论述高校教学秘书的工作现状和队伍建设

教学秘书是高校中最基层的教学管理人员，处于教学管理的第一线，其在教务处和二级学院（系）教学院长（主任）的双重领导下，在各个学院（系）从事日常教学管理工作；同时教学秘书也是高校教学管理队伍的重要组成部分，与领导、教师、学生三者直接紧密联系，具有上令下达，沟通协调和改善关系的作用。其素质的高低、能力的大小、作用发挥程度、工作质量的好坏，将直接影响教学管理工作水平和质量。本文从高校教学秘书的工作现状入手，分析了教学秘书队伍建设存在的问题，并提出一些相关建议。

1 教学秘书工作现状及原因分析 1.1 工作繁琐，压力大

教学秘书的工作职责主要有：教学管理、教务管理、学籍管理、考务管理、成绩管理和教学档案管理。这些工作从学期初贯穿到学期末，涉及人员既有教师也有学生；既有本院（系）的也有外院（系）及部门的，而每项工作职责下又有许多具体事务。例如学籍管理工作下就包含有学生学籍注册、违纪情况、学籍异动、毕业资格审查等方面工作。教学管理、教务管理下则包含更多，如协助领导制定教学计划、安排教学任务、排课、教材征订、实践教学管理、教学检查、教学质量评价、学生选课及教师教改、重点课程、重点教材建设等工作。大多数高校的二级学院（系）配备只有一到两名教学秘书，却要面对这样大量繁琐的工作。

教学秘书的许多工作具有很强的时效性要求，必须按时保质保量地完成。例如教学秘书在每个学期开学初必须确认好该学期需参加重修学生的名单、课程，及时通知学生重修时间和地点。教学过程中也会有一些突发事件，教学秘书往往需要快速反应，尽快解决，维护教学秩序。教学秘书工作涉及到整个教学过程的方方面面， 一旦发生问题将影响正常的教学秩序，造成教学差错甚至教学事故。因此教学秘书心理压力较大，思想负担重。

1.2 地位偏低，待遇低。

教学秘书的工作服务性强，服务的对象有多方面，要为领导、为教师、为学生、为学校部门服务。在服务的过程中慢慢就出现了几乎任何人都可以给教学秘书的工作找问题，任何人都可以安排教学秘书做事情，甚至部分素质欠佳的教师，将自己的事情都推给教学秘书来做的情况。教学秘书成为了高校工作者中的弱势

群体，在地位上明显处于劣势，在很多教师眼里，秘书就是个勤杂工，教学秘书安排正常教学工作例如安排监考，有时更像是在求教师帮忙。在服务学生时，教学秘书又变相成为了学生的“保姆”，事无巨细，样样要为学生想到，否则出了问题就是教学秘书的责任，学生自己倒是不用怎么操心。而跟其他教师、辅导员相比，教学秘书和他们在薪金、评优等方面却有着很大的差距，学校的政策往往倾向于教师和辅导员。不管教学秘书的工作有多重要、贡献有多大，却只是劳多酬少。

1.3 职称难评，进修少。

由于工作的性质，教学秘书基本上也很难有继续进修和外出培训学习的机会，个人专业知识水平和教学管理能力得不到有效锻炼和提高。学校安排的岗位相关培训往往内容单一，主要是工作的具体执行或学校教学政策解读，并没有从全方位来提升教学秘书的教学管理能力，教学管理水平难有提高。还有部分学校领导认为教学秘书一旦学历提升就会不安心本职工作，想转职成专任教师，对教学秘书继续深造设置诸多要求。

2 教学秘书队伍建设的几点建议

2.1 重视教学秘书队伍建设，提高教学秘书地位

目前很多高校对教学秘书工作认识还不足，不少人甚至是教学秘书本人都觉得教学秘书工作不需要太多的专业知识和技能，谁来都能干，并没有充分认识到教学秘书队伍建设与学校发展有着重要联系，因此对教学秘书队伍建设重视程度不够。学校各方面应当对教学秘书工作加深认识、转变思想观念，充分认识到教学秘书工作的重要性，明确教学秘书队伍的合理建设有利于学校教学管理水平的提高，能够促进学校的整体发展。提高教学秘书地位，同等看待教学秘书、教师、辅导员，使教学秘书享受与其他岗位同等学历、同等职称、同等资历人员的相同待遇。学校应当有规划性地对教学秘书队伍开展建设，建设一支素质全面、能力较强、结构合理、适应教学管理发展的新趋势的教学管理队伍。

2.2 建立激励机制，规划职业前景

教学秘书工作是细致而繁琐的，他们时时刻刻维护着学校的正常教学秩序，但人们很难想到背后的他们，因此教学秘书工作难以见成效，不容易被重视、被肯定，教学秘书易产生倦怠。建立有效的激励机制能够激发教学秘书的工作热情。对教学秘书进行合理的评价考核，在教学秘书之间开展争优活动，根据工作态度、

工作能力、工作效率等各方面综合评价，评选优秀教学秘书，授予荣誉并给予适当奖励。对于多年表现优秀的教学秘书，给予一定的优惠政策。激励机制既能促进教学秘书自身提高，促进教学管理工作，又能在一定程度对其工作给予肯定，体现教学秘书的个人价值，同时提高了对教学秘书工作重要性的认识，鼓励他们安心本职工作。

同时学校应为教学秘书规划职业前景，提供一定的晋升机会和选择方向。提供多样化的职业前景可以和激励机制结合，对于表现优秀的教学秘书的政策优惠就可以体现在此处。规划职业前景既能解除教学秘书的职业危机感，又能激发工作动力和激情。

2.3 建立培训机制，提高教学管理水平

教学秘书忙于具体事务，很少有机会培训学习，长期闭门工作；不少教学秘书非专业出身，没有进行专门系统的学习和培训，新进秘书多只是由“老”秘书带着就开始开展工作，导致教学管理工作往往只是停留在“经验型”、“事务型”的管理水平上，也使得教学秘书队伍专业化水平不高。有些高校已经注意到提高教学秘书教学管理理论水平，支持教学秘书参加教学管理项目的研究活动，鼓励教学秘书要研究教育理论，总结管理经验，撰写相关研究论文。但面对“经验型”、“事务型”的教学秘书，他们缺乏一定的教育教学管理理论知识，不能一味要求其多研究、写论文。在鼓励教学秘书进行教学管理研究的同时，应当建立对教学秘书的培训机制，定期开展业务培训，为提高教学秘书业务水平创造机会，也为教学秘书之间交流经验提供平台。针对教学秘书的教学管理理论水平不高，可以请教学管理经验丰富的专家进行指导。面对新时期的教学秘书需要掌握有关管理学、教育学、秘书学理论知识和现代化管理手段，可是适当安排专业教师给予授课。同时应当鼓励教学秘书继续学习深造，进修管理学、教育学等专业的研究生课程，接受更加专业系统的学习。学校教学管理部门还应多组织教学秘书到其他院校进行考察调研，和其他院校的同行互相学习，取长补短，借鉴先进。