第２０１０年第７期 商 业 经 济 Ｎｏ．７．２ＯｌＯ （总第３５３期） ＳＨＡＮＧＹＥ ＪＩＮＧＪＩ １ｌ０ｔａｌ Ｎｏ．３５３ 【文章编号】１００９－６０４３（２０１０）０７－０１１８－０３ 关于高校教学秘书现状的思考与建议 柳靓南，尚庆为 （黑龙江工程学院汽车与交通工程学院，黑龙江哈尔滨１５００５０） ［摘要】当前，高校教学秘书队伍建设存在的问题，主要体现在队伍专业、学历、知识结构不合理，整体素质偏低；队伍 不稳定，人才流失严重；缺少培－／）ｌｌ，专业知识不足；科研、创新能力不强等方面。高校应从提高认识，重视队伍建设工作；加快推 进教育职员制改革；进一步完善绩效管理系统和薪酬管理制度；促进教学秘书队伍专业化发展；改进工作设计，增强职业吸引 力等方面入手，加强高校教学秘书队伍建设。 【关键词】高校；教学秘书；素质现状；对策；建议 【中图分类号】Ｄ７２０ 【文献标识码】Ｂ 高校教学秘书是高校教学管理中的基层人员，在数 理论研究，没有将经验上升到理论去更好地指导下一步 量上占高校教学管理队伍的绝大多数，是高校教学管理 工作，所以使管理能力提高非常慢，许多工作只是简单地 队伍的主要组成部分。教学秘书是学校各项教学工作的 重复；另一方面，大多教学管理干部没有经过岗前培训，对 具体实施者，是联系教务部门与教学单位之间、教师与教 履行岗位职责应具备的基础知识和技能缺乏系统地学习 师之间、教师与学生之间的桥梁和纽带，是教学工作正常 和掌握，表现出工作效率偏低，工作质量不高。四是大部 运行的枢纽，因此教学秘书素质的高低直接影响到高校 分教学秘书缺乏改革创新意识。由此可见，我国高校教学 教学管理水平，教学质量及社会声誉。在这种背景下，教 秘书的素质明显偏低，制约了教学管理水平的提高和高 学管理队伍建设问题引起了国内学者的广泛关注，相关 等教育事业的发展。 的研究报道不断增加。 二、高校教学秘书职业发展分析 一、高校教学秘书的素质现状分析 学校机关部门工作人员和学院各办公室工作人员均 随着高等教育事业的超常规发展和教育教学改革的 为管理岗位，因教学秘书是学院教务办工作人员，故属于 深化，高校教学管理工作复杂性、专业性不断增强，对教 管理岗位。 学秘书的素质提出了更高的要求。目前国内学者普遍认 （＿一）教学秘书的行政职务发展空间小 为，由于许多高校长期以来受“重教学、轻管理”思想的影 既然是管理岗位，教学秘书应该可以在行政职务上 响，我国高校教学秘书素质和水平远远跟不上时代的要 有所发展，但事实上教学秘书想在行政职务上发展是非 求。高校教学秘书有应届硕士、本科、专科毕业生、专职教 常困难的，一些长年从事教学秘书工作的人，晋升至教务 师和其他部门转岗过来的人员，还有教师的家属等，来源 办主任后就到头了。如果想晋升到学院教学副院长几乎 广泛。他们所受的专业知识教育各不相同，知识层次和文 是不可能的，教学副院长的高学历、职称要求对一个普通 化素养各有差别，绝大多数上岗前没有系统地学习过教 的教学秘书是很难达到的，再加上教学副院长需要有丰 学管理基本知识，没有接受过专门的岗位培训，仅凭经验 富的教学经验和相关专业知识，所以教学秘书在行政职 或感觉办事，管理缺少规范化，缺少应用计算机等现代管 务上是很难晋升的。 理技术的能力，工作效率低。徐学增等对目前高校教学管 ｆ＝二）教学秘书职称晋升难 理人员素质现状分析详细而且具有代表性，概括为四个 教学秘书如想有所发展，只能按照职称晋升的要求 方面：一是政治理论素质偏低，有极少数同志还没有树立 努力提高职称。因为教学秘书属于管理岗位，在职称评定 起牢固的科学的世界观和正确的人生观、价值观，加之受 时属科学研究系列。一般的高校要求科学研究系列评聘 社会不良风气的影响，办事原则性、政策性不强。二是教 副研究员的最低要求为：完成相应的教学研究、科学研究 育管理理论素质低，绝大部分教学管理人员没有系统地 或科技开发工作。