２０１０年１１月 第１９卷第６期 安徽农业大学学报（社会科学版） Ｊｏｕｒｎａｌ ｏｆ Ａｎｈｕｉ Ａｇｒｉｃｕｌｔｕｒａｌ Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ（ｓ０ｃｉａｌ ｓｃｉｅｎｃｅ ｅｄｉｔｉｏｎ） Ｎｏｖ．．２０ｌ０ Ｖ０１．１９ Ｎｏ．６ 浅谈房地产开发企业档案管理工作 邹 洁 （上海长甲地产集团，上海２００１２２） 摘要：房地产开发企业的档案是该企业生产经营等全部活动的真实记录，档案管理是企业管理工作的组成部 分之一，又为企业发展提供有力支持。文章分析了房地产档案管理的一般特点。重点论述房地产开发 企业档案管理的作用、特点，提出了提高房地产开发企业档案管理水平的对策，并探讨了房地产开发企 业档案管理的工作重点。 关键词：房地产开发企业；档案管理；对策 中图分类号：Ｇ２７１ 文献标识码：Ａ 文章编号：１００９—２４６３（２０１０）０６—０１３６—０３ Ａｎ Ａｎａｌｙｓｉｓ ｏｆ ｔｈｅ Ｆｉｌｅ Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ ｉｎ Ｒｅａｌ Ｅｓｔａｔｅ Ｄｅｖｅｌｏｐｍｅｎｔ Ｅｎｔｅｒｐｒｉｓｅｓ ＺＯＵ Ｊｉｅ （Ｓｈａｎｇｈａｉ Ｃｈａｎｇｊｉａ Ｌａｎｄ Ｇｒｏｕｐ，Ｓｈａｎｇｈａｉ ２００１２２，Ｃｈｉｎａ） Ａｂｓｔｒａｃｔ：Ｔｈｅ ａｒｃｈｉｖｅｓ ｏｆ ｒｅａｌ ｅｓｔａｔｅ ｄｅｖｅｌｏｐｍｅｎｔ ｃｏｍｐａｎｉｅｓ ａｒｅ ｔｈｅ ｒｅｃｏｒｄｓ ｏｆ ｔｈｅｉｒ ａｃｔｉｖｉｔｉｅｓ ａｂｏｕｔ ｐｒｏｄｕｃｔｉｏｎ ａｎｄ ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ，ａｎｄ ｔｈｅ ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ ｏｆ ｔｈｅｍ ｉｓ ａｎ ｉｍｐｏｒｔａｎｔ ｃｏｍｐｏｎｅｎｔ ｏｆ ｔｈｅ ｃｏｍｐａｎｉｅｓ’ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ ｗｏｒｋ， ｐｒｏｖｉｄｉｎｇ ｐｏｓｉｔｉｖｅ ｓｕｐｐｏｒｔ ｆｏｒ ｔｈｅ ｅｎｔｅｒｐｒｉｓｅ ｄｅｖｅｌｏｐｍｅｎｔ．Ｔｈｉｓ ｐａｐｅｒ ａｎａｌｙｓｅｓ ａ ｇｅｎｅｒａｌ ｆｅａｔｕｒｅ ｏｆ ｒｅａｌ ｅｓｔａｔｅ ｒｅｃｏｒｄｓ ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ， ｆｏｃｕｓｉｎｇ ｏｎ ｉｔｓ ｆｕｎｃｔｉｏｎｓ ａｎｄ ｃｈａｒａｃｔｅｒｉｓｔｉｃｓ． Ｓｏｍｅ ｓｔｒａｔｅｇｉｅｓ ａｒｅ ｓｕｇｇｅｓｔｅｄ ｆｏｒ ｉｍｐｒｏｖｉｎｇ ｔｈｅ ｉｆｌｅ ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ ｌｅｖｄ，ａｎｄ ｔｈｅ ｋｅｙ ｅｍｐｈａｓｉｓ ｏｆ ｔｈｅ ｉｆｌｅ ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ ｗｏｒｋ ｉｓ ａｌｓｏ ｄｉｓｃｕｓｓｅｄ． Ｋｅｙ ｗｏｒｄｓ：ｒｅａｌ ｅｓｔａｔｅ ｄｅｖｅｌｏｐｅｒ；ａｒｃｈｉｖｅｓ ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ；ｓｔｒａｔｅｇｙ 房地产开发企业档案属于专业档案之一，是 企业在房地产生产、经营和管理活动中形成的具 靠。第二，归档资料来源广、涉及的内容繁杂。房 地产档案来源于房屋建设、开发、管理、使用、修 缮等方面，它们都要参与文件材料的形成。第三， 类型多，办理的流程环节多。房地产开发企业档 有保存价值的原始证据，房地产档案管理是房地 产行业重要的基础业务建设，是房地产开发企业 重要任务之一，也是它的生产经营的必备基础资 料，更是这个领域的科学研究不可缺少的依据。 一案涉及土地使用的一系列报告、批件、工程建设 的一系列批件和文件以及销售工作的报告、批件 、房地产开发企业档案的特点 等，开发一个项目就形成了大量的档案资料。第 四，专业性比较强，涉及的专业面广。房地产业是 一房地产开发企业档案有其一般档案的共性， 也有房地产开发企业档案的特殊性＿ｌＪ，第一，时间 个比较庞大的系统，该领域直接涉及房屋开发 长、变动大。