采购流程详细步骤2

中外百汇商贸公司采购流程详细步骤

一、请购流程

○“物资采购计划单”的开立

(一)请购部门应依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立“物资采购计划单”，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经总经理审核后编号(由各部门依事业部别编订)，送采购部。

(二)需用日期相同或属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应以“物资采购计划单”附表，一单多品方式，提出请购。关注更多免费采购流程，采购管理，合同范本，销售管理，销售技巧。

(三)紧急请购时，由请购部门于“物资采购计划单”\"备注栏\"注明原因，送采购部并提醒注意。

○免开“物资采购计划单”部分

(一)下列总务性物品免开“物资采购申请单”，由董事长批准委托办公室办理，其列举如下：

1. 贺奠用物品：花圈、花篮、礼物等。

2. 招待用品：饮料、香烟等。

3. 书报(含技术性书籍及定期刊物)、名片、文具等。

4. 打字、刻印、报表等。

(二)零星采购及小额零星采购材料项目。

附注：

（1） 各部门要以半月为周期制定物资需求计划，经部门主管核批后，报呈总经理批准。

（2） 各部门要在每年12月15日之前做好下一年度的物资需求计划，亦经部门主管核批后，报呈总经理批准。

（3） 对于紧缺、急用物资，应至少提前2日、持总经理核批后的 “物资采购申请单”与采购部取得联系，以便及时备货、保证使用。

（4） 尽量避免当日使用，当日采购，一定要做到提前采购。

二、物资采购管理

（一）由总经理批准的计划单下达给采购部。

（二）采购部持计划单或临时采购计划逐一核对库存，然后根据计划与库存情况，填写 “物资采购申请单”，部门经理核签后转总经理（附 “物资采购计划单”）审批。

（三）采购部按总经理审批后物资采购申请单进行采购程序。

三、采购程序

（一）比价、议价

1、 采购员在采购时对同一种商品应至少比价三家以上。

2、 采购员通过电话、传真“询价单”、E—mail、实地考察等方式进行寻价、比价、议价。

3、 采购员要如实、认真、工整、逐项填写“比价表”，不得虚填，不得空项，无法填写的应在“备注”栏内注明。

4、采购员将比价结果，连同书面分析报告即时随时转交部门经理。

5、部门经理对比价表核价、审查完毕后签字确认，呈总经理审核批准后复印一份交采购部。原件整理存档。(此条仅对重要原材料或是数量金额较大的订单)

(二)根据比价、议价结果选定合适的供方,采购员需要求供方提供税务登记证、营业执照、机构代码证等,便于合格供应商的评定.

(三)每次采购都需要有本公司采购订单或供方拟定合同,便于管理和保护本公司利益.采购订单包括采购物品规格数量、总价、付款方式、运输方式、到货时间、包装标准、验收方法、开票资料、违约责任等

注:1.如果需提供样品的,采购部需发样品订单 (具体条例参看第四条样品采购程序)

2.付款方式,采购员要与部门经理商议后决定;对于首次合作或是金额较大的订单,由部门经理与董事长、总经理商议后再通知采购员办理.款到发货的需填写“办款申请单”交由董事长审批。

(四)订单由双方盖章回传后,采购员开始实行订单事项,并对采购物品进行跟踪,直到采购物到公司仓储,并落实质检单及发票情况

(五)到货之前,采购部应提前一到两天通知仓储准备安排装货位置,并由仓储通知质检部门提前做好化验准备.

(六)货到公司厂门,门卫应及时准确通知采购部,然后由采购部通知仓储,仓储再通知质检安排抽样化验.抽样后需要过磅的,由仓储部门安排人员随送货方同去.

(七)质检结果合格后通知仓储,由仓储安排卸货;卸货时,仓储通知采购部,由采购部安排送货方确保其不得随意在车间、仓储走动

注:若质检结果不合格,质检部出具 “特采申请单”,由仓储及时通知采购部,采购部经理根据具体情况安排该供方进行退换货事宜.若由特殊情况,则由采购部经理填写“特采申请单”交由总经理审批后降价或降级使用.

(八)卸货完毕,由采购部确认数量、质量无误后,负责办理出门证或是按订单负责办理运费或是货款.

(九)采购部负责在采购“日常登记表”上记录当日到货情况,及时把采购过程中未完成

事项处理好,诸如:发票、月或季结算货款等.

(十)办理入库手续.按照单项业务跟踪负责的原则,由负责该项采购过程人员携本次采购发票到仓库办理入库;部门经理可以安排采购员负责办理入库.按《出入库制度》办理.

