简论高校教学秘书的专业化

２００６年９月　河北科技师范学院学报（社会科学版）　Ｓｅｐ．２００６　第５卷第３期　ｊｏｕｒｎａｌ　ｏｆ　Ｈｅｂｅｉ　Ｎｏｒｍａｌ　Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ　ｏｆ　Ｓｃｉｅｎｃｅ＆Ｔｅｃｈｎｏｌｏｇｙ（Ｓｏｃｉａｌ　Ｓｃｉｅｎｃｅ）　Ｖｏ１．５　Ｎｏ．３　简论高校教学秘书的专业化　高　华，李华闻，洪爱云　（河北科技师范学院外语系，河北秦皇岛０６６００４）　摘要：高校教学秘书专业化是教学管理改革与发展的时代潮流，教学秘书的专业素质是教学秘书专业化发　展的核心。教学秘书专业化发展要适应教学秘书高学历化和能力复合化的要求。只有教学秘书专业化水平　的不断提升，才能保障高质量的教学管理水平。　关键词：高校教学秘书；专业化；专业素质；专业化发展策略　中图分类号：Ｇ６４７．２　文献标识码：Ａ　文章编号：１６７２－７９９１（２００６）０３—００７７—０４　Ｂｒｉｅｆ　Ｄｉｓｃｕｓｓｉｏｎ　ｏｎ　ｔｈｅ　ｐｒｏｆｅｓｓｉｏｎａｌｉｚａｔｉｏｎ　ｏｆ　Ｔｅａｃｈｉｎｇ　Ｓｅｃｒｅｔａｒｉｅｓ　ｉｎ　Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｉｅｓ　Ｇａｏ　Ｈｕａ，ＬＩ　Ｈｕａ－ｗｅｎ．Ｈ０ＮＧ　Ａｉ—ｙｕｎ　（Ｄｅｐａｒｔｍｅｎｔ　ｏｆ　Ｆｏｒｅｉｇｎ　ｌａｎｇｕａｇｅｓ，Ｈｅｂｅｉ　Ｎｏｒｍａｌ　Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ　ｏｆ　Ｓｃｉｅｎｃｅ＆Ｔｅｃｈｎｏｌｏｇｙ，Ｑｉｎｈｕａｎｇｄａｏ　Ｈｅｂｅｉ　０６６００４，Ｃｈｉｎａ）　Ａｂｓｔｒａｃｔ：Ｔｈｅ　ｐｒｏｆｅｓｓｉｏｎａｌｉｚａｔｉｏｎ　ｏｆ　ｔｅａｃｈｉｎｇ　ｓｅｃｒｅｔａｒｉｅｓ　ｉｎ　Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｉｅｓ　ｉｓ　ｔｈｅ　ｔｉｍｅｓ　ｃｕｒｒｅｎｔ　ｏｆ　ｔｅａｃｈｉｎｇ　ｍａｎ—　ａｇｅｍｅｎｔ　ｒｅｆｏｒｍ　ａｎｄ　ｄｅｖｅｌｏｐｍｅｎｔ．Ｔｈｅ　ｐｒｏｆｅｓｓｉｏｎａｌ　ｑｕａｌｉｔｙ　ｏｆ　ｔｅａｃｈｉｎｇ　ｓｅｃｒｅｔａｒｉｅｓ　ｉｓ　ｔｈｅ　ｃｏｒｅ　ｏｆ　ｔｅａｃｈｉｎｇ　ｓｅｃｒｅ—　ｔａｒｙ　ｐｒｏｆｅｓｓｉｏｎａｌｉｚａｔｉｏｎ．Ｔｈｅ　ｄｅｖｅｌｏｐｍｅｎｔ　ｏｆ　ｔｅａｃｈｉｎｇ　ｓｅｃｒｅｔａｒｙ　ｐｒｏｆｅｓｓｉｏｎａｌｉｚａｔｉｏｎ　ｍｕｓｔ　ａｄａｐｔ　ｔＯ　ｔｈｅ　ｎｅｅｄ　ｏｆ　ａｄｖａｎｃｅｄ　ｅｄｕｃａｔｉｏｎａｌ　ｂａｃｋｇｒｏｕｎｄ　ａｎｄ　ｔｈｅ　ｃｏｍｐｌｅｘ　ａｂｉｌｉｔｙ　ｏｆ　ｔｅａｃｈｉｎｇ　ｓｅｃｒｅｔａｒｉｅｓ．Ｔｈｅ　ｐｒｏｍｏｔｉｎｇ　ｃｏｎｔｉｎｕｏｕｓｌｙ　ｏｆ　ｔｈｅ　ｌｅｖｅｌ　ｏｆ　ｔｅａｃｈｉｎｇ　ｓｅｃｒｅｔａｒｙ　ｐｒｏｆｅｓｓｉｏｎａｌｉｚａｔｉｏｎ　ｃａｎ　ｇｕａｒａｎｔｅｅ　ｔｈｅ　ｔｅａｃｈｉｎｇ　ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ　ｌｅｖｅｌ　ｏｆ　ｔｈｅ　ｈｉｇｈ　ｑｕａｎｔｉｔｙ．　Ｋｅｙ　ｗｏｒｄｓ；ｔｅａｃｈｉｎｇ　ｓｅｃｒｅｔａｒｉｅｓ　ｉｎ　ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ；ｐｒｏｆｅｓｓｉｏｎａｌｉｚａｔｉｏｎ；ｐｒｏｆｅｓｓｉｏｎａｌ　ｑｕａｌｉｔｙ；ｄｅｖｅｌｏｐｍｅｎｔ　ｓｔｒａｔｅｇｙ　ｏｆ　Ｄｒｏｆｅｓｓｉｏｎａｌｉｚａｔｉｏｎ　教学工作是学校的中心工作，是涉及多因素、　人才专业化的要求越来越高。