新媒体背景下高校档案信息化建设研究

新媒体背景下高校档案信息化建设研究

文/周爱芳

新媒体（NewMedia），是相对于报刊、广播、电视等传统媒体而言所发展起来的新媒体形态。新媒体主要包括网络媒体、手机媒体以及数字电视等。新媒体是借助电脑、手机以及互动电视等载体进行信息互动式传播，使得传统信息资源具有了时空虚拟性、资源共享性、交往互动性和传播开放性的显著特点。

相对于传统媒体，新媒体在信息化建设和运行过程中具有传播速度快、建设成本低、信息容量大、检索便捷化等特点。在新媒体背景下，利用计算机对高校档案信息进行加工、处理、存储和传输，有利于高校档案信息资源的整合、共享和利用。

一、新媒体背景下高校档案信息化建设面临的机遇随着手机、电脑、数字电视等新媒体技术已经普及到生活的各个方面，高校师生纷纷开通了微博微信，高校在日常教学和管理中也广泛应用了新媒体技术。在此背景下，高校档案在信息加工、整理、传输、应用等方面面临的形势都有了全新的变化，档案管理工作现代化、信息化和数字化也迎来了前所未有的发展机遇。

1.丰富档案管理的载体形式和传播方式。传统高校档

案管理主要以纸质、光盘等作为保管载体，信息传播主要依靠实物查阅，信息保管容量有限，费时费力，占用较大空间；信息传播单一，效率较低，缺乏灵活性。随着具有信息承载丰富性、传播开放性等特点的新媒体技术的出现及其在档案领域的应用，高校档案管理迎来了难得的发展机遇。如，运用信息技术、网络技术对高校档案进行加工、压缩、存储和传输，集文字、图片、影像于一体，真正让档案信息呈现出图文声立体效果。此外，新媒体技术不受时空因素制约，可以实现档案信息的全方位、全天候的接收和利用，突破了传统档案利用的种种物理性局限。如，将档案编研成果发布在自媒体微信或门户网站上，需求者可以随时随地下载应用，实现档案信息资源的互联共享。

2.拓宽档案管理展示平台和空间范围。传统媒体背景下，高校档案管理受物理载体和空间因素的制约，高校与

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兰台内外

高校之间的档案管理相对孤立，各成体系，档案信息资源交流闭塞，无法实现共享。新媒体的应用，在高校与社会之间搭建了一条“无障碍”通道。高校建立馆藏档案数据库，并将其与学校门户网站相链接，用户只需点击鼠标或者通过身份验证登录后即可查阅相关档案资料。新媒体在高校档案信息化中的应用打破了档案信息在传统媒体中的时空界限。此外，高校档案通过新媒体应用进一步提升了开放度，扩大了高校之间的交流，能够实时发布档案信息动态和编研成果，可以在微博、微信、新闻客户端等新媒体中展示最新研究成果，提高了高校档案的社会影响力。

3.提高档案管理服务质量和服务效率。档案的价值在于服务社会发展进步和满足群众的现实需要。传统的纸质档案管理及其服务的方式，主要依靠手工操作，效率低下，服务质量难以满足需要。新媒体技术的应用，进一步推进了档案管理信息化建设。借助数字技术实现对档案信息资源的加工、压缩、存储和检索，并借助新媒体平台快速地实现信息资源的传递和交流，能够实现在短时间里检索到所需要的档案信息资源，档案的借阅、归还以及应用程序等都更为简便，师生个体都可以成为档案信息的生成者、传播者和利用者，极大地提升了档案的信息利用效率。

二、新媒体背景下高校档案信息化建设面临的挑战新媒体背景下，高校档案信息化建设面临着诸多的挑战，究其原因主要在于新媒体时代高校档案信息化建设工作出现了诸多的转变：由传统的实体管理为主向以信息技术与实体管理融合发展转变、由传统的经验管理为主向专业媒体化管理为主转变、由传统的区域性管理向全方位网络化管理应用转变。

1.“管理理念”亟待转变。受传统思想和高校档案自身保密性质的影响，高校档案人员在档案信息化建设过程中，新媒体的接受和应用能力较弱。无论是管理人员还是具体的工作人员，大多只是将高校档案管理单纯理解为记录和保管好档案即可，工作简单，方式单一。这导致高校档案管理缺少必要的人、财、物的投入，新媒体在档案信

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档苑论坛

息化建设中的应用得不到足够的重视。此外，由于从事档案管理的人员年龄相对偏大，对新媒体不够熟悉，能够将博客、论坛、微信、微博、社交网站、数字电视、手机媒体以及网络媒体等应用于档案信息化建设中的凤毛麟角，导致新的信息资源和技术手段得不到充分利用和发挥，不能有效促进高校档案信息化建设的自主性和创新性。

