高校二级学院行政秘书的素质培养探析 学校管理 高校二级学院行政秘书的素质培养探析 李明利 （中国计量大学机电工程学院【摘浙江杭州 ３１００１８） 要】本文认为，要提升高校二级学院行政秘书的综合素质，就必须培养他们树立科学的管理理念，培育积极的工作心态，培训熟 练的业务技能及良好的组织协调沟通能力。 【关键词】高校；二级学院；行政秘书；素质培养 高校承载着人才培养、科学研究、社会服务、文化传承的基本功 能。高校要实现其基本功能，充分体现自身的价值，就必须依靠良 好有效的行政管理工作。伴随着教育大众化的推进，高校办学规模 不断扩大，办学水平及层次不断提高，二级管理已逐步成为高校实 施行政管理的重要形式。作为高校行政管理的重要组成部分，二级 学院行政管理的有效性对高校行政管理目标的实现具有根本性的 意义。二级学院行政秘书作为高校行政管理工作队伍的重要一员， 是高校行政管理政策的执行者、落实者、反馈者，是联系学院与学 校、学院与学院、学院与师生之间的重要桥梁纽带，在落实、完成并 反馈学校管理部门与基层行政管理单位工作任务方面发挥着重要 作用。日常工作中，二级学院行政秘书工作千头万绪，内容纷繁冗 杂，科学的管理理念、积极的工作心态、熟练的业务技能、良好的沟 通能力等成为二级学院行政秘书开展好岗位工作的必备素质。 培养树立科学的管理理念 理念是行动的先导，科学的管理理念是开展好行政管理工作的 前提，从根本上决定了行政管理工作的效果。高校二级学院行政管 理工作的实质是服务领导、服务老师、服务学生，不断提高工作效能 和服务质量，发挥好桥梁纽带、沟通内外的作用。因此，要做好二级 学院行政秘书工作，就必须搞清楚“服务谁、为了谁”的基本问题， 必须认识到高校行政管理的本质，树立其“以人为本，管理即服务” 的科学理念。首先，要为领导顺利开展学院各项工作做好服务。行 政秘书要及时了解学校及其它学院的相关信息、教师及学生的建议 及反馈意见等向领导反馈并为领导做相关决策提供参考，发挥好参 谋的作用。其次，要为老ＩＪ￣ｔｌ＇］安心从事教学科研工作提供服务。行 政秘书需要处理好与老师们的关系，了解学院各位老师的基本情 况，做好老ＩＪ￣ｔｌ＇］的职称评定、年终考核、岗位变动等工作，及时反馈 老师们对学院各项工作提出的建议，发挥好上传下达、桥梁纽带的 作用。再次，要为学生提供力所能及的服务和帮助。行政秘书工作 虽然没有直接与学生相关，但作为高校的教职员工，依然有教育引 导学生的义务。因此，行政秘书还要适时帮助引导学生积极进取， 为他们提供好帮助和服务，促进学生成长成才。 一如此繁杂琐碎的日常行政工作，就需要时刻保持良好的心态，以饱 满的热情应对各种问题。此外，行政秘书还需要以积极的心态来处 理各种不可预见的应急性工作。 三、培训熟练的业务技能及良好的组织协调沟通能力 、要做好行政管理工作，行政秘书就需要熟练地掌握各种业务技 能。行政秘书要草拟文件、协助领导制定规章制度等，所以要了解 国家时事政治、掌握高校工作动态、学习研究领导的讲话和文章，因 此要有较强的语言表达能力和文字处理能力，要能熟练使用计算机 等信息化办公软件，在事务性工作中要利用好计算机技术充分体现 高效精准的特点，以确保工作的正确性。行政秘书工作的对象是高 校老师和学生，因此行政秘书要具有较高的文化水平和高校管理方 面的专业知识，在日常工作中，要积极主动的制定工作计划，统筹安 排，合理布置，及时准确的上传下达，有条不紊的开展各项工作。同 时，更要注意发现问题、分析问题，解决问题，注重积累总结经验、把 握好高校行政管理工作的规律。 行政秘书除了做好日常的行政管理事务，还要处理各种临时 性、突发性事情，所以良好的组织协调与沟通能力也是行政秘书需 要具备的重要素质。行政秘书要正确理解上级部门和学院领导布 置的工作任务，掌握上级部门和学院领导对此项工作的基本期望， 然后将工作从资源和时间上进行合理地分配，分清轻重缓急，对领 导布置的工作进行部署，合理分配，明确目标，组织协调好各方面的 诉求，做好统筹安排，形成一个主次分明的高效的工作安排，并对执 行过程进行有效监控，确保目标达到、计划落实。这些都需要强而 有效的组织协调能力，而对上对下，对里对外，服务对象个体众多， 处理好这些关系还需要良好的沟通能力。良好的沟通能力能增进 相互理解，推进指令的顺畅下达，使行政管理工作达到事半功倍的 效果。 总之，二级学院行政秘书的工作看似简单、平凡琐碎，实际上每 件事都关系到学院的发展和师生的个人利益。所以行政秘书要不 断提高自身素质，树立科学的管理理念，塑造勤奋好学、爱岗敬业、 高效务实、探索创新的积极心态，及时掌握信息时代的新兴先进办 二、培育积极的工作心态 公技术，不断学习现代化的管理方法和沟通技巧，有声有色开展好 行政管理工作内容繁杂，对应部门多，任务重，所以行政秘书 岗位工作，为促进学校事业发展做出力所能及的贡献。 必须保持积极的工作心态。行政秘书在学校管理层与学院领导之 间、学校各职能部门与学院领导和老师之间、学院各行政部门与学 【参考文献】 院老师之间都起着重要的沟通传递的枢纽作用，面对错综复杂的各 ［１］ 陶敏．高校二级学院办公室秘书的角色意识『Ｊ＿．新探索， 种管理关系，就需要行政秘书时刻保持积极向上的良好心态，耐心、 ２０１Ｏ．２８．细致的协调好各种人际关系，处理好各项工作中的问题，以促进学 ［２］ 张宁．高校教学院系办公室行政秘书服务意识与能力培 院各项工作稳定有序的开展。工作中，行政秘书要负责做好各种会 养初探［Ｊ］．黑龙江教育学院学报，２０１１．１０． 议的会前准备工作、负责会议签到、记录、会议内容整理及拟写会议 ［３］ 苏志兰．提高高校院系行政秘书工作效率的对策［Ｊ］． 纪要；负责通知学院相关老师按时按要求参加院系、校级会议及各 湖北函授大学学报，２０１０．２３．１．种活动，并做好参加人员的考勤工作；做好外来访客的接待工作；协 ［４］［５］ 王庭发．做好高校办公室工作重在提高工作人员综 助领导落实学校、相关主管部门、学院内部的各项工作：协助部门安 合素质［Ｊ］．广西警官高等专科学校学报，２００９．２． 全负责人做好学院办公室安全防范和检查工作；制定部门假期值班 表；负责全院教职工考勤工作：协助领导制定工作计划并起草相关 【作者简介】 文件；做好上级、学院等各种文件的收发、登记、归档工作；做好学院 李明利（１９８２一）女，硕士，助理研究员，中国计量大学机电工 报刊杂志的征订、收发、借阅登记工作；负责学院教职工的体检安排 程学院行政秘书，研究方向：高校行政管理． 工作、福利发放工作、办公用品领用工作等等。行政秘书每天面对 －－－——１１４—－—— 《新西部》２０１６．３３期