对高校办公室文秘人员能力培养的若干思考

对高校办公室文秘人员能力培养的若干思考

摘要 随着高等教育的发展,高校面临越来越多的机遇和挑战,这对高校办公室文秘人员的工作提出了更高的要求。高校办公室文秘人员要自觉锻炼基本功,增强政治敏感度、完善知识机构、提高业务水平、增强心理素质,不断提高工作质量和工作效率。

关键词 高校;办公室;文秘

文秘工作是高校办公室的一项基本工作,包括公文处理、起草学校的重要文件和规章制度、起草校领导的重要讲话等。随着高等教育迈入新的发展阶段,高校的建设和发展面临着更加开放的局面和更加复杂的内外部环境,作为高校中枢机构的学校办公室,其自身职能也发生变化,这些都对文秘工作提出了新的更高的要求。高校办公室文秘人员应该自觉加强学习,不断提高业务能力。

1 坚定政治信仰,不断提高政治敏感度

文秘人员要具备较高的政治素质,立场坚定,在大是大非的问题上时刻与党中央保持一致。随着信息时代的进一步发展,信息技术的迅速发展和普及,使当今社会呈现出信息流通量大、流通速度快、流通范围广、流通渠道多样化的特点。作为学校的信息中心,办公室接收和需要处理的信息量大大增加,这就需要文秘人员具备收集、整理、甄别和科学使用信息的能力。对信息的准确判断和甄别来自对科学理论的认知,来自于理想信念的坚定。文秘人员要深入学习马克思列宁主义、毛泽东思想和中国特色社会主义理论体系,牢固树立辩证唯物主义和历史唯物主义的世界观和方法论。平时要多关注、了解中央和地方党政领导机关的全局性工作,准确把握国家重要会议精神,深入解读重大方针政策,牢牢把握住会议精神和方针政策中事关全局的指导思想,对国家的改革趋势、教育的发展方向都有准确认识。

此外,高等学校是高层次人才的集聚地,各种学术思想和理念在这里交流和碰撞。在这种工作环境下,高校办公室文秘人员可以及时了解到国内外的最新学术理论和相关评论信息,并将这些信息内化为工作思路。这些信息会呈现多元化特征,对同一个问题可能从不同立场、不同角度、不同的侧重点给出不同的解释,这就要求文秘人员提高政治鉴别力和政治敏锐性,做到及时了解国内外大事和突发事件进程,了解党中央对这一事件的基本态度和评价;准确把握社会热点和焦点问题,对层出不穷的新词汇、新提法、新现象保持清醒认识,能够在了解世情、国情和校情的基础上准确行文和撰写文稿。

2 坚持全面学习,不断完善知识结构

高校办公室作为学校的协调中心,是学校党委和行政工作运转的中枢机构,承担着参与政务和管理事务的职能,是学校领导联系广大师生的桥梁和纽带。在行文或撰写稿件过程中,经常涉及到校内外多家单位、不同职能的多个部门,这对高

校办公室文秘人员的知识结构提出了更高的要求。

文秘人员的知识面要全。文秘人员是领导的参谋助手,在一定程度上是领导的智囊团和思想库,为领导提供建议和参考意见,这些建议和意见可能是针对上级部门交给学校的任务、对学校的特殊要求,可能是针对学校的发展战略和规划,也可能是针对学校的具体工作,如学科建设、人才培养、人才队伍建设、教学科研、基层党建、国际交流、物业后勤等方方面面。这些建议和参考意见涉及多个学科、院系和部门,要有一定的理论价值和完整的论证过程,这就要求文秘人员自觉学习中文、哲学、教育、历史、管理、法律、科技以及马克思主义理论相关学科基本理论知识,尤其是系统掌握马克思主义中国化的最新理论成果,能够学以致用,善于利用这样的知识背景贯注和渗透到各项工作之中,更好地为领导服务。

文秘人员也要有自己的专业研究。无论是从工作角度还是从个人发展角度,文秘人员都应该坚持有自己的专业研究,对特定领域的知识更新保持关注并能结合学校工作选择课题开展调研和总结工作,有思考结果和学术成果。文秘人员要通过专业研究不断地从学习和实践中发现规律,合理吸收一切反映现代社会化生产规律的先进经营方式和管理方法,在博采众长中开拓创新,不断以新的认识、新的思路来充实自己的工作思路,更好的做好文秘工作。

