医院接待制度与流程

汝南县第二人民医院

关于印发接待制度、流程的通知

迎接上级领导来院检查指导工作，邀请专家学者到院进行学术与管理

指导，接待兄弟单位来院参访或进行学术交流，均属于医院正常且是必须进行的一项公务活动，同时也是展示医院形象,相互交流与学习的良好机会.为了树立医院的良好形象，接待好各方面的领导与嘉宾,本着“热情周到、真诚礼貌、细节到位、厉行节约、统一管理”的原则，制定汝南县第二人民医院接待制度、流程与执行表格,由医院办公室负责实施及监督执行。

一．接待制度

1。 医院办公室为全院接待工作的统筹协调部门，负责接待工作的安排和管理。

2. 办公室负责拟定来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务, 提供后勤保障服务.

3. 医院各部门和科室在接到上级来院检查指导工作或来访预约

后，须报院办公室，并协助拟定接待计划,需医院领导出面、办公室协调的重要接待应提前1天告知。未予通知但办公室知晓的，应及时联接接洽人员及分管领导询问接待事宜的安排情况.

4. 办公室在接到医院领导通知或相关单位来访预约时,要详细了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等.在此基础上拟定接待计划，排出日程安排表，安排接待标准. 5。 办公室要根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所.

6．对上级领导来院检查指导工作、知名教授与学者来院进行学术交流，兄弟单位来院参观（一般为10人以上的正式参观）须制作欢迎牌、指示牌、茶水等。

7. 重要庆典和大型活动要准备会场、领导席签、安排礼仪人员，并邀请新闻媒体和草拟新闻通稿，安排摄影摄像等。

8. 如需宴请，办公室要提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店,酌情

1

医院接待制度与流程

安排酒水、香烟、用餐标准.

9. 如需留宿，办公室提前按接待标准预约好来宾下榻酒店，酌情在房间内准备相关资料和水果等.

10. 如需接送，办公室根据情况安排接待所需车辆. 11.接待工作完成之后，应及时总结工作中存在的问题,善于发现工作中存在的不足，敢于建议工作中需要改进的地方，力求做到精益求精，为医院发展贡献我们的力量。

二．接待礼仪要求

1．仪表:面容清洁,衣着得体。 2．举止：稳重端庄，从容大方。 3．言语:语气温和、礼貌文雅。 4．态度：诚恳热情，不卑不亢.

5．迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等候在医院门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时,要注意顺序.

6．接受名片时:要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。

7．过走廊时:通常走在客人的右前方,不时左侧回身,配合客人脚步,转弯处伸右手示意，并说“这边请”。

8．进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。

9．座谈时:客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。

10．送客时：根据身份确定规格，若送至医院门口、汽车旁，招手待客人远去,方可离开.

二．来宾住宿安排要求

1．如医院需要给来宾安排住宿，接待人员应提前为客人准备好住宿，帮客人办理好一切手续并将客人领进房间,同时向客人介绍住处的服务、设施，将活动的计划、日程安排交给客人.

2。 将客人送到酒店后，接待人员不要立即离去，应陪客人稍作停留，热情交谈，谈话内容要让客人感到满意，比如客人参与活动的背景材料、汝南风土人情、有特点的自然景观、特产等。考虑到客人一路旅途劳累,接待人员不宜久留，让来宾尽早休息.

3。 接待人员离开住处时要留下联系方式，以便来宾能够随时联系到

2

医院接待制度与流程

接待人员。

汝南县第二人民医院 2016年11月13日

接待工作前期工作流程

实施部门 办公室 流程编号 流 程 3

医院接待制度与流程

单元 节点 办公室 A 制定总体工作方案 参与协助部门 B 1 2 根据总体工作方案填写《汝南县第二人民医院接待工作安排表》 3 将总体工作方案与安排表下发到每一位陪同人员及每一个接待科室 4 根据实际需要可以要求相关部门协助做好接待工作 按照工作分工制定本项目的接待方案（含突发事件的应对措施）并上报院办公室 5 相对固定确认各部门接待工作人员，并进行必要的礼仪知识培训 6 跨部门的接待工作注意部门间的沟通和衔接 4

