第８卷・第６期 职业时空 ＣＡＲＥ人才蝻ＥＲ ＨＯＲＩＺＯＮ ｏ 新时期高校院系行政秘书的自我调适 刘小蓉 （桂林电子科技大学，广西桂林 ５４１００４） 摘要：随着高等教育改革的深入，高校院系行政秘书担负的职责愈趋复杂，所要面对的不仅仅有繁杂的行政工作压 力，更要克服教育发展所带来的震荡。为了更好地进行工作和实现自身发展，高校院系行政秘书需要积极地进行自 我调适。 关键词：高校院系行政秘书；职业困惑；新要求；自我调适 高校院系办公室在各院系中起着重要的枢纽作用，承担 着上传下达，沟通调节的主要职责。而行政秘书作为学院的 窗口，在“上传下达”学校的有关精神，“左右联系”学院师 生，“内外沟通”学院与其他职能部门之问的公关协调等方 面，功不可没。 一 三、新时期对高校院系行政秘书工作的新要求 近年来，随着我国高等教育改革的逐步深入，高校内外 管理事务１３益增多，高校办公室工作也发生了较大的转变： 从单纯的任务执行转变为一个主要发挥参谋助手职能的智囊 型机构，从注重内部建设转变为一个协调学校各部门各方面 高校院系行政秘书的职业现状 发展的综合型机构，从侧重行政化管理转变为一个满足师生 和教学需求的服务型机构，从偏重经验式办公转变为一个程 序化运行的专业型机构。办公室工作表现出越来越强的政策 行政秘书工作头绪较多，工作范围几乎涉及学院各项工 作的各个方面：常规的如文件传阅、资产管理、账务管理、印 章管理、行政档案管理、人事档案管理、会议记录及会议室 性、综合性、服务性和专业性，这对办公室人员尤其是行政 秘书提出了新的更高的要求。 高等教育的发展、社会的进步和科技的日新月异要求高 管理等；非常规的如协助院分工会做好工会相关活动的组织 工作、学院领导及办公室主任交办的其它工作。 校院系行政工作不断改革创新。面对这些新形势和新要求， 二、高校院系行政秘书面临的职业困惑 １．任务繁杂 不少行政秘书还需要一个提高素质和逐步适应的过程。如有 些行政秘书处理问题过程中不能灵活变通、把握不好分寸等。 行政秘书工作千头万绪，除了要完成各类文件的登记 在各高校深化教育改革，加快发展的新形势下，办公室工作 与传阅、各个会议的通知、各种来电来访的接待和处理之 面临着范围增大、节奏加快、要求提高等问题，院系行政秘 外，还要完成领导临时交办的各项任务。同时，要与不同的 书作为领导的助手，工作质量和效率直接影响着学校的各项 师生接触，及时处理他们提出的各种问题，工作内容没有定 工作。性的规定，实际工作中涉及的任务远远超过行政秘书这个岗 位职责。 ２．工作不被重视 四、高校院系行政秘书如何做好自我调适 Ｉ．磨砺心理素质 行政秘书平时工作十分繁忙，通常感觉上班像打仗一 面对错综复杂的人际关系和繁杂琐碎的工作事务，高校 样，一件事接着一件事，经常是几件事情一起干。无论做得 院系行政秘书必须磨砺健康的心理品质。（１）乐观豁达 多辛苦，领导和任课教师总认为这是应该做的；服务于不同 的师生，稍有差错，也得不到理解与支持。因此，行政秘书 兢兢业业没成绩”。 ５．晋升机会少 秘书人员只有自信乐观，才会激发出勇气、毅力和潜能， 虽然天天忙、月月忙，但年终总结时却是“忙忙碌碌无头绪， 形成恰当的自我意识和正确的价值判断。