一种职业能否被称　多层次、多部门的系统活动，要使整个系统活动正　为专业是由与职业性质相关的综合性要求决定　常有序的进行，就必须对其实行科学有效地管理。　的。一般认为这种综合性的要求主要表现在三个　高校教学秘书工作是教学管理系统中不可或缺的　方面：第一，职业活动必须依赖专业的理论知识和　环节，高素质的教学秘书队伍，是高质量教学管理　专门技能；第二，作为专业的职业要有明确的职业　的一个基本条件。因此，教学秘书队伍专职化、专　标准和规范，要遵守职业道德，维护服务对象的利　业化，是既保证教学管理水平正常发挥，又保障教　益；第三，作为专业的职业在本行业内具有专业性　学活动卓有成效地开展的一个决定性因素。　的自主权。高校教学管理工作要规范有序、科学　一高效，需要一支高素质的从事教学管理和教学管　、高校教学秘书专业化是教学管理　改革与发展的时代潮流　理研究的专业化的教学秘书队伍。　高校教学秘书从事教学行政管理，即教学管　当前我国高等教育正从精英教育向大众教育　理，是对教学计划实施过程中的常规管理，包括教　过渡。很多高校都建立了与学校规模扩大相适应　学运行管理、教学例行管理和教学档案管理，它的　的高效、有序的教学管理体系，使教学管理向信息　主要目的是对高校教育资源和辅助教育资源实施　化、现代化、专业化发展。　最优配置和最大效益使用，维持正常的教学秩序。　（一）高校教学秘书专业化是新时期教学管　高等学校教学秘书工作不同于一般的行政管理工　理的必然要求　作，是一项科学性、知识性和实践性很强的工作；　随着经济和社会的进步与发展，社会对各类　高等学校的教学秘书是秘书队伍中的一个特殊群　收稿日期：２００４—１１—１９；修回日期：２００５—１２—０９　作者简介：高华（１９６７一），女，主要从事教学管理研究。　维普资讯 http://www.cqvip.com

河北科技师范学院学报（社会科学版）　第５卷　体，与其它社会部门的各类秘书相比其服务面较　窄，但由于教学秘书是教学管理的执行者，教学秘　书工作具有涉及的知识面广、综合性强等鲜明的　特点，教学秘书素质的高低直接影响到高等学校　管理的整体水平。作为高校教学秘书，不仅要系　统地掌握教学管理的知识，还要熟悉学校关于教　学管理的各项规章制度；不仅要熟悉掌握本部门　的教学特点，还要了解相关部门的教学特点；不仅　要具备较为扎实的现代教育学和现代管理科学知　识，而且要具备一定的哲学、系统科学、社会学、心　理学知识，更重要的是要具备一定的计算机知识　及其操作技能。教学秘书应该是有知识，有学问　的人，是有道德，有理想，有专业追求的人；应该是　高起点的人，是终身学习，不断自我更新的人；应　该是懂专业，懂教学，是管理专家，是高学历、高素　质、复合型的“通才”，具有像医生、律师一样的专　业不可替代性。　（－－）高校教学秘书专业化是提高其职业声望　的关键所在　职业声望，是人们对一种职业的总体评价。　它不仅与一种职业所固有的特征有关，更主要的　是与人们对这种职业所具有的特征的认识有关。　首先，一种职业声望的高低与人们对这种职业的　社会重要性的认识有关，愈是容易被人们认为对　社会维系和发展具有重要作用的职业，获得高声　望的机会愈大；其次，与从事这种职业的人所崇尚　的职业道德有关，愈是需要体现公正、仁爱和献身　精神的职业，获得高声望的可能性愈大；再次，与　从事这种职业的人应受到的教育程度、获得的经　济收入有关，教育程度和经济收入愈高，获得高声　望的机会就愈大。　高校教学秘书是高校教学管理各个环节中最　基层的实践者、管理者、服务者和信息反馈者，也　是连接教学主管部门、主管领导和教师等工作人　员之间的桥梁。如果一个高校（或院系）教学秘书　的工作出现闪失，教学管理就可能造成一定的混　乱局面，或者上情不能下达，信息不能及时反馈；　或者领导与成员之间不协调，教师情绪受到影响，　教学质量下滑等等。