医院接待制度与流程

检查接待的准备流程

实施部门 指定接待部门 流程编号 检查中的流程 单元 节点 流 程 负责接待部门 A 分管领导 B 办公室 C 接待工作

落实检查组成员名单（包括姓名、职1 务或职称、专业），检查的主要目的、 实施部门 主要内容、检查流程和检查方式等 指定接待部门 流程编号 流 程 单元负责接待部门 迎接人员 医院领导 2 拟定接待方案及工作分工 节点 A B 同意 报分管领导 3 听取反馈人员 C 4 提前向参与迎检工作的陪同领导及相关人员发出通知，必要时召开迎检预备会布置相关工作 5 准备迎检的汇报材料及备检资料，通知受检部门做好相关准备 6 督促办公室落实迎检地点、水果、茶水、欢迎牌、座位牌、会场横幅、摄影人员等 按要求落实 7 根据检查需要确定接待流程、检查路线及陪同人员 8 确定参加意见反馈会的人员及时间 9 督促后勤科落实后勤保障工作 按要求落实 10 落实工作餐地点、菜单、酒水、陪同人员等 5

根据检查组的要求确定是否派车迎接检查组 医院接待制度与流程 1 2 提前到门口迎接检查组 介绍主要陪同人员及致欢迎辞 听取检查组的介绍及检查要求 3 4 5 根据检查要求和检查接待方案安排相关人员陪同检查 听取意见反馈 安排检查人员及陪同人员进行工作餐 6 7 8 送走检查组 9 将检查中反馈的结果向医院领导汇报和相关部门通传 10 制定整改措施并监督落实 11 必要时向检查部门汇报整改措施及整改结果 6

医院接待制度与流程

访问接待的准备流程

实施部门 指定接待部门 流程编号 访流 程 接单元 负责接待部门 分管领导 办公室 节点 A B C 过 工1 落实来访人员名单（包括姓名、职务或职称、专 业，必要时包括其背景资料）、来访的主要目的或是主要事项、来访行程安排等 流

2 拟定接待方案及工作分工 实施部门 指定接待部门 流程编号 3流 程 同意 单元 负责接待部门报分管领导 迎接人员 医院领导 节点 提前向参与接待工作的陪同领导A B C 4 及相关人员发出通知，必要时召开 来访接待布置相关工作 5 准备交流（汇报）材料 6 督促办公室落实迎检地点、水果、茶水、欢迎牌、座位牌、会场横幅、按要求落实 摄影人员、交换的礼品等 7 根据需要或是来宾的要求拟定接 待流程、参观路线并确定陪同人员 8 督促后勤科落实后勤保障工作 按要求落实 落实工作餐地点、菜单、酒水、9 陪同人员等 7

问

待程作程

医院接待制度与流程

根据来访人员需要确定是否安排接机、接车 事前必须确定并事先通知迎接人员 1 2 提前到门口迎接来访人员 介绍主要陪同人员及致欢迎辞 安排来访人员与本院人员进行座谈交流 3 4 5 安排来访人员到科室进行对口交流及院内参观 6 安排接待宴请 7 安排人员送走来访人员 8 将接待经过向相关领导汇报或是向相关部门通传 9 必要时撰写来访报道 10 报销相关费用 8

医院接待制度与流程

医院接待申请表

申请科室： 负责人: 1。客人信息： 姓 名 单 位 职 务 电 话 2．接待时间： 年 月 日 至 年 月 日共 日

3．接待事由： 4．拟陪同人员: 5．招待项目：

□交通 □住宿 □宴请 □游览 □其它： □经费预算：

6. 其它要求:

分管领导意见 签字： 日期: 院长意见 签字： 日期:

接待行程安排表

9

医院接待制度与流程

接待科室： 接待负责人：

日期 / 时间 接待事项 第一天 （ 月 日) 工作内容 参加人员 地点 第二天 （ 月 日） 第三天 （ 月 日） 招待费用预算：

□交通： □住宿： □宴请： 其它： 合计：

接待科室确认 签字： 日期: 办公室主任 签字: 日期： 分管副院长 签字: 日期： 院长 签字： 日期：

10