3 坚持在岗位上学习,不断提高业务水平

文秘人员要不断积累,坚持在岗位实践中总结经验和开拓创新。对于文秘人员来说,最重要的岗位职责就是做好文字工作。做好文字工作是办公室文秘人员发挥参谋作用的重要途径。党政机关文字工作最主要的特点是实践性和指导性,文秘人员必须不断积淀各方面的工作实践经验,进一步提高业务水平。

首先,文秘人员要有大局意识,关注国家教育事业发展进程中的大事,并将之与学校的战略规划和实际工作联系起来。如,即将出台的《国家中长期教育改革和发展规划纲要》将掀起新一轮教育改革,学校如何在全球教育改革浪潮中抢占先机,利用机遇迅速发展,文秘人员也要有所思考。只有立足全局、了解全局、把握全局才能使自己的文稿具有全局的指导意义,才能结合国家要求和学校发展需要抓住工作中心。

其次,高校办公室的工作业务涵盖面很广,文秘人员要熟悉各项领导工作的有关业务,有意识的了解学校的中心工作和各项重要数据、了解学校的规划和当年工作要点、了解各职能部处的人员组成和主要工作、了解各学部和院系(所)的领导班子组成和基本情况等,做一个通晓学校各项工作的“通才”。文秘人员的积累还体现在对与工作有关的各类资料的积累,如一些基础数据和基本情况、一些固定说法和精彩的语句、典型经验和领导观点、个人思考结果以及文秘业务资料等。

除了积累资料,文秘人员还要定期总结工作程序中存在的问题,进一步规范工作流程,提高工作效率。文秘工作除了撰写稿件还包括公文流转、档案管理等工作,文秘人员要熟悉各种公文文体、收发文流程、公文规范化标准及格式、档案整理要求,耐心、细致、严格的按照程序工作,并根据实际工作中暴露出的问题不

断修改和完善工作流程,实现常规性工作的科学化管理。

总之,文秘人员要沉下心来,耐得住寂寞、坐得住板凳,认认真真的学习和总结,踏踏实实的整理和积累,要理解撰写文稿和公文不是做简单的资料拼接,而是要在全面掌握实际情况的基础上投入大量的时间和精力去反复推敲、凝练文字的系统工作。

4 增强心理素质,树立积极的人生观和世界观

高校办公室是学校的“大管家”,要发挥好参谋、协调和服务职能,工作重要而又繁琐,这使得文秘人员的工作呈现出压力大、强度大的特点。一方面,工作性质和工作内容要求文秘人员要不断学习、不断积累,另一方面,公文、稿件和档案工作要求严格,尤其是在撰写重要稿件和领导重要讲话稿时需要逐字逐句的推敲,这些都需要文秘人员投入大量时间和心血。对于文秘人员来说,为了做紧急公文或者撰写稿件加班加点是经常性的工作,甚至为此彻夜不眠。做文秘工作时间不长的新同志会感到力不从心,又不知道从何处着手“补课”;做文秘工作时间较长的同志会感到无法解脱的疲惫感和懈怠感。

遇到这种情况,文秘人员要进行自我心理调节,保持积极的人生态度和工作态度。对待生活、对待工作的态度说到底还是个世界观和人生观的问题,要树立积极的世界观和人生观,客观的看待自己与社会、与他人和自身的关系,爱岗敬业、乐观向上,营造和谐的生活和工作氛围。对生活和工作的热爱,不仅表现在做好常规性工作,还表现在积极进取、开拓创新。当今时代,是一个以变革、调整、创新为显著特征的时代,是新发明、新创造层出不穷的时代。文秘人员要坚持用时代发展的新要求审视自己,以创新精神要求自己,保持蓬勃朝气和昂扬锐气。文秘工作的创新要求比较特别,不仅仅是创造新词汇、新表述,而是基于对不断发展变化的现实情况进行了解的基础上开拓思路、积极思考,总结出符合时代发展的论点、论证和论据,避免与已有文稿过分雷同。同时,文秘人员也可以与同事、同行保持良好的交流合作关系。与同事和同行交流工作体会和经验教训,探讨提高工作水平和工作效率的方式方法,积极争取和参加团体辅导及培训,营造团结和谐、共同进步的整体氛围。