高校教学秘书工作的探究

白城师范学院学报

JournalofBaichengNormalUniversity

No．12Vol．30，Dec．，2016

高校教学秘书工作的探究

李

爽

（白城师范学院美术学院，吉林白城137000）

摘要：随着时代的进步、经济的发展，高校教学秘书工作也应该进行改革和创新，高校

教学秘书工作是高校教学管理的基石，是保障高校教学工作顺利开展的决定性因素。文为高校教学管理创建一个良性章针对如何提高高校教学秘书工作素质和能力进行分析，循环的发展环境。

关键词：高等学校；教学管理；教学秘书中图分类号：G647．3文献标识码：A

高校教学秘书是高校教学管理的重要组成部

教学秘书工作质量的好坏直接影响教学质量。分，

教学秘书日常工作繁杂，其中包括教学管理、沟通协调、收集信息与反馈信息的职能，同时，还要具备窗口工作的性质，服务性强、业务繁杂、责任重大的

教学秘书工作岗位尤其重要，需工作特点。可见，

以及扎实要具备甘于奉献和乐于服务的工作态度，

的业务基础和良好的身心素质。高校教学管理领充分认识到教学秘书工导应该重视教学秘书工作，

作在高校教学管理工作中的现实意义。

一、高校教学秘书的素质与作用教学秘书工作属于窗口工作，担负着联系各教学单位和行政机关的职责，是教学单位与行政机关的纽带，起着上传下达、下请上报的作用。学校下都由教学秘书向本单位领导达的各项任务与信息，和师生进行传达和布置，同时，也将本单位执行情况和反馈意见上交到学校。

教学秘书是师生之间沟通的纽带，为教师和学生提供服务和帮助。也是本学院和各学院的联络员，可见教学秘书工作通常都是在与人打交道，并且是和高素质、高品德的单位领导、同事和学生们，这就要求教学秘书不断提升业务知识、明确服务意识、加速办事效率。

教学秘书是个大管家，由于教学文件较多，必

收稿日期：2016－08－16

——），作者简介：李爽（1983—女，讲师，硕士，研究方向：油画。

3118（2016）12-0048-03文章编号：1673-须分门别类，按照文件不同属性、实际情况等进行

保证在需要的时候第一时间准确地找保存管理，

教学秘书需要协助学院领导管到。在日常工作中，

理教学常规工作，对教学过程、教学质量进行监控。要经常检查学院上课情况、授课质量和课堂效果

分析、研究，从而提出有效的等。通过不断地总结、

还要贯教学管理方法和教学执行手段。与此同时，

彻执行学校、学院相关规章制度，维持教学工作正修改培常和有序进行。从统筹规划学院教学课表、养方案到教师调串课、学生重修与补考等。既有常又有突发性异常情况，这都要求教学规教学工作，

秘书面对这样烦琐、复杂的工作情况，必须保持形象端庄、言行稳重，实事求是，有较强地沟通协调能力，冷静客观又不失灵活性，做到公平公正、合理安处理得当，使得每项工作顺利完成并让领导、教排，师、学生放心和满意。教学秘书是策划参谋员，筹划教育讲座、专家讲堂等知识传播活动的策划；从准备到执行到最后收尾工作，包括接待专家等一切事宜都由教学秘书执行。

教学秘书是师生的心理咨询师，在日常的工作

大家难免遇到这样那样的问题，心理必然和生活中，

产生怨气，这时教学秘书就要进行师生的心理疏导，

保证大家在一个良好和谐的气氛中工作和生活。

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教学秘书是教育员，在实际工作中，教学秘书在做好自己的本职工作基础上，自身要谨言慎行，树立良好形象，起到榜样作用，从而影响周围的学生和教师；影响教师端正教学态度、规范教学行为；影响学生养成求知好学的学习习惯，成为一个有高尚道德情操的人。

教学秘书要与时俱进更新思想观念，树立强烈

的服务意识。教学秘书工作是教学环节的核心，教学秘书有义务、有责任配合完成师生员工提出的工

作要求，并处理好每一次突发事件。教学秘书要培养良好的人际关系。教学活动是一项具有合作性质的工作，需要各个相关部门的工作人员通力合作，这就要求教学秘书有较强的沟通交流能力和较强的亲和力，便于工作能够更好展开。教学秘书要有良好的语言文字驾驭能力，撰写报告、总结、请示、工作计划、报道文字材料以及传达领导工作要求，

向领导口头汇报等，这就要求教学秘书要有较强的文字表达能力和语言表达能力。教学秘书要学会自我调解心理问题，由于工作内容烦琐细小，有时会误认为工作没有技术含量，教学秘书经常会出现一些负面情绪，对工作、对周围的人和环境有较大的不良影响。同时，严重影响工作质量。作为服务性较强的工作岗位，要求教学秘书要注重调节心理变化，保证热情工作，热爱这份工作的前提下，在日常工作中发现工作乐趣，把工作融入自己的生活里去，经常提醒自己建立责任意识。当工作中遇到不如意的时候，要善于自我调整心态，提高心理素质，保持乐观的工作心境，用积极向上的工作态度完成本职工作，并用这种精神感染周围的人，使工作氛围轻松、和谐。

二、教学秘书工作的现状与问题

现在的很多高校对教学秘书工作没有一个正确的认识，没有明确教学秘书工作的真正价值，没有制定一个完善的教学秘书管理制度，

没有制定合理的培养方法和相应的激励机制。一旦教学秘书的工作完成得不理想，学校下发的政策不执行，下面的信息不反馈，这给学校教学进度和质量带来严重的影响，所以教学秘书工作高质量地完成，是顺利开展教学工作的有力保障。