平时性格开朗、合 群、坦诚、少私心，这样才会少愁闷烦恼。 （２）热情坦率 高校行政秘书应时刻保持热情坦率，营造和谐的人际关 行政秘书中有很大一部分不是秘书专业出身，很多都是 一些引进人才的家属或子弟。因工作忙碌，无法顾及原有专 系，才能变被动为主动，变消极为积极。热情坦率也可以使 业，因而很难晋升职称。现实中，高校院系行政秘书的培养 人兴趣广泛，对周围环境及人际关系有良好的感知，充满想 工作往往不受重视或缺少关爱。缺乏专业知识的培训和交流， 缺乏工作的职业规划和指导，导致不少行政秘书对未来不知 何去何从，前景渺茫。 收稿日期：２０ｌ２—０５—０Ｉ 作者简介：刘小蓉（１ ９ ７ ７～），女，桂林电子科技大学机电工程学院院办行政秘书、讲师，硕士研究生，主要研究方向为生 态旅游。 ・象力和创造力。 （３）敏锐细致，丰富的情感、适度的情绪、高度的自制力 信息资料的收集整理、分类取舍、提炼加工；该办哪些 ９５・ Ｑ ＣＡＲＥＥＲ培育ＨＯＲＩ酬 职业时空 ２０１２年６月 事、怎么办、何时办，这些都要求行政秘书敏锐细致。丰富 域的知识，如旅游学、地理学、美学、文学、历史学知识，这 的情感、适度的情绪、高度的自制力有助于提高行政秘书的 些知识有利于拓展视野，促进文化素养与科学素养的提高， 心理承受力及对复杂环境的适应能力，有助于清醒地观察事 是对专业知识的辅助与补充。 物，理智地解决问题。 （４）耐心沉着 挫折或不协调，这就需要秘书人员不惧挑战，经受得住挫折， ３．提升综合能力 行政秘书还应将所掌握的文化知识转化为以下方面的 （１）语言文字能力 行政秘书要替领导起草各类文书，又经常与人交流，因 秘书工作经常会面临一些意想不到的困境，难免会遇到 实际能力。用自己掌握的各种技能积极应对，自尊不自负。 （５）务实创新 此必须具备较强的语言文字能力，要做到“笔能成文、言能 （２）协调能力 要善于与各方面沟通。对内，协调与领导、师生的关系； 有较强的务实创新意识，及时掌握新的思想、理念和信 明义”。语言表达应清楚明白、言简意赅、生动活泼。息，有坚定的原则性与适度的灵活性，对周围事物和环境能 做出客观的认识与合理的评价，并据此采取合理的行动。 ２．提高文化素质 对外，协调与上级职能部门、兄弟院校、合作单位等的关系。 优胜劣汰是社会发展的规律，高校行政秘书应与时俱 行政秘书要懂得社交礼仪，具备协调能力，营造出和谐融洽 的工作环境。 进，不断提高自身文化素质，主要包括以下方面： （１）管理科学、行政管理学知识 行政管理是一门科学，也是一门艺术，行政秘书必须不 （３）信息能力 计算机能力及信息处理能力，能快捷、准确、有效地处 断丰富自己的管理学、特别是行政管理学知识，掌握先进的 理信息、利用信息，能够对管理活动中的信息进行收集、加 工、整理；信息开发能力，对现有信息资源进行综合、延伸 管理理念和方法，促使管理工作科学规范。 （２）教育学、心理学知识 高校是培养高级专门人才的地方，高校行政秘书工作与 高等教育紧密相关，高校行政秘书接触的人员广泛。因此，高 校行政秘书必须学习教育学、心理学知识，保证工作质量，提 和拓展，对大量原始信息进行分析、取合和评价。 （４）执行能力 秘书人员要勇于负责，善于处理自己职责范围内的事 务，遇到紧急情况和意外事件，能迅速拿出应对策略。 高工作效率。 （３）信息科学知识 当今社会是信息社会，随着电脑、网络的普及，各高校 已实现办公自动化、现代化。行政秘书只有不断学习信息科 （５）谋划能力 谋划贯穿于调查、研究、决策、执行等多个环节，行政 秘书要能够多角度观察事物，全方位思考问题，要善于领会 上级指示、吸纳群众意见，敢于发现实践中的新情况，对事 物的发展做出正确的推理和科学的预测，用创新思维提供解 决问题的方案。 参考文献： 学知识，不断提高计算机操作水平和网络技术能力，才能跟 上时代的步伐，使秘书工作卓有成效。 （４）档案学知识 档案管理是行政秘书的常规工作。档案管理科学，可以 ［１］ 中国高教学会秘书学会组织．办公室管理［Ｍ］．北京：中 节约查找资料的时间，随时可以调阅所需资料，提高工作效 类保管，做到档案管理规范化。 （５）其他知识 国建材工业出版社 ２０ ０ ５：４２． 率。高校行政秘书应掌握档案学知识，日常材料及时归档，分 ［２］ 蔡明．高校秘书人员的心理偏差及调适［Ｊ］．镇江师专学 报（社会科学版），２００１，（５）：１ ５５—１ ５８． ［３］ 王国芬．高校秘书的心理调适［Ｊ］．浙江工商职业技术学 院学报，２００４，（５）：５８～４０． 高校行政秘书也可根据自身的特点和爱好，学习其他领 Ｅｘｅｃｕｔｉｖｅ Ｓｅｃｒｅｔａｒｙ ｉｎ Ｃｏｌｌｅｇｅｓ ａｎｄ Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｉｅｓ Ｄｕｒｉｎｇ ｔｈｅ Ｎｅｗ Ｐｅｒｉｏｄ ｏｆ ＳｅｌｆＡｄｊｕｓｔｍｅｎｔ ＬＩＵ Ｘｉａｏ—ｒｏｎｇ Ａｂｓｔｒａｃｔ：Ｗｉｔｈ ｔｈｅ ｄｅｅｐｅｎｉｎｇ ｏｆ ｈｉｇｈｅｒ ｅｄｕｃａｔｉｏｎ ｒｅｆｏｒｍ，ｃｏｌｌｅｇｅ ｓｅｃｒｅｔａｒｙ’Ｓ ｒｅｓｐｏｎｓｉｂｉｌｉｔｉｅｓ ａｌｓｏ ｈａｓ ｂｅｃｏｍｅ ｍｏｒｅ ｃｏｍｐｌｅｘ，ｎｏｔ ｏｎｌｙ ｈａｖｅ ｔｏ ｆａｃｅ ｔｈｅ ｃｏｍｐｌｉｃａｔｅｄ ａｄｍｉｎｉｓｔｒａｔｉｖｅ ｊｏｂ ｓｔｒｅｓｓ，ｂｕｔ ａｌｓｏ ｔｏ ｏｖｅｒｃｏｍｅ ｔｈｅ ｉｍｐａｃｔ ｏｆ ｅｄｕｃａｔｉｏｎａｌ ｄｅｖｅｌｏｐｍｅｎｔ．Ｉｎ ｏｒｄｅｒ ｔｏ ｂｅｔｔｅｒ ｃａｒｒｙ ｏｕｔ ｔｈｅ ｗｏｒｋ ａｎｄ ａｃｈｉｅｖｅ ｔｈｅｉｒ ｏｗｎ ｄｅｖｅｌｏｐｍｅｎｔ，ｅｘｅｃｕｔｉｖｅ ｓｅｃｒｅｔａｒｙ ｉｎ Ｃｏｌｌｅｇｅｓ ａｎｄ ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｉｅｓ ｎｅｅｄ ｔｏ ａｃｔｉｖｅｌｙ ｓｅｌｆ ａｄｊｕｓｔｍｅｎｔ． Ｋｅｙ ｗｏｒｄｓ：ｅｘｅｃｕｔｉｖｅ ｓｅｃｒｅｔａｒｙ ｉｎ ｃｏｌｌｅｇｅｓ ａｎｄ ｕｎｉＶｅｒｓｉｔｉｅｓ；ｏｃｃｕｐａｔｉｏｎ ｐｅｒｐｌｅｘｉｔｙ；ｎｅｗ ｒｅｑｕｉｒｅｍｅｎｔｓ；ｓｅｌｆ ａｄｊｕｓｔ— ｎ１ｅｌ１ｔ ・９６・