关于做好高校教学秘书工作的思考

白城师范学院学报

JournalofBaichengNormalUniversity

No．12Vol．30，Dec．，2016

关于做好高校教学秘书工作的思考

马芳芳

（白城师范学院教育科学学院，吉林白城137000）

摘要：教学秘书在高校教学管理队伍中起着重要作用。本文从教学秘书的作用、应具

备的素质及怎样将教学秘书的工作做得更好几个方面进行阐述。作为教学秘书应该具备为老师和学生提供更高水平的服务。很强的综合素质和业务能力，

关键词：教学；教学秘书；教学管理；

中图分类号：G7．3

文献标识码：A

3118（2016）12-0051-03文章编号：1673-校职能部门的通知及落实各种任务，教务处、各个

教师之间的各种关系都需要教学秘书进职能部门、

起着上传下达的作用。行协调，

（三）教书育人的作用

同时教学秘书在从事教学管理工作的过程中，

起着教书育人的作用，尽管教还要承担课程教学，

学秘书工作烦琐，但是还需要利用琐碎的时间备

课。在教学管理的各个环节和日常琐碎的工作当中都能进行教书育人，教学秘书在日常工作中经常

需要通过自己的一言一行、一举一动和学生接触，

有意识地影响学生，润物细无声，起到为人师表的

示范作用。

二、教学秘书需要具备的基本素质（一）调节压力的能力

由于教学事务头绪繁多，工作非常具体，涉及教学管理的方方面面。每天除了要面对大量的文件、通知、电话、咨询等，还要处理学生选课、成绩管

课程安排、材料撰写、突发事件等等。琐碎而重理、

要的工作贯穿于整个工作过程，繁杂的工作容易使

这就要求教学秘书具备很人产生烦躁等负面情绪，

面对繁重强的压力调节能力以及无比的敬业精神，

的教学任务，能够将压力变成动力，树立服务育人、管理育人的能力，全心全意为教师和学生服务，在老师、学生中树立良好的形象。同时，工作中更需面对繁琐的教要强烈的责任感和一丝不苟的态度，

教学秘书是学院教务管理的重要执行者，高校

起着联系学校和教学管理队伍中的基层服务人员，

在教学管理中肩负极其重要的责老师的桥梁作用，

任。教学秘书的工作具有服务对象的特殊性，即围绕教学工作为教师和学生服务；教学秘书平时既要

又要处理很多突发完成繁杂的日常教学管理工作，

性的异常教学情况，所以工作任务具有繁杂性；教学

很多工秘书的工作还具有很强的时限性和协调性，作的完成都有时间，同时完成各种工作需要协

调各部门之间的关系。笔者结合自己的教学秘书的工作实践，就高校教学秘书的工作谈几点思考。

一、教学秘书在高校教学管理中的作用

（一）服务师生的作用

主要从事的教学管理的中坚力量是教学秘书，是教学计划实施过程中的常规管理，主要目的是维持正常的教学秩序，从学期开始直至学期结束，教学秘书的工作主要是为教学服务、为师生服务，保日常工作主要是处理具体的教学证教学顺利进行，事务，使教学活动顺利进行。

（二）上传下达的作用

在培教学秘书是教学管理工作的直接实施者，养方案制定过程中起着重要的辅助作用，包括日常教学活动的落实，例如新生教材征订、教学计划的执行、期末考试工作、毕业生成绩审核等，都是教学秘书工作的重要组成部分。教学秘书负责接收学

收稿日期：2016－08－17

——），作者简介：马芳芳（1985—女，讲师，硕士，研究方向：基础心理学。

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白城师范学院学报学管理事物要细致认真，工作讲究方法，提高工作效率。

（二）网络信息化管理能力

每个教学秘书都需要具备熟练使用教务系统的能力，高校现在都实行信息化的教务管理，以教务管理为中心，将教学管理、课程管理、成绩管理等教学管理的方方面面在教务系统内完成。教学管理的现代化、

信息化、网络化对教学秘书的综合素质提出了比较高的要求，不但要具备一般的文字表达能力，还需要熟练地使用各种信息技术。要将信息技术与先进的管理理念相结合，熟练运用基于网络技术的教学管理信息平台，使整个教学过程协调一致。

（三）档案管理的能力

教学档案是高校教学实践和教学研究过程中形成的重要文献资料，体现了教学管理的方方面面，

是学校教学工作的历史沉淀，也是高校管理工作的真实记录和重要的信息资源。加强档案管理，搜集整理并科学地将教学档案进行分类，是教学管理工作的重要组成部分和衡量教学管理水平及教学质量的重要指标之一，也是教学秘书工作的重要组成部分。每个学期学院的统筹管理及工作运行当中，都会形成很多档案，这些都是教学管理工作中珍贵的材料，经过科学整理归档后能为今后的教学工作提供经验、参考和思路。因此，作为教学管理的执行者，教学秘书应该具备科学管理档案的能力，实现教学档案管理的标准化、规范化、现代化。

（四）协调沟通的能力

教学秘书作为学校与学院、学院与师生沟通的纽带，起着上传下达、相互沟通的重要作用，在日常教学管理工作中，一定要注重加强与其他部门的沟通与合作，这就要求教学秘书要具备办公室人员应具备的协调、沟通能力，经常主动与师生沟通，拓展

