汝南县第二人民医院
关于印发接待制度、流程的通知
迎接上级领导来院检查指导工作，邀请专家学者到院进行学术与管
理指导，接待兄弟单位来院参访或进行学术交流，均属于医院正常且是必须进行的一项公务活动，同时也是展示医院形象,相互交流与学习的良好机会.为了树立医院的良好形象，接待好各方面的领导与嘉宾，本着“热情周到、真诚礼貌、细节到位、厉行节约、统一管理\"的原则，制定汝南县第二人民医院接待制度、流程与执行表格，由医院办公室负责实施及监督执行。 一．接待制度
1. 医院办公室为全院接待工作的统筹协调部门，负责接待工作的安排和管理。
2。 办公室负责拟定来宾的接待计划,协调相关部门落实接待任务, 提供后勤保障服务。
3. 医院各部门和科室在接到上级来院检查指导工作或来访预约 后,须报院办公室，并协助拟定接待计划,需医院领导出面、办公室协调的重要接待应提前1天告知。未予通知但办公室知晓的，应及时联接接洽人员及分管领导询问接待事宜的安排情况。
4。 办公室在接到医院领导通知或相关单位来访预约时，要详细了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在此基础上拟定接待计划，排出日程安排表，安排接待标准。
5。 办公室要根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。
6．对上级领导来院检查指导工作、知名教授与学者来院进行学术交流，兄弟单位来院参观（一般为10人以上的正式参观）须制作欢迎牌、指示牌、茶水等。
7. 重要庆典和大型活动要准备会场、领导席签、安排礼仪人员，
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并邀请新闻媒体和草拟新闻通稿,安排摄影摄像等.
8. 如需宴请，办公室要提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店,酌情安排酒水、香烟、用餐标准。
9。 如需留宿，办公室提前按接待标准预约好来宾下榻酒店，酌情在房间内准备相关资料和水果等。
10. 如需接送，办公室根据情况安排接待所需车辆。
11。接待工作完成之后，应及时总结工作中存在的问题，善于发现工作中存在的不足，敢于建议工作中需要改进的地方，力求做到精益求精，为医院发展贡献我们的力量。
二．接待礼仪要求
1．仪表:面容清洁，衣着得体. 2．举止:稳重端庄，从容大方. 3．言语:语气温和、礼貌文雅。 4．态度：诚恳热情，不卑不亢.
5．迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等候在医院门口或车站机场,接待人员引见介绍主宾时,要注意顺序.
6．接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。
7．过走廊时:通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意,并说“这边请”。
8．进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。
9．座谈时:客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人,先领导,后同事.
10．送客时：根据身份确定规格,若送至医院门口、汽车旁，招手待客人远去,方可离开。
二．来宾住宿安排要求
1．如医院需要给来宾安排住宿，接待人员应提前为客人准备好住宿,帮客人办理好一切手续并将客人领进房间，同时向客人介绍住处的服务、设施，将活动的计划、日程安排交给客人。
2. 将客人送到酒店后，接待人员不要立即离去，应陪客人稍作停留，热情交谈，谈话内容要让客人感到满意，比如客人参与活动的背
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景材料、汝南风土人情、有特点的自然景观、特产等。考虑到客人一路旅途劳累，接待人员不宜久留，让来宾尽早休息。
3。 接待人员离开住处时要留下联系方式，以便来宾能够随时联系到接待人员。
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2016年11月13日汝南县第二人民医院
接待工作前期工作流程
实施部门 办公室 流程编号 流 程 单元 节点 1 2 3 4 5 6