以上科学研究系列副研究员职称在科 学习过教育管理理论知识，对新时期教育规律和办学思 研方面的要求与教师系列副教授的要求是一样的，比其 想的认识缺乏一定深度，在很大程度上凭经验和热情做 他系列要求都高。并且评审过程复杂、成功概率低。教学 工作，致使教育管理带有一定的盲目性和滞后性。三是业 秘书要想在职称方面有所发展，必须具有相当强的实力 务能力素质低。目前，一方面许多高校教学管理干部在完 和显著的科研成果，这往往要花费一个人相当大的时间 成事务性工作后便告之大吉，缺乏对工作的总结思考和 和精力从事课题研究。 ［收稿日期】２０１０—０５—１７ —１１８一 柳靓南，尚庆为：关于高校教学秘书现状的思考与建议 ：）受高校现有的相关政策的限制 近年来，随着高等教育的发展以及教育教学改革的 不断深入，我国高等学校的教学管理水平得到一定程度 性，多数教学秘书只是接受过简单的培训，在专业知识培 训方面，大多数没有机会系统学过有关教学管理方面的 专业知识。三是培训形式较为单一，主要是短期业务知识 培训班。教学秘书们普遍认为上述问题的存在原因在于 缺少培训制度和培训计划、缺少培训经费和学校和学院 领导不重视、不支持三个方面。由于缺少培训，教学秘书 上的提高，教育主管部门以及各高校在应对当前高等教 育发展的新形势，也采取了一系列的举措，有力地推动了 教学管理工作的深入发展。诸如教育部开展的高校教学 水平评估工作一定意义上强化了高校教学管理工作的重 要性。在这种环境下，宁波大学为了应对国家高等教育教 学改革要求以及市场竞争压力，提高教学管理水平，近年 教学管理方面的专业知识普遍不足，缺乏分析问题、解决 问题的能力，难以适应新时期教育发展对教学管理提出 的新要求。 来加强了教学管理改革创新的力度，特别是基于“平台＋ 模块”课程结构体系的人才培养模式的实施，大大提高了 教学管理工作的难度和教学秘书的工作量，客观上对教 学秘书的素质要求越来越高。 三、高校教学秘书队伍存在的主要问题 （＿一）队伍专业、学历、知识结构不合理，整体素质偏低 教学秘书是高校教学管理工作的一线管理人员，也 是各项教学政策、制度的执行者，其工作兼具行政管理和 专业管理双重属性，岗位非常重要且工作十分繁重，要保 质保量的完成这些工作，达到提高教学质量的目的，需要 教学秘书具有良好的职业素养和一定的专业知识和技 能，显然不是随随便便任何人都可以的做到的。教学秘书 整体素质不高，主要表现为以下几个方面：在学历或学位 方面，硕士及以上较高学历的人员很少，多数为本科学 历，还有相当一部分人员学历在大专及以下，大专及以下 学历中还包括部分高中毕业生或中专毕业生；在知识结 构方面，教学秘书群体大部分人没有学过教育管理学相 关专业，不少人所学专业与现有工作岗位关系不大。秘书 队伍的整体素质相对落后，难以满足现代教学管理对教 学秘书的要求，严重制约了教学管理水平的提高。 （－）队伍不稳定，人才流失严重 教学管理队伍的相对稳定，是保证各项教学管理工 作有序、高效进行的根本保证。目前高校教学秘书队伍很 不稳定，这种不稳定性主要表现在教学秘书的实际流失 率较大和心态不稳两个方面。从对教学秘书工作满意度、 改变职业倾向调查情况看，教学秘书人员普遍对本职工 作的满意度低，多数人不愿意继续从事教学秘书工作，有 转岗的倾向，说明整个教学秘书队伍的心态相当不稳。从 教学秘书对工作不满意原因以及转岗原囚调查情况看， 工作繁重、待遇低、工作没前途是三大主要原因。由于教 学秘书岗位工作繁重、待遇低、工作没前途，教学秘书普 遍不喜欢本职工作，不少多年从事教学秘书工作、素质较 高的人想方设法转向其他岗位，造成了教学管理人才的 严重流失。 （－）缺少培训，专业知识不足 为了更新教学秘书知识结构，提高教学秘书工作效 率和教学管理水平，必须有计划地对教学秘书进行培训。 从调查结果看，宁波大学教学秘书普遍希望接受岗位培 训，但实际上在教学秘书培训方面存在的问题是：一是大 多数教学秘书接受培训的机会很少。二是培训没有系统 （四）科研、创新能力不强 科研创新能力强弱是衡量一个职业群体业务素质高 低的标志，也是一个职业群体专业化发展程度的标志。