目前很多高校教学秘书学历不高，本科和大专学历占绝大部分，认为教学秘书工作就是简单地发发通知，接接电话，随随便便找个人就能胜任。同

高校教学秘书工作的探究

时，教学秘书自身认识不到位，缺乏管理意识、竞争

意识、危机意识，对新知识、新技术不重视、不学习。现在很多学校没有对教学秘书进行分阶段进修和培训，在社会上地位不高，得不到学校重视，再加上日常烦琐的工作，这些都严重影响教学秘书的工作积极性，严重影响教学管理质量。教学工作非常烦琐，重复性又极强，工作量又

极大，

每项工作又都要求精益求精，在面临学历提升、职称评定、职务普升、家庭生活等压力，长期处在紧张不安、恐惧、害怕、忧虑的状态，逐渐造成教学秘书的心理不健康问题，体现为强迫行为、焦虑、抑郁。形成这些不适的心理成因有自卑心理，这源自工作任务繁重、责任大、工作难度日益增大，感觉自己能力降低。长期的忙碌、紧张和大量的重复性工作使人很容易产生疲劳心理。教学秘书日常工作中会有很多突发状况，每个环境都不能出现纰漏，

否则会造成教学事故，使教学秘书长期处于精神高度紧张，时常感到心力交瘁。对工作产生厌倦感，导致工作动力不足的心理问题。

在现代化科技发达的社会，教育方法和教育手段也不断更新、完善，那么教学管理更应与时俱进，更加现代化、科学化、规范化。目前，高校教育管理，利用先进的计算机辅助手段进行管理，网络信息科技几乎覆盖高校管理的各个领域，因此，教学秘书要提升自身信息素养和管理能力。要求“日理万机”的教学秘书掌握新的管理技术、适应新的工作环境。从教学秘书的工作现状来看，学习新技术无疑是绑架了教学秘书的所有工作时间。由于教学秘书存在着年龄差异，自身素质差异等，对教务管理工作存在许多差距，使教学工作无法满足现代化的教育管理的要求，不仅对教学工作产生一定的影响，还给教学秘书的心理带来了很多影响，造成被时代所抛弃的迷茫心理。

高校教学秘书在工作中应该具备服务精神，将以人为本”的工作理念渗透到工作中的每一个环节，还应该具备相关的专业知识，对于教学管理工作才能起到推波助澜的作用。可见教学秘书的个人素质和个人能力在教学工作中是非常重要的，通过以下方法来解决这一问题。

三、高校教学秘书工作建议明确教学秘书的聘用制度，应聘人员应拥有本科或本科以上学历，有管理学、教育学、心理学、文

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“白城师范学院学报秘学相关专业学历证书，具有相关工作经验等等。高校领导引入竞争机制，结合学校实际发展情况和现有的工作需求，灵活调整人员结构，将一些高素质、有能力的人员，通过竞争上岗形式，将更多的优秀人才纳入教学秘书团队，增强教学秘书工作效

率，

推动高校教学管理稳步发展。高校教学秘书的工作内容相对复杂、烦琐，教学秘书工作的好坏直接影响教学活动能否顺利进行。高校相关领导和负责人要加强对教学秘书工作的重视程度，多支持、多尊重、多理解。明确制定

适合本学校发展的教学秘书工作规章和制度，建立健全激励机制，一些在工作中表现突出的教学秘

书，通过考核等多种方式，表现突出者可以获得晋升机会。同时，在考核过程中，成绩低下、表现不佳的教学秘书人员，可以通过扣除奖金等方式进行惩罚，从而增强教学秘书自我学习、自我提升能力。在管理教学秘书的同时也能保证教学秘书享有应

有的权利和待遇，为高校教学管理工作奠定良好的基础。

为保证教学秘书工作效率和质量，高校相关领

导应定期开展培训活动，

聘请专业领域顶尖人才来校做讲座，交流经验，也可以借助现代科技软件、多

媒体，实训基地等多种教学模式，实现教学秘书培训常态化。

在这个创新才能生存的时代，教学秘书工作也应不断更新教学管理知识和观念，有突破，工作才能有发展有提高。在日常工作中，

合理利用信息平台提高工作效率和管理水平。改变传统的办公模式，

利用现有的科技平台搭建与职能部门、学院领50

第30卷第12期

导、教师、学生之间的交流桥梁，让沟通和交流更快

捷更畅通，

达到无纸化教学管理模式。例如：建立微信群、QQ群、公共邮箱等，运用信息平台牵线搭

桥、收集信息、维护管理等等，提高工作效率和管理水平。

高校教育事业在不断地发展，教学管理工作将更加复杂和烦琐，教学秘书将面临更大的挑战。这就要求教学秘书工作中要以主动服务、真诚服务、优质服务为出发点，坚持以人为本的服务理念，并不断摸索，不断寻求新方法，遇到问题及时处理并

归纳总结，

提高警惕尽量做到零事故。高校教学秘书工作在教学管理工作中有着举

足轻重的地位，正确认识教学秘书个人素质和工作能力，充分发挥自身优势，开拓创新工作方式、方法，完善人格、提高道德品质、心理素质，自由发挥个人潜质，增强社会适应性和可持续发展能力，对高校教学运行工作非常重要。

参考文献：

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2004（3）．责任编辑：管晓莉

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