办公室 A 制定总体工作方案 参与协助部门 B 根据总体工作方案填写《汝南县第二人民医院接待工作安排表》 将总体工作方案与安排表下发到每一位陪同人员及每一个接待科室 根据实际需要可以要求相关部门协助做好接待工作 按照工作分工制定本项目的接待方案（含突发事件的应对措施）并上报院办公室 相对固定确认各部门接待工作人员，并进行必要的礼仪知识培训 跨部门的接待工作注意部门间的沟通和衔接 4
检查接待的准备流程
实施部门 指定接待部门 流程编号 流 程 单元 节点 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 负责接待部门 A 落实检查组成员名单（包括姓名、职务或职称、专业），检查的主要目的、主要内容、检查流程和检查方式等 分管领导 B 办公室 C 拟定接待方案及工作分工 报分管领导 同意 提前向参与迎检工作的陪同领导及相关人员发出通知，必要时召开迎检预备会布置相关工作 准备迎检的汇报材料及备检资料，通知受检部门做好相关准备 督促办公室落实迎检地点、水果、茶水、欢迎牌、座位牌、会场横幅、摄影人员等 按要求落实 根据检查需要确定接待流程、检查路线及陪同人员 确定参加意见反馈会的人员及时间 督促后勤科落实后勤保障工作 按要求落实 落实工作餐地点、菜单、酒水、陪同人员等 5
检查接待中的工作流程
实施部门 指定接待部门 流 程 单元 节点 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 负责接待部门 A 根据检查组的要求确定是否派车迎接检查组 提前到门口迎接检查组 介绍主要陪同人员及致欢迎辞 听取检查组的介绍及检查要求 迎接人员 医院领导 B 听取反馈人员 C 流程编号 根据检查要求和检查接待方案安排相关人员陪同检查 听取意见反馈 安排检查人员及陪同人员进行工作餐 送走检查组 将检查中反馈的结果向医院领导汇报和相关部门通传 制定整改措施并监督落实 必要时向检查部门汇报整改措施及整改结果 6
访问接待的准备流程
实施部门 指定接待部门 流 程 单元 节点 1 2 3 4 5 6 7 8 9 负责接待部门 A 落实来访人员名单（包括姓名、职务或职称、专业，必要时包括其背景资料）、来访的主要目的或是主要事项、来访行程安排等 流程编号 分管领导 B 办公室 C 拟定接待方案及工作分工 报分管领导 同意 提前向参与接待工作的陪同领导及相关人员发出通知，必要时召开来访接待布置相关工作 准备交流（汇报）材料 督促办公室落实迎检地点、水果、茶水、欢迎牌、座位牌、会场横幅、摄影人员、交换的礼品等 按要求落实 根据需要或是来宾的要求拟定接待流程、参观路线并确定陪同人员 督促后勤科落实后勤保障工作 按要求落实 落实工作餐地点、菜单、酒水、陪同人员等 7
访问接待过程工作流程
实施部门 指定接待部门 流 程 单元 节点 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
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流程编号 负责接待部门 A 根据来访人员需要确定是否安排接机、接车 迎接人员 B 事前必须确定并事先通知迎接人员 医院领导 C 提前到门口迎接来访人员 介绍主要陪同人员及致欢迎辞 安排来访人员与本院人员进行座谈交流 安排来访人员到科室进行对口交流及院内参观 安排接待宴请 安排人员送走来访人员 将接待经过向相关领导汇报或是向相关部门通传 必要时撰写来访报道 报销相关费用 医院接待申请表
申请科室： 负责人: 1。客人信息： 姓 名 单 位 职 务 电 话 2．接待时间: 年 月 日 至 年 月 日共 日
3．接待事由: 4．拟陪同人员: 5．招待项目：
□交通 □住宿 □宴请 □游览 □其它: □经费预算：
6。 其它要求：
分管领导意见 签字: 日期： 院长意见 签字： 日期：
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接待行程安排表
接待科室： 接待负责人: 日期 / 时间 第一天 ( 月 日) 第二天 （ 月 日） 第三天 ( 月 日） 招待费用预算：
□交通: □住宿： □宴请： 其它： 合计：
接待事项 工作内容 参加人员 地点 接待科室确认 签字： 日期： 办公室主任 签字: 日期： 分管副院长 签字: 日期： 院长 签字： 日期：
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