因此，高校教学秘书的工作　在教学管理中具有非常重要的作用。　高校教学秘书工作的特点要求教学秘书具有　较好的职业道德。高校教学秘书的工作具有随机　性、时效性、零碎性、多面性、情感性的特点，这就要　求教学秘书要具有一定的牺牲精神、较高的工作效　率、旺盛的工作热情、妥善处理矛盾的技巧、公正平　等地对待各成员的心态。由此可见，教学秘书在教　学管理中具有重要的别人无法替代的作用。但是，　由于教学秘书工作没有引起人们足够的重视，在政　治待遇、利益分配和评定职称方面存在一些不合理　的现象，使得教学秘书没有得到应有的职业声望。　只有正确认识教学秘书工作的性质、地位、职能和　任务，不断提高其专业化水平，才能发挥其在稳定　教学秩序、深化教学改革、提高教学质量、服务师　生、全面推进学校发展中的积极作用。　二、高校教学秘书的专业素质是其专　业化发展的核心　教学秘书专业化是指教学秘书经过严格的人　才选拔和积极主动的学习与研究，通过教育管理活　动的实践与探索而逐渐成长为一名专业人员的发　展过程。时代在迅猛前进，知识经济、办公自动化　技术、信息高速公路浪潮让人应接不暇，高校教学　秘书如果还是传统型、粗放型、经验型的管理理念　和管理模式，将无法适应高校教学管理的需要。要　真正适应新时期的教学管理工作对教学秘书提出　的更高要求，教学秘书必须具备高尚的职业道德、　健康的心理、积极向上的进取精神、民主法制和服　务意识等五项基本素质。具有现代教育观念和管　理理念、合理的知识结构和广博的学识、敏锐的信　息意识、善于综合管理协调的技能等四项专业素　质。具备计划能力、教学评估能力、信息技术应用　能力、组织协调能力、创新能力、管理科研能力等六　项能力。其中专业素质是关键性支持因素。　（一）教育管理专业化理念是教学秘书专业化　发展的根本　高等教育要适应市场经济的转变，教育管理　水平也要适应高等教育的发展，教育管理是一门　科学，兼有技术性、学术性与行政性等多重性能，　教育管理的中心工作已经由教育进程管理扩展到　教育目标管理、教育质量管理、教育制度管理和教　育结果管理等全方位管理为主的体制上来。教育　管理专业化理念是保障高效有序的教学管理的前　提，教育科学研究能力是卓有成效的开展教学活　动的基础。教学秘书参与教学管理，教学工作评　价是宏观调控教学工作的重要手段，教学秘书在　教务处的指导下，协助系领导对课程设置的合理　性、教学计划的落实、修订、教师教学质量和学生　学习质量定期展开评价，开展教学工作评价时，要　维普资讯 http://www.cqvip.com

第３期　高　华等　简论高校教学秘书的专业化　明确目标，抓好基础，突出重点，坚持教学工作评　价经常化与制度化，实现教学工作与日常教学管　理的有机结合。市场经济的发展，高校改革的发　展促进使学校涌现大批新专业、新学科、新课程、　新的研究课题，作为教学秘书，就要结合自己日常　的教学管理工作，对教学管理中出现的新问题、新　情况运用现代化管理理念进行深入探讨，提出新　的对策以适应形势的变化，创造性地开展工作。　（二）合理的知识结构和广博的学识是教学秘　书专业化的基础　主观上，一个教师接触的知识是某一个专业　的专门知识，而作为教学秘书，接触的是自己所在　系及相关系的各个学科各门知识，如果对各科知　识不了解，就不能有的放矢地开展各项教学管理　工作。教学秘书应具备一般的教学知识；课程相　关知识；内容相关的教学法知识；关于学生及其特　点的知识；教育环境的知识；教育理论和社会、哲　学等知识。通晓教育学、心理学、管理学、教育经　济学、教育社会学等基本原理，掌握教育科学，懂　得教育规律，主动吸收、掌握和运用先进的管理知　识，练就准确的思考判断能力、科学新颖的预见力　与创造力，从而工作起来得心应手、游刃有余。　