物资资金费用管理规定

物资资金费用管理规定

Last updated on the afternoon of January 3, 2021

物资管理制度

为保证公司资产的安全完整，降低库存、减少毁损浪废，特制定本制度。

1. 定义

1.1 本制度所述物资范围包括公司所持有的全部物资，包括原辅材料、包装物、在产

品、产成品、低值易耗品、工程物资、固定资产等。 1.2 物资分类：

1.2.1 由库房保管的物资。

1.2.2 各使用部门领用出库并管理或使用的材料物资、设备、低值易耗品等。 1.2.3 办公用品。 2. 请购

2.1 各部门每月填制当月“物资采购计划表”，并于每月10日前经签批后上报采购部门

采购。采购周期较长的物资，使用部门应合理预计并提前知会采购部。 2.2 如无特殊情况，尽量避免零星采购。 2.3 无请购申请的，采购人员不得购买。 3. 由库房保管物资的管理办法

3.1 所有物资在收、发业务发生时同时办理入库单及出库单。入库单经采购人员签字

确认后生效，出库单经领用人签字后生效。 3.2 入库单

3.2.1 不需质检、验收物资，收货时直接办理入库单。

3.2.2 需经质检、验收物资先办理“到货单”，待质检、验收合格后办理入库单。未经

质检、验收合格物资不得办理入库单。

3.2.3 需过磅物资以过磅单数量为准。

3.2.4 原则上采用最小计量单位进行数量计量，不能采用最小计量单位的可以采用常

用管理计量单位，但以不发生歧义为准。涉及计量单位换算的，以换算后的单位为准。

3.2.5 对于入库前确定不合格的物资直接退回，不能立即退回的由采购部门联系供应

商及时处理。入库后又判定不合格物资在退回时办理红字入库单。保管设立不合格品区域及台账专门管理该部分物资。 3.2.6 入库单经采购人员签字确认后作为费用报销依据。

3.2.7 采购应严密跟踪购进、质检、安装、验收、使用中所出现的不符合质量标准的

情况，及时与供应商确定解决方案。 3.3 出库单

3.3.1 保管凭各部门负责人签发的“领料申请单”发料。“领料申请单”应注明领用部门

和详细的用途。属“低值易耗品”、“固定资产”管理的单独注明。

3.3.2 发料时根据“领料申请单”并按实际发料数量办理“出库单”，经领料人签字后交

财务进行账务处理，“材料出库单”应注明经核实的用途和使用部门。 3.3.3 领用后又退回的物资办理红字“材料出库单”。 3.4 物资在库房之间调拨的需办理调拨手续。 3.5 各公司之间不得串领物资。 3.6 库房随时保证材料物资账实相符。

4. 各使用部门管理或使用的材料物资、设备、低值易耗品管理

5. 各部门自行建立“低值易耗品”、“固定资产”台账，记录领入、调拔、报废等相关情况。报废时，及时上报财务部进行资产减少处理，待查明原因后经领导批准后进行处理。使用或管理不善造成毁损或提前报废的，追究相关人员责任。 5.1 生产部门领用的材料物资由其自行管理，按工艺流程要求组织生产，努力降低单

耗。

5.2 工程部门对领用“工程物资“进行管理，属甲供材料的由施工单位在领料单上加盖

其在甲方备案的材料领用专章、指定的施工单位领料人、甲方工程师签字后发料。工程部门应严格按定额标准控制领料数量。属超领甲供材料的，从施工单位工程款中扣除。 6. 办公用品