2.“管理模式”亟待完善。新媒体时代，高校档案信息化建设和管理所面对的服务对象、方式、手段和内容都较传统媒体发生了巨大变化，高校档案管理模式更加多元化。在档案管理主体多元化、服务对象多元化、档案内容更加丰富的现实情况下，高校档案信息化建设的模式和手段也面临着许多新的挑战。传统媒体背景下的高校档案服务主要采取的是“重管理、轻利用、坐等上门”的被动式服务模式，馆藏的诸多信息资源无法向社会开放，也难以与其他领域或部门进行合作，宝贵的信息资源成为了“死档”，档案工作人员成为了高校档案名副其实的“保管员”。新媒体时代，要求广大档案管理人员，转变管理模式，主动做好服务，积极适应高校档案信息化管理的现实需要。

3.“管理人才”亟待加强。高校档案管理队伍，大多存在年纪大的多、年纪轻的少，女同志多、男同志少，学历低的多、学历高的少，知识结构单一的多、复合型人才少等“四多四少”和因人设岗的现象。传统档案管理主要依靠手工记录、整理和简单的计算机操作，对具体从事档案管理人员的信息技术要求较低。进入新媒体时代，随着网络、数字以及信息技术在档案管理领域中的应用日益广泛，高校档案信息化管理工作内容更丰富、分工更精细、技术要求更高，对从事高校档案管理的工作人员提出了更高的要求。

三、新媒体背景下高校档案信息化建设对策

新媒体时代，高校档案信息化建设既要从观念上及时转变，也要提升档案管理人员的综合素质，使其熟练掌握新媒体技术，还要积极应对新媒体时代高校档案信息化建设面对的新挑战，促进高校档案信息化建设与新媒体融合发展，打造现代化档案馆。

1.更新理念，树立新媒体档案观。要始终坚持新媒体

与档案信息化建设融合发展思路，确立新媒体档案观：在空间上，要突破“高校”物理空间藩篱的限制，要让高校档案信息化真正面向社会。在时间上，紧密结合新媒体技

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术的发展态势与传统档案之间的联系，做好新媒体与高校档案信息化建设的融合发展规划，立足当前，着眼未来。在内容上，要充分运用新媒体在信息传播方面的多元化、互动性、个性化、广泛性、数字化等特点，通过手机、电脑、电视等输出终端，向不特定对象传输语音数据、音频、视频等形态的档案信息资源。在管理方法和手段上，要突出档案信息资源的互动性和信息反馈，使高校档案服务多元化，把握新媒体时代高校档案建设和管理的主动权。

2.转变模式，加强新媒体基础建设。一是建立权威的新媒体应用平台。例如，建立专门的档案门户网站、微博或微信公众号，将其作为日常档案信息资源发布或展示的官方平台。这些平台建设要具有权威性、针对性，要组织专门人员进行管理和维护，开发出符合师生以及其他受众群体需要的档案信息资源，使其成为能够满足大多数人获取高校档案信息资源的权威渠道。二是建立完整的高校档案数据库。应用新媒体进行高校档案信息化建设和管理需要完整的档案数据资源作为依托，否则新媒体应用就会成为“无米之炊”。一方面，要将馆藏的传统档案资源转化为计算机能够识别的数据信息，按照新媒体平台特点，做好数据信息与新媒体的融合。另一方面，要做好新媒体平台的维护和更新，确保新媒体采集、传播的档案信息资源能够及时、全面地展示高校所掌握的档案信息资源。三是加强高校档案网络化建设。快速、准确地获取到档案信息资源，需要做好网络收集，搭建“一站式”检索平台，运用数据共享和交换技术实现一定区域和范围内的档案信息资源共享。

3.提升素质，打造复合型人才队伍。一是加强职业道德教育。新媒体语境下，信息传输、收集具有碎片化特点，档案管理人员要热爱档案工作，明辨档案信息真伪，做到尊重档案、尊重历史，实事求是。二是提升业务素质能力。在加强档案专业知识学习的基础上，档案管理人员要更加注重新媒体技能的学习和应用，要熟练地将新媒体技术应用于高校档案信息化工作，为高校档案信息化发展插上快速腾飞的“翅膀”。三是加大人才保障力度。档案工作责任大，比较枯燥，高校要为从事档案管理的一线人员营造重视档案工作的浓厚氛围，提供必要的物质保障，出台相应的政策，鼓励档案从业人员大胆创新，不断提升高校档案信息化水平。

（作者单位：滨州市技术学院

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