（三）良好的信息素养是教学秘书专业化的保障　教学秘书的信息意识是指教学秘书人员对高　校教学管理工作信息的感觉、知觉、情感、意志等　心理品质。具体表现为对教学信息是否具有特殊　的、敏锐的感受力和持久的注意力。信息是决策　和计划的基础，也是管理工作中组织和控制管理　过程的依据，它是管理诸对象间相互沟通联系的　纽带。注重信息的收集和分析、整理是新时期把　握时代脉搏和社会发展动态，主动适应社会发展　的需求不可缺少的工作手段。　２１世纪高校的教学秘书工作，将是一个知　识、信息高度密集的领域，系级教学管理在工作中　同样会接触大量的信息处理，这些信息的接收、传　递和处理，对系级工作的连续与调控具有很强的　指导意义。教学秘书所接触的信息基本上有以下　三类：一是通过社会调研，将所学课程在社会实践　中的运用情况及时反馈的信息，有效的调整教学　内容，以适应社会发展的需要；二是搜集与本校办　学有紧密联系的兄弟院校的信息，并和他们建立　信息交流，取长补短，以期达到最佳的社会效益；　三是有意识地、及时地、多渠道、多方位地收集、掌　握与教学、科研有关的信息，并从众多的信息中筛　选出有价值的信息及时向领导报送，以便领导了　解情况后做出科学的决策；而对老师来讲可以根　据这些信息及时增减教学内容，改进教学方法。　这对提高教学质量大为有益，也有利于领导、教师　与学生之间经常保持沟通，达到相互理解、相互尊　重、教学相长、团结一致办学的目的。同时，要努　力使信息工作智能化，即要对信息进行分析综合，　提出建议和对策，从而提高信息的使用价值，真正　发挥教学秘书参谋助手的作用。　（四）善于管理的技能是教学秘书专业化的具　体表现　教学管理工作是一项计划能力、协调能力、预　见能力、办事能力、管理能力、知识水平等诸方面　才能和素质的综合运用过程。教学秘书的教学管　理工作头绪繁多，工作量大，既有经常性的有规律　的程序性工作，也有不可预测的无规律的突发事　件；既有主动的有计划的工作，也有被动的领导交　办的ｌ临时性任务。这就要求教学秘书对教学管理　工作有一定的超前把握，对有关工作早考虑、早研　究、早动手，要突出工作的计划性、主动性、超前性　和针对性，要科学规划工作重点，做到长计划，短　安排，计划性和灵活性相结合，使教育管理工作的　水平在实践中不断提升。　高校教学工作的有序运行，需要各部门之间　的密切合作与相互协作，教学秘书要具有善于协　调沟通各个组织、各个部门以及人与人之间关系　的能力，处理问题时从多方面考虑，力求恰到好　处，及时疏通异议，妥善处理好交办和催办的各项　工作。同时，还应具有良好的“悟性”，即对事物的　认识具有辩证的思想和洞察力，能够较好地把握　事物的本质，思维敏捷，并较快地形成自己的见解　与方法，富有较强的独立工作能力，高质量、高效　率地配合各级领导完成各项教学管理工作。　教学秘书工作的主要内容是为教学中心工作　服务，为教师服务，为学生服务。教学秘书服务对　象的特殊性，增大了服务的难度。教学秘书经常　与职能部门、兄弟院系、主管领导联系，与全院师　生沟通，每天与人打交道，协调人际关系，其精神　面貌、工作作风，直接影响人们对所在学院的印象　和评价，影响单位的威信和声誉。教学秘书工作　只有保持积极向上的精神状态，不辞劳苦，知难而　上任劳任怨，才能维护单位的形象。　随着计算机在管理中的广泛应用，数据处理已　由数据单项处理过渡到数据综合处理，由单机单项　维普资讯 http://www.cqvip.com

