新时期广电系统文书档案管理研究

新时期广电系统文书档案管理研究

文/李静云

摘

要：文书档案作为档案管理的主要内容，也是新

时期广电系统日常管理的基本任务之一。本文在分析了广电系统文书档案范围、特点以及管理内容和管理意义的基础上，针对新时期广电系统文书档案管理现状，从顶层方案设计、中层模式革新和夯实基层基础等三个方面提出了具体的对策，为做好新时期广电系统文书档案管理作出了有益探索。

关键词：广电系统；文书档案；新时期；信息化

前言

随着文化事业的蓬勃发展，广电系统在长期的实践工作中留存了大量珍贵、有保存价值的文字、声像材料，这些资料真实记录了广电事业发展的全过程。文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由文书转化而来的档案。文书档案作为档案管理的主要内容，也是新时期广电系统日常管理的基本任务之一。

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广电系统文书档案管理概述1.1广电广系电统系文书统文档案是书档案范在日围

常行政管理事务过程中产生

的，具有保存价值的信息材料。它通常是由上级广电系统的命令、指示、决定、批复，下级广电系统请示、报告以及广电系统发布的布告、信函、简报、计划、总结等文书材料转化而来。广电系统文书档案是相对于广电系统专业技术档案而言的各类档案的统称。

1.2与科广技电档案系统相文比书，档案广电特系点

统文书档案管理特点主要表

现为：1）综合性。文书档案包括广电系统的人事、党务、文化、基建以及财务等，文书档案资料丰富，来源渠道广泛。2）专业性。广电系统文书档案是其日常经营以及行政管理过程中形成的文书资料，转化而成的档案资料，其内容信息与广电专业紧密相连。3）保密性。广电系统文书档案中的人事档案、合同档案等具有较强的保密性。

1.3广电广系电统系文书统文档案管书档案理管，理包括内容

文书档案本身管理、档

案开发利用以及档案信息化建设。1）文书档案本身管理。主要包括对广电系统形成的文书档案进行归档，如，根据

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归档范围和归档时间做好文书档案的收集和归档；文书档案的保管，即及时将文书档案移交至档案室，妥善做好安全保障，以及文书档案的鉴定和销毁。2）文书档案开发利用管理。重点是要明确文书档案的借阅要求、流程，提高文书档案利用效率，做好文书档案的统计和应用，做好文书档案编研工作。3）文书档案信息化管理。从文书档案的电子化、信息安全保密等方面做好广电系统文书档案信息化管理，为适应信息时代档案管理的现实需要打好基础。

1.4文书广档案是电系统广文电书系档案统行管政理部门的意日义

常行政管理的重要产

物，也是广电部门日常管理工作的重要组成部分。通过文书档案的收集、整理、归档、利用，能够将日常行政管理活动中产生的具有保存价值的信息资料及时保存起来，通过文书档案信息资源的开发和利用，对广电部门日常行政管理具有积极的引导、借鉴和参考价值。

2广电系统文书档案管理现状分析

随着广电事业的快速发展，广电文书档案管理也取得了长足的进步和可喜的成绩，但从当前广电系统文书档案管理的现状来看，还存在一些亟待解决的现实问题：

2.1从目文前书广档案电系管统理文书能力档案管较弱

理的现状来看，首要的问

题是管理能力较弱，档案管理的基础性工作不够扎实。仅以文书档案归档为例，首先是归档不合理，部分广电部门，尤其是基层广电部门，日常业务繁忙，大多将文书档案按照年度进行收集、归档，没有充分考虑文书档案自身的特点，没有将文书档案进一步细分（如党群类、人事类、基建类等等

），使得文书档案内容混杂于一起，不利于后期的查找和利用。其次，是文书档案归档不及时，广电部门文书档案分散于各个部门，归档主动性不强，归档不及时现象较为普遍。最后是归档不规范，无论是文书档案的鉴定，还是文书档案的移交、归档等，缺少必要的手续，归档不规范直接影响了文书档案的后期管理环节工作的开展。

2.2与科文技书档案档案相开比发，利广用电偏低

系统文书档案开发利用率较

2019.3下兰台内外

低，文书档案中的重要信息资源未被有效开发利用。突出表现在：文书档案的统计分析不够详细，广电系统档案管理人员较少，且档案专业素质不高，日常的文书档案工作多以保管为主，文书档案内容统计分析的主动性、积极性不高。此外，文书档案的编研工作开展迟缓，由于缺少过硬的档案专业知识，以及各种档案软件的应用水平不高等因素，难以编研出高质量的文书档案编研成果，文书档案在支持广电系统管理者作出相关决策方面的参考、借鉴价值未能有效发挥。