6.1 办公用品由综合部负责管理。

6.2 纸、笔、本等单价较低办公用品不需办理入库手续，以下办公用品需要办理入库

手续：

6.2.1 电脑、打印机等数码产品。 6.2.2 桌、椅、屏风、文件柜等办公家俱。 6.2.3 其他单价在500元以上的办公用品。

6.3 不办入库的由办公用品管理人员根据送货清单清点入库，并在送货清单注明收到

的日期与数量。该部分办公用品由办公室设立台账进行管理，台账与实物随时保持一致。 7. 盘点

7.1 主要原料、在产品、半成品、产成品等每月进行盘点，以准确核算成本。 7.2 其他物资每月适当抽查。

7.3 每年进行1次大盘点。

7.4 财务部或公司根据需要可随时进行盘点。

7.5 盘点差异由保管或使用管理部门及时查明原因、提出初步处理意见、改善方案，

经财务审核后，报公司领导审批处理。

8. 公司设立资产管理人员对固定资产、低值易耗品进行管理。

费用报销制度

为指导各经办部门按国家法律法规及财务核算要求进行费用报销，特制定以下制度。 1. 原则

1.1 费用支出应本着“厉行节约、综合考虑性价比”的原则处理。 1.2 及时取得合法合规发票、发票填开符合发票管理办法要求。

1.3 及时办理费用报销手续。日常费用报销应于业务完成7个工作日内报销完毕，购

进业务应及时催收发票并报销。增值税专用发票应于到期前3个月报销，特殊情况应及时知会财务安排临时认证。非因财务原因超过认证期的，经办部门负全责。

1.4 超标费用应经专门批准。

1.5 为减少现金使用，优先使用网银支付，特殊需使用支票的需经财务负责人同意。 1.6 发票的开具单位应与收款单位的保持一致。如确实需要支付他人的，经财务负责

人同意后由发票开具单位出具“付款委托书”。

2. 原辅材料、设备、工程物资等购进业务办理费用报销。 2.1 有经保管、采购签批的入库单。 2.2 发票数量与实收数量不符时处理办法。

2.2.1 发票数量大于入库单数量： 2.2.1.1 属票到货未到的记入在途物资。 2.2.1.2 属合理损耗的，调增入库部分的单价。 2.2.1.3 属供货方、承运人原因的，注明解决办法。 2.2.2 发票数量小于入库单数量：

2.2.2.1 属合理磅差的，调减入库部分的单价。

2.2.2.2 属未开发票的，按实际收到的发票的部分进行结算。 2.2.2.3 采购人员在U8系统录入结算发票。 2.3 提供合同

2.3.1 合同中必须明确约定发票类型、开具时间。未约定发票事项且财务认为应提供

发票而未提供的，财务有权拒绝付款。涉及安装、质保手续的，发票应该在安装完成时开具全额发票。

2.3.2 实际到货数量、单价应与合同保持相符。

2.3.3 实际到货数量超过合同数量5%的，由相关领导签批同意多购的明确意见。 2.3.4 单笔采购金额在5000元（含）以下的可以不签定购货合同。超过5000元未签

订合同的，由相关领导签批同意。采购部门不得化整为零，以规避合同签订程序。 2.4 款项支付

2.4.1 报销人员在报销单上注明冲销预付款、发货款、支付到货款、安装款、质保金

的金额。报销时不支付的注明欠账。

2.4.2 申请预付款的，提供合同。支付发货款的，业务部门提供供应商加盖公章的待

发货通知。

2.4.3 支付到货款的，属设备的提从相关部门共同签字的到货验收单。属原辅材料的

提供检验合格证明。需要过磅物资后附过磅单。 2.4.4 支付安装款的，提供相关部门共同签字的安装验收单。 2.4.5 支付质保金的，提供相关部门共同签字的质保验收单。

2.4.6 安装、质保验收单需要使用部门签属使用或验收意见。公司开辟专门通道，接

受一线员工提供的物资设备使用意见或建议。 3. 办公用品

3.1 属入库范围的提供入库单。不办入库手续的凭办公用品管理人员确认签收的送货

清单代替入库单。 4. 其他费用报销

4.1 业务真实、且遵循节约够用原则花费。

4.2 须取得合法合规发票。发票丢失的，请总经理签批后准予报销。 5. 费用报销签批流程

5.1 经办人（报销人） 部门主管（经理） 总经理 主管副总经理财务复核出纳 5.2 出纳负责在报销单据上加盖“附件”、“发票”等戳记表明该费用已报销，已付款的加