师生之间信息交流的渠道，

了解学校各部门和师生对教学管理的要求，协调工作中各种矛盾与冲突，

为教学工作的顺利开展提供帮助。

（五）学习创新的能力在当今知识经济时代，教学秘书应当关注和学习教育教学改革新动态，学习国家关于教育教学的新文件，学习工作所需的相关知识和技能，不断充实、完善自己，才能跟上高校快速发展的步伐，真正具备适合管理工作的德与才。

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第30卷第12期

三、做好教学秘书工作的建议

（一）教学秘书的工作需要更多的付出由于教学秘书工作的繁重性，就需要教学秘书在日常工作中做到勤跑腿、勤动脑，同时要勤于思考，对于教学进展情况进行积极主动地了解，善于发现教行中存在的问题，及时将问题解决。另外，教学秘书在繁杂的事情中需要理清头绪，根据任务的重要程度分出轻重缓急。在教学管理的每个环节的数据都需要经过认真核对，如果任何表格数据出现问题都会影响后续教学工作的开展。在期末考试及开学准备的一个星期中，一定要比普通老师上班早，提前做好上课准备。比如老师临时调课或停课，还要了解其他教师和所有学生的到位情况等。此外，还要在下班后加班，整理当天的工作任务，及时发现管理中的纰漏并及时填补。

（二）对各种教学管理制度了如指掌教学秘书在开展工作过程中，

需要对有关文件和规定了然于胸。在教学管理过程中，教学秘书需要参与编制大量的教学管理文件，很多都需要存档保管，备日后查考。教学秘书就需要对存档材料了然于胸，很多学生对成绩、教学有关有疑问时，教学秘书需要给予正确的解答。比如，学期末的任课呈报，需要做到零误差，为以后教师工作量的统计提供基础的数据。工作的过程中需要对各种制度有透彻的了解，这样在以后的工作中才能提高工作效率，节省工作时间，促进日常教学管理工作顺利进行。

（三）改善工作方法

教学秘书的日常工作非常琐碎，涉及教学的方方面面，同时其他的很多职能部门的工作也需要协调。但仔细分析，内在的联系存在于事物的方方面面。例如，老师制定的教学大纲与开学上交的教学进度表之间存在着直接的关联，前者决定后者。每个学期的任课呈报与工作量统计之间也存在密切

的联系，

培养方案执行表与任课呈报及课程表之间也是对应关系。在日常工作中，只要善于找出各种

工作之间的相互之间的联系点，做到按规律办事，善于总结各种规律，在烦琐的工作中尽量做到忙而不乱。

教学秘书需要分清工作的轻重缓急，将时间进行科学合理的安排，使工作具有条理性和计划性，提高工作效率，逐步使工作规范化、人性化和科学

化。为了进一步提高工作效率，一定要对各项工作

有特别清晰的认识，

分清事物的轻重缓急，每天工作的最前面或者精力最旺盛的时候做最重要的工

作，还需要将可支配的时间和需要完成的工作做精确的分析与重组。当然，如果可能的话，还要兼顾

其他次要工作。需要注意的是，

各种工作时间安排一定要留有余地，为可能突然发生的状况和计划外

的工作做准备。

（四）学会科学管理

教学管理相关文件的整理是个大问题，由于教学秘书每天都要面对许多与教学管理相关的文件，有些文件看过之后如果缺乏整理，就很难找到。所以整理工作似乎可做可不做，但这两者之间的效果却大相径庭。如果把成绩按照班级整理出来，这样避免学生毕业时成绩出现问题。学校要求大学生毕业时要选10学分的全校公选课，由于每学期都

要求学生参加选课，

这样在学生毕业时，会导致成绩统计出现问题，

出现漏统计学生成绩或多统计的情况，而如果将成绩按照班级和学期整理好，这样查起来就会一目了然。所以根据日常工作的需要，要有意识地将一些文件进行归档分类，使其更加条理化，这样工作起来就会更为方便快捷，少出漏洞，节省时间。由于教学秘书从事的大量工作都是重复性的，

因此教学秘书在重复性的工作中要勤于积累、善于将材料进行科学分类，同时要善于总结工作经验，实现资源的有效整合，为将来更好地开展服务奠定基础。

（五）掌握现代的教学管理手段

使用现代化的教学管理方法，

不但能提高办公水平和效率，还能够帮助教学秘书了解和掌握更多

关于做好高校教学秘书工作的思考

的现代化知识，进而提高教学秘书为教师和学生服

务的质量。在实际的教学管理工作中，

为避免许多无谓的重复劳动，教学秘书要学会利用现代化的管

理方法，这样可以使重复性的劳动效率提高。作为教学秘书，一定要充分认识这项工作的重要性。教学秘书是学院教学工作运行的最基础力量，平时要利用工作之余的时间不断地努力学习先进的管理手段。了解专业知识最新的发展趋势，充分掌握现代的管理知识与技能，

在学院的教学管理过程中尽量引入现代化的管理方法，为学生和老师提供更好的服务。作为教学秘书还要具有强烈的责任感和事业心，积极主动地完成每项工作，注意协调各个方面之间的关系，使教学活动顺利展开。教学秘书在高校管理中所处的位置决定了其必须具备较高的综合素质和能力，所以身为教学秘书要提高教学管理水平和教学质量，为高校教学管理的顺利进行奠定坚实的基础。

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责任编辑：管晓莉

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