８０　河北科技师范学院学报（社会科学版）　第５卷　向系统化、网络化发展，特别是校园网的建立以及　大量管理型软件的研制与应用，使高等学校的教学　（二）优化教学秘书的知识结构，提高教学秘　书的专业能力和水平　高校要把教学秘书参加学习、业务培训和进　管理逐步走向现代化、科学化，教学秘书必须转变　观念提高技能，摒弃传统的靠手工、靠经验进行教　学管理的模式，特别是对教学管理的内部静态信息　（系教学计划、教学Ｅｌ历、课时计划、教学大纲、科研　资料、已发表的教师科研论文、学生成绩表、学生获　奖名单、学生分配去向表等），必须利用现代化的管　修提高纳入到学校计划中，应该有计划地安排教　学秘书学习教育管理理论。特别是在教育教学改　革不断深人和新的教学管理体制下，教学秘书应　该掌握新的管理方法和现代高新技术的管理手　段。组织各系教学秘书参加业务知识培训班，根　理手段进行整理、归档，再将这些静态信息变成教　据具体情况，围绕高校改革发展的实际，精心确定　育学的具体的动态活动，从而保证教学活动顺利有　现代管理科学知识和教育教学管理的现状和前沿　序地进行和教学目的的实现，为各级领导的现实或　动态等学习内容。有计划地通过脱产进修、在职　将来的教学管理提供坚实可靠的依据。　培训、参观访问、专题辅导，固定业务学习日等方　三、教学秘书的专业化发展策略　法，使教学秘书掌握好工作所需的各种知识，以适　应专业要求，这是实现教学秘书专业化的核心。　高校教学秘书是高校教育资源和辅助教育资　（三）确立终身学习的意识　源的计划、组织、协调、使用、控制和监督者，他们　只有不断学习，教学秘书才能准确地把握教　的素质和管理水平直接影响高校教育资源最优配　学管理理念，才能准确把握现代社会的教学管理　置和最大使用效益，并对学校的改革与发展起着　发展规律，才能准确把握教学管理的运作模式，从　至关重要的作用　而做到有的放矢，游刃有余。教学秘书应注重自　（一）转变观念，重视教育管理工作，切实加强　身专业的主动发展，提高自身学习的主动性和自　教学秘书队伍建设　觉性，不断更新知识，习得先进的理念和技能，反　一流的高校，要有一流的师资队伍，同时建设　思自己的工作，不断提高教学管理水平，发挥教学　一支精明强干，熟练掌握和运用高等教育规律的　秘书队伍自我完善的能力，使其队伍建设更具自　专业化教学秘书队伍，也是办好一所大学必不可　觉性、长期性和专业性。　少的条件。教学秘书在高校教学管理中具有重要　综上所述，当今社会是知识信息社会，共享资　的别人无法替代的作用。因此，各级领导必须予　源越来越多　，各个领域的新思想、新方法、新技术、　以相当的重视，对教学秘书的工作给予极大关注。　新手段层出不穷，传播渗透迅速。教学秘书应该　改变以往不管学历高低，能力大小，素质好坏都能　放开眼界，突破陈规，勇于探索，不断更新和完善　干的思想，要把教学秘书队伍建设提升到与教师　自我，学习和借鉴发达国家和中国发达地区高校　队伍同等重要的地位来抓，制定与教师队伍相配　管理的先进经验和技术，结合本校本单位的实际　套的管理队伍建设规划。要像培养学科带头人那　情况，在各自岗位上刨新实践，朝着管理规范化、　样培养教学秘书，使他们成为精于管理、懂得教育　现代化，自身发展专业化的目标努力。　的专业化管理专家。　参考文献：　［１ｌ陈文贵，杨玉林．教学秘书在高校教学管理工作中的作用及队伍建设口］．天津职业技术师范学院学报，２００２．（１２）：４１．４４．　［２］张敏．浅谈如何做一名合格的高校教学秘书［Ｊ］．湖北师范学院学报（哲学社会科学版），２００３，（２）：１０３．１０５．　［３］谢芸，游佩琳．浅谈高校教学秘书的基本意识［Ｊ］．无锡商业职业技术学院学报，２００３，（９）：１７—１９．　［４］桑玉军．高校教育管理新理念：教育管理专业化［Ｊ］．佳木斯大学社会科学学报．２００３，（８）：６２．６３．　［５］庞雪群．对我国教师职业声望地的原因及对策的思考［Ｊ］．广西师范学院学报（哲学社会科学版），１９９７．（４）：１０５．１０８．　Ｆ６］段玉珍．重视高校教学秘书工作，加强教学管理［Ｊ］．高教论坛，２００４．（１２）：１５１．１５３．　（责任编辑：戚桂琴）