盖“现金付讫”、“银行付讫”、“网银付讫”等印章。

资金管理办法

为保证公司资金安全、及时准确收付款项，特制定以下管理办法。 1. 款项支付凭据，指经各有权人签批齐全的单据，具体包括：

1.1 “借款单”：用做公司内部员工个人借款，支付其他客商款项时不得使用此单据。 1.2 “（预）付款申请单”：支付供应商、施工单位、其他单位预付款项、已开发票并

在财务欠账未付的余款时使用。

1.3 “费用报销单”：费用报销时，需直接支付报销人或客商的款项，直接在“费用报销

单”上注明支付金额。 2. 款项收取

2.1 出纳收款后，立即开具“收据”，并分别加盖“现金收讫”、“银行收讫”。 2.2 报销费用冲个人借款的，开具“收据”并加盖“转帐收讫”。

2.3 会计人员每日对前一日的收据使用情况进行审核并加注“已审”标记。 3. 现金管理

3.1 现金限额？万元。

3.2 现金收付严格按“现金结算管理办法”执行。 3.3 减少现金直接收付，优先使用网上银行。

3.4 日清月结。每日款项收付结束后，保证出纳登记的现金日记账、U8系统生成的现

金日记账与实存现金相符。不符的立即查明原因并上报。 4. 网上银行管理

4.1 公司在各行开通网上银行。

4.2 网上银行必须申领多级密钥，我公司暂定为二级。

4.3 制单人密钥由出纳保管并负责提交付款，审核人密钥由负责责任稽核的会计人员

持有并进行授权。

4.4 出纳根据建立“客商账户信息登记表”，列明客商全称、开户行、账号等信息。客

商账户发生变更的，需提供“账户变更通知”。

4.5 稽核人员进行网银授权时，审核“收款人全称”与“金额”两项主要内容。

4.6 日清月结，每日业务结束后，出纳查询网银余额，确保与单位银行日记账相符。

不符的立即查明原因，并做出银行存款余额调节表。

5. 资金日报

5.1 每日上午9：30前，由出纳填制资金日报表报会计人员审核发生额、余额等内

容。审核后报送相关领导。

5.2 资金日报按现金、各开户行分别列示当日资金的收付存情况，并列示支付明细。 6. 支票管理

6.1 建立支票登记簿，按开户行反映支票的购买、退回情况。

6.2 建立支票使用登记簿，按开户行逐张支票登记填开日期、收款人、金额、用途、

签收人签字等内容。支票作废的，注明本笔作废。作废支票经会计人员审核后填制作废支票明细表，一同装订在当月最后一本凭证后。

6.3 支票由出纳保管，密码支付器由负责审核的会计人员保管并提供密码。财务专用

章由负责审核的会计人员保管。支票上加盖的个人名章由办公室负责保管。 6.4 不得签发“收款人”、“金额”、“开具日期”空白的支票。 7. 银行管理

7.1 出纳设立银行账户信息登记簿，列明开户行全称、账号、账户开立时间、经办

人，预留银行的印鉴卡、网上银行开通时间、销户时间及原因等。

7.2 每月5日取得各银行对账单、由会计核对并编制“银行存款余额调节表”。 “银行存

款余额调节表”由编制人、出纳、财务负责人签字确认后存档。出现未达账项的，由出纳查明原因上报财务负责人。 8. 其他票据管理：

8.1 其他票据包括电汇单、汇票、收据。

8.2 其他票据分别建立登记簿，反映购买、领用、退回等情况。 9. 收到的支票、承兑汇票管理

9.1 建立登记簿，详细记录每笔票据的出票日期、付款单位、出票银行、收款人、上

一手背书人、我公司的下一手被背书人等信息。对外背书支付的，应由收款人签收。

9.2 承兑汇票需逐页复印并做为收付款原始凭证。

9.3 票据收到时，出纳立即检查票据要素是否齐全，如背书连续、日期格式正确。发

现不妥的，必须取得对方书面承诺。 9.4 我公司背书时必须记载下一手收款人全称。