从 上述对宁波大学教学秘书的调查结果看，教学秘书队伍 科研创新能力不强，大部分人没有科研成果，且创新的形 式较为单一，科研成果集中于一般学术论文，学术水平不 高；有小部分人虽然参加过科研项目，但研究课题仅限于 市级和校级，层次较低。教学秘书在科研创新方面受到课 题申请难、缺少科研时间、自身能力以及政策方面一系列 的制约，严重削弱了整个队伍的科研创新的能力。 四、加强高校教学秘书队伍建设的对策建议 一）提高认识，重视队伍建设工作 虽然国家教育部以及国内教育界专家、学者多次呼 吁加强教学管理队伍建设，但是实践证明，如果教学管理 队伍建设工作得不到高校管理者的重视，加强队伍建设 便得不到相应政策、资金保障，而教学秘书作为高校内的 “弱势群体”自身无力改变现状，这是教学秘书队伍发展 迟缓的根本原因所在。因此高校管理层要统～思想，改变 长期以来“重教学、轻管理”，对教学秘书“重使用、轻培 养”等错误观念，增强教学秘书队伍建设的责任感和紧迫 感，要像重视高校师资队伍建设和学科建设一样大力支 持教学秘书队伍建设。具体说来应抓好以下三个方面工 作：一是提高对教学管理工作重要性的认识。高校管理者 应从现代高等教育的发展规律以及高校长远发展的角度 出发，充分认识到高校教育教学质量的提高，不仅仅在于 教与学两个方面，教学管理也同样起到举足轻重的作用。 二是要给予教学秘书充分的重视和尊重。重视教学秘书 个人的物质需求和精神需求，从待遇、职称、地位等方面 关心广大教学秘书的切身利益，消除后顾之忧，才能充分 调动教学秘书的积极性和创造激情，并为吸纳人才充实 队伍做好铺垫。三是加强思想教育，培养教学秘书正确 的工作态度和从业意识。学校管理者应通过各种媒介， 对教学管理工作的发展形势、科研成果、模范人物等内 容进行大力宣传，更新教学秘书的教学管理理念，培养 教学秘书敬业爱岗、乐于奉献、吃苦耐劳和精益求精的 职业精神和创新精神。同时，要充分发挥模范人物的榜 样作用，使教学秘书看到教学管理岗位一样可以做出非 凡成绩，从而激发教学秘书的职业自豪感和工作创新积 极性。 （－）Ｊｊ￣快推进教育职员制改革 一１１９— 商业经济第２０１０年第７期 ＳＨＡＮＧＹＥ ＪＩＮＧＪＩ Ｎｏ７。２０１０ ．长期以来高校的管理人员一直没有自己独立的管理 得教育规律的专业人员来从事各项管理工作。教学管理 系列，高校对管理人员的管理通常既按照专业技术人员 兼行政管理与学术管理，本身属于一门管理科学，就不能 管理模式，又同时套用国家行政模式，每个管理人员既有 行政职务又有专业技术职务，都是“两条腿走路”。因行政 职务中领导岗位有限，管理人员往往需要花大量的时间 不需要专门人才去研究、去实践，去创造出更科学的管理 模式。但在我国很长时间以来，教学管理一直在经验管理 模式与行政管理模式的主导之下运作的，管理的专业性 一用于准备高一级专业技术职务的申请，很多研究的内容 质的提高产生极大的负面影响。 直没有受到应有的重视。当前随着高等教育的大发展、 与本职工作毫无关系，这对管理人员队伍建设和整体素 大调整，致使简单的行政干预以及经验主义的产物难以 应付高校教学管理复杂多样的事务，科学的管理也就呼 之而出了。而要进行科学、规范的管理，就需要有一批专 业管理人员从事教学管理工作，因此秘书队伍专业化是 高校教育职员制度是借鉴国外先进经验，根据我国 的实际，依法专门为高校职员设计的人事管理制度，即把 高校职员从校级领导到一般管理人员作为一个区别于教 学与科研人员、工勤人员的独立系列。［习教育职员制的 具体内容包括各级职员的岗位设置、岗位职责、任职条 件、聘任、考核、培训及相关待遇等。其目的在于：通过建立 因事设岗、按岗聘任、能进能出、能上能下的用人机制，充 分调动管理人员的积极性、创造性，激励管理人员提高管 理水平和履行相应职责的能力，建设优化、精干，高效的 高等学校管理人员队伍，提高学校的管理水平。