】

闫 萍（1980-）女，民族：汉族，江苏赣榆人，南京工业职业技术学院助教，硕士研究生，研究方向：教育管理.

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