2.3新时期，文书档案信息信息技术化已程经度渗不入高

到各个领域中，为各个领

域发展提供了强有力的信息技术支持。但，从广电系统文书档案管理的现状来看，信息化程度不高是其主要的短板。首先是内容信息化程度较低。虽然Word、Excel等办公软件已经成为广电系统日常行政管理的主要辅助手段，但最终大多以纸质版本形式输出，尚未完全建立纸质版与电子版“双轨制”管理模式。其次是文书档案的整体信息化程度不高，大量照片、影像等档案资料并未充分利用信息编码技术对其进行读取、归档和利用，制约了文书档案信息化进程。

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新时期广电系统文书档案管理对策3.1广电顶层系统：部门统筹多文、分书档案工细管、理任方务案重，要设计

做好新时期广

电系统文书档案管理工作，首先就是要立足广电部门实际，从广电系统全局考虑，设计好周全的文书档案管理方案。首先，要成立专门的文书档案管理领导小组，由档案室牵头总负责，各部门积极参与文书档案管理组织架构。其次，是要出台文书档案管理方案，包括文书档案的归档时间、归档范围、责任部门、责任人等，要涵盖文书档案归档、保管、信息化以及安全保密等全过程的实现路径。再次是明确文书档案管理目标任务，包括远中近期文书档案管理目标任务，即短期以保管为主，中期要做好文书档案信息的信息编研、开发，长期来看，要做好文书档案信息资源的开发和利用，为广电事业的繁荣发展作出积极贡献。

3.2新时期，中层：广改电进系文统书文书档案档案管管理模理式面内临容

着理念和模式的

革新，这也是广电部门信息化、规范化管理的现实需要。传统文书档案管理主要以纸质文件管理为主，文书档案的信息内容联系不紧密，信息相对零散、迟缓，档案利用效率不高。随着信息化、数字化时代的来临，新时期广电系统文书档案管理有了先进的技术支持和保障。为此，首先

2019.3下

兰台内外

兰台纵横

要革新文书档案管理理念，要以重实体纸质文书档案管理逐渐向纸质文书档案与电子文书档案管理并重的“双轨制”模式；信息存储的模式，也突破了单一的纸质载体，逐渐向纸质载体与电子化形式转变。其次是要革新文书档案管理模式，要从广电系统整体角度出发，从全台角度做好文书档案分类，并进行统一的文书档案编码，便于后期文书档案的分类整理。此外，要积极利用现代信息软件技术，加强广电系统文书档案的信息采集，尤其是大数据、云计算技术的应用，要充分利用各种编程软件对文书档案信息进行挖掘，形成高质量的文书档案编研成果，为领导决策提供参考。

3.3正所基层谓，：根夯基实不文牢书，地档案动管理山基础摇。工广作

电系统文书档案

管理也需要稳固的根基作为保障。首先是软硬件保障。要加大文书档案管理的经费投入力度，完善文书档案管理环境。如，建立专门的档案室，并做好文书档案“十防”，保证文书档案安全。积极采购计算机、扫描仪、数码相机等硬件设备，以及各种文书档案管理专门软件，为文书档案管理提供强有力的外在环境和先进的设备保障。其次是要不断提升档案人员专业素能。一方面，要做好档案管理人员的业务知识培训，通过“请进来”走出去”等方式，要求专家来台授课，也可以通过安排档案业务骨干赴先进地区或部门参观考察，汲取成功经验，提高文书档案管理的专业化水平。另一方面，要加大档案管理部门的人员力量配置，通过招聘、遴选等模式，招录具有档案专业知识背景，熟悉行政管理知识和流程的复合型人才，为广电系统文书档案管理不断补充新鲜“血液”

。参考文献：

［1］冯海霞，林晶.广播电视台文书档案管理存在的问题及改进方法［J］.兰台内外，2016（2）：47.

［2］罗惠妍.广播电视台文书档案管理存在的问题与改进策略探讨［J］.青年与社会，2014（5）：315.

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作者简介：李静云，女，陕西省宝鸡市人，汉族，宝鸡师范学院中文系毕业，馆员职称，就职于宝鸡电视台，从事行政管理、文书档案和人事档案研究工作。

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