实行职员 制度以后，管理人员能够清楚地了解自己所处的等级、升 迁的途径和目标，这样既可以激励其完成自己的本职工 作，又能够促使其保持活力，提高进取心，使那些没有担 任领导职务，但真正有能力、有水平的管理人员可以通过 自己的努力进入高级职员等级，一样拿到相应的待遇，实 现自身的价值。 （三）进一步完善绩效管理系统和薪酬管理制度 建立科学规范的绩效管理系统。所谓绩效管理系统， 是指建立绩效标准，据以评价员工的绩效。绩效管理是人 力资源管理的基础环节，为人员的奖励、晋升、晋级、培 训、调资等提供科学客观的依据。有效的绩效管理可以使 各个岗位明确工作目标，对员工的业绩做出客观公正的 评价，并将绩效考核结果与薪酬水平挂钩，使不同岗位的 优秀人才均可获得丰厚的绩效奖金和工资，有利于使教 学秘书更好地安心本职工作，激发高校教学秘书队伍的 活力和创新精神，从而实现高校管理队伍的全面和自在 的发展；有利于发挥高校教学秘书队伍的自主性，使他们 能够在既定的组织目标和自我考核的体系框架下，自主 地完成任务，并能同时实现高校发展目标和管理者的个 人发展目标；有利于促进高校管理队伍的自我学习和自我 提高，从而拓展他们的知识与技能，具备一种终生就业的 能力。 （四）促进教学秘书队伍专业化发展 在知识经济时代，专业化己成为各行各业发展的必 然趋势。因为知无涯而生有涯，一个人什么都想干，只能 是唯有精其一技者，方能在其耕耘的领域有丰硕的收获。 在高等教育大众化阶段，行政权利的作用日益突出，高校 的管理活动主要由专门的管理人员来承担；在普及高等 教育阶段，各类管理专家将成为高校管理的主要力量。随 着我国大众化高等教育阶段的到来，高校出现了规模化、 多样化和跨国化发展的趋势，新型教育模式不断出现，使 得高校管理工作更加复杂化和专业化，这就需要大批懂 一１２０－ 我国高等教育发展的必然要求。教学秘书队伍专业化发 展的目的在于培养一批懂得教育理论、擅长管理的教学 管理干部，随着专业化程度的提高，教学秘书队伍的工作 效能和创新能力将会不断提高，大大推进教学管理工作 的科学化、规范化。专业化产生的显著成效，必然会令人 们对教学秘书刮目相看，从而有利于提高教学秘书待遇 和地位，增强职业的吸引力，使更多优秀的人才加入到教 学秘书队伍中来；而大量优秀人才的加入，又会反过来促 进教学管理专业技术知识的深入发展，加速教学秘书队 伍专业化的进程。 （五）改进工作设计，增强职业吸引力 众所周知，工作各有不同，有些工作比较繁琐、沉闷， 几乎没有人喜欢干，即使优厚的薪酬未必能够留住优秀 的员工；有些工作则更有趣，也更有挑战性，多数人喜欢 干，即使薪酬一般依然能够留住一些优秀的员工，这说 明，薪酬不是决定员工流动性的唯一因素。本文的调查结 果显示，教学秘书对工作不满意的首要原因是“工作繁 重”，这一事实直接导致了大量教学秘书纷纷转岗。教学 秘书作为一种职业，如果不受欢迎，必然导致人才流失， 失去发展的人才基础。当前，随着我国经济的感受工作带 给你的高满意度以及工作和私人生活问的恰当平衡。一 句话，匹配得当的职业是那种会令你产生一种积极的自 我概念，诱发你去做你认为很重要的工作，并使你过上所 渴望的那种生活的选择。”因此，加强教学秘书队伍建设， 必须采取有效措施，改变基层教学管理工作繁重、无趣的 现状，增强职业吸引力，吸引并留住技能娴熟的优秀员 工，稳定教学秘书队伍。本文借鉴人力资源管理和组织行 为学相关理论，建议从以下几个方面改进教学秘书工作 设计，以增强教学秘书职业吸引力。 【参考文献】 ［１１陈文贵，杨玉林．教学秘书在高校教学管理工作中的作 用及队伍建设［Ｊ］．天津职业技术是反学院学报，２００２（４）： ４１—４４ ［２］林征．论高校院（系）教学秘书工作的定位及功能【Ｊ］．福建 商业高等专科学校学报，２００６（３）：ｌ１４一ｌ１６． ［３］ｔ诚怡．关于做好高等学校教学秘书工作的几点思考 ［Ｊ］．黑龙江高教研究，２００４（３）：９５—９６ ［４】姚美红．高校教务管理人员心理不适的原因及解决对策 【Ｊ］．教育探索，２００６（１）：１０３—１ｏ４ 【责任编辑：潘洪志】