（十一）办理入库之后，负责该业务的采购员将入库单及发票交至董事长审批。

二、采购部工作流程说明

1．内部流程：

1、 ○1．针对公司常规、常用物料的采购：仓库必需做到其库存报表准确无误，如涉及仓库所提供的数据与库存实物不相符，应严查其过失，并视情况仓库负责人承担其相应责任。在接到仓库或需料部门填写的采购申请单后，其申请采购物料人所填写的采购申请单，需有申请人、部门负责人的签名方为有效。在接到有签名其全的申请单后，采购员对采购申请单的内容进行审核、汇总与报批，获批后编制采购作业计划进行采购。在下达的采购订单中，需依次有采购员、采购部负责人、工程部相关负责人、总经理等的签名，其签名完成一致审核后，向供应商下达采购订单，并督促供应商尽快签字落实交期回传订单，以保证该订单的有效性。回传订单需复印为一式贰份，分别交由仓库和财务，采购部同时保留供应商回传的一份订单，以销单和催促交货作为依据。

在订单交期中，采购员需至少要保持在订单交期前有两次以上与供应商沟通了解订单情况，以便随机作出相应调整。在订单到期日，如货还未入库，或在前期沟通中，有变化影响到交货日期，采购员需第一时间与部门负责人进行汇报。部门负责人可视情况向上反映。

当所采购物料到库后，仓库需对所有货物一律开箱验收，发现问题及时与采购部联系，尽早解决，并及时通知品管部。如货物通过品管部门的检测，则采购员督促仓库尽快办入库，并对仓库所办的入库单与订购合同的合同编号、物品、型号、数量、单价进行核对，确保以上项目均核对无误后，签名认可。如所交货物未通过品管部门的检测，则在拿到品管部门的品质检测单后，依据品质检测单与供应商沟通进行退、返修货处理，直致配合品管部此货通过检测为止。在供应商交货通过检测，仓库办入库无误后，对有账期的供应商，则配合财务部进行账期管理，作好到期应付款的付款申请工作，并进行销单处理。如没有账期需即时办付货款的，采购员需依据仓库所办的入库单（核单流程同上），供应商的送货单、收据办理付款通知单即时交于财务，安排财务付款。

○2．针对非公司常规、常用物料的采购：其申请人不但需要出具相同资质的申请单，同时还需要出具其要采购物料的附带文件说明，其附带文件需标明其申请采购物料的特殊性、用途、参数、规格等物料详细地明细。

○3.新品的导入或常规产品的更改：凡公司新导入的产品，从产品样品、包装、配件、包装起等，到无论外观、工艺、材料、设计风格等，均由工程部首先提供样品或出具书面通知联络单，相关部门依照此样品或书面通知单进行流程操作，如下单、收、验货。如涉及产品或产品包装因不同原因需要进行更改的，同样首先需由工程部出具书面更改通知，相关部门照此通知执行。

○4.订购单审核：采购员除对仓库所办的入库单与订购合同的合同编号、物品、型号、数量、单价进行核对外，还需明确清楚的掌握所下订单有哪些物品还未交，及各物品的交货型号、交货日期与交货数量等均要了如指掌。并对仓库各物品的实时库存与实际库存数量要十分清楚。

2．外部流程

○1.订单交货流程：在下达完采购订单后，采购员需保存好供应商回签的采购订单。并不定期地、视库存情况、供应商交货信誉等各方面因素，督促其按时、按量、保质交货。当遇库存告急或特殊情况下，还需及时地与供应商沟通，让其协住提前交货。

○2.新品导入与供应商开发流程：在开发新的供应商前，应对供应商的注册资料、工商记录、效益规模、人员状况等真实性进行调查和评估。如有可能，还可以通过第三方或其它途径对其资信状况进行了解，尽可能得筛选出符合公司所需求的供应商。其流程应遵丛以下原则：采购询价—估价—比价—议价—商务条款评审—定价—打样—小批量试样—纳入供应商体系。

询价：应做好前期准备工作，如所采购物品的用途、特性、定位；采购数量；结款方式等。

估价：对所将要采购的物品按当前市场行情、供应情况、技术性等进行估价。

比价：至少需经过严格筛选后符合公司供货要求，三家符合要求以上供应商的价格比较。

议价：议价是一个勘察和交易的过程。包括计划、谈判、总结、分析、让步等。

商务条款评审：在同供应商进行磋商后，应作好比较记录，主要考虑质量、价格、包装、交货日期和付款条件、运输方式、配合度等方面考虑。

定价：在货物及服务质量相同的情况下，原则上选择报价最低的供应商，只有在特殊

情况下，如价低者品质有问题，方可选择报价较高的供应商，但必须详细说明原因，以便日后参考（最终定价以总经理审批为准）。

打样：按所需采购物品的要求，如外观、尺寸、功能、颜色等进行打样，并最终双方签样确定，以作为批量采购时按样品收货、验货；或作为批量采购后物品存在争议时作为依据。

小批量试样：当所打样品经双方签样确认后，为了防止某些特殊性：如产品稳定性、技术参数等情况在试样过程中没有发现，可先小批量采购。

当批量采购后，如所选择供应商在此过程中交期、品质等各方面被公司认可，可纳入供应商体系，作为公司正式的供应商。

○3.供应商维护与协调：要经常与供应商进行有效沟通，掌握供应商的原材料采购情况、库存情况、生产情况、交货情况、品质情况、人员流动情况等，并定期地到供应商工厂进行实地考证，据此实时地做出采购调整和采购分配。对异常产品与供应商进行协商，督促其改善品质和退、返修货处理。