房屋从建成使用到拆除，其时问跨度 几十年，甚至数百年。其问，涉及房屋的所有权等 方面都可能会发生变化，因此必须做好房地产档 案的动态管理，以便保证档案材料的完整和可 管理使用的人和单位，还有与之相关的房产银 行、房产监察、价格体系、法制建设等部门，因此， 做好房地产档案工作，既要掌握档案专业和房地 产业的专业知识，还必须熟悉党和国家有关房地 收稿日期：２０１０—０８—１０ 作者简介：邹洁（１９７３一），女，汉族，安徽怀远人，上海长甲地产集团总公司档案主管，助理馆员。 ・ １３６・ 产工作的一系列方针以及地方有关房管工 作的各项具体规定和办法，熟悉单位内部各项业 务工作的办事规则和程序。第五，档案利用率高。 房地产档案反映市场的真实情况及市场变化规 律，可为开发企业正确决策提供参考，要在房地 产市场中游刃有余，就得掌握其变化规律，管理 者、生产者、经营者对档案的依赖度很高，所以利 用率非常高。第六，涉及的人员多。房地产开发企 业的产品是为了满足购房者的安居和生产经营 的需要，购房者在购得房屋以后，对房屋的结构、 水、电、通迅、电视、宽带等线路以及建筑材料等 信息都要掌握，以便日后维修。这些信息都必须 从档案中获得。因此，房地产开发企业的档案室 必须向数以万计的购房者提供上述信息，涉及的 人员多。 二、房地产开发企业档案的作用 房地产档案具有多重作用，这是该档案本身 属性所决定的＿２１。第一具有凭证作用，亦即证据作 用，也是房地产档案最重要的作用。它是由直接 记录当时当事的文件转化而来的，包括形成的各 种文件以及开发和销售等有关的批件，其内容具 有客观的证据作用，都具有法律效力。这些档案 材料可为日后的有关纠纷处理提供具有法律作 用的证据。第二具有参考作用，一个房地产企业 要想在国内领先本行业，必须要有创新意识和知 己知彼的手段，这些都必须依靠企业的档案信 息，因此房地产开发企业的档案对房地产开发企 业的创新和持续发展具有重要作用。 房地产开发企业档案是房地产档案的一个 分支，其管理工作涉及对内对外两个方面，对外 主要指房地产管理部门，对内是企业内部。长期 以来，大部分尤其是中小房地产开发企业，由于 对房地产档案的特点和作用认识不足，不重视企 业管理的科学化、规范化、现代化，档案管理工作 极其薄弱，出现了上报数据不准确，企业经营决 策无依据的状况。 房地产开发企业的经营档案是企业人市决 策的重要参考。由于房地产市场是一个周期性强 的市场，其发展呈阶段性，房地产开发企业只有 充分掌握房地产市场的周期和阶段规律，才能有 预见性地做出开发或不开发、大批开发或小量开 发、同期开发或分期开发的科学决策，才能做到 上升期入市，在衰退期退市，避免卷入“泡沫”。一 份年代较长、整理规范的房地产经营档案，可以 帮助开发企业理清房地产市场的发展规律，尤其 掌握本地区的需求规律，做出科学决策。 房地产开发企业的经营档案也是企业定位 决策的重要参考。房地产产品具有明显的地域 性，区域内的经济状况、消费水平及文化特点和 生活习惯对房地产品类的需求起决定性作用。开 发企业如果长期坚持做好市场信息的档案管理 工作，就会从中发现产品变化的特点，研发出既 有创新价值又受市场欢迎的产品。 房地产开发企业的经营档案更是企业定价决 策的重要参考。价格通常是影响房地产交易成败 的关键因素，也是房地产市场营销组合中最难以 确定的因素。只要房地产开发企业注重经营档案 管理，就可以从历年的比较定价法中，总结出最理 想的区位差、层次差、朝向差，定出科学的价位，从 而实现销售的迅速突破和销量的大幅攀升。 遗憾的是，房地产开发企业特别是中小企业 大多认识不到档案工作的重要性，而且为了节省 开支，往往不设专职人员，用兼职人员管理档案， 使档案材料疏于管理，出现了无档可查或者档案 断层连接不上的结果，这是中小房地产开发企业 必须引起重视的问题ｌ ３ｌ。 房地产企业要向社会融资和提高品位，需要 房地产开发企业的档案做支持，房地产开发企业 的档案可为公司上市筹备、创业规划的制定和创 市优国优小区等提供大量资料和依据。 三、提高房地产开发企业档案管理水平的对 策与建议 树立全员参与管理档案理念。档案管理人员 要通过学习档案法律法规和档案管理专业知识 以及档案管理的现代化技术，提高水平和业 务素质，企业的各部门要重视和支持档案管理工 作。企业应根据《档案法》要求和经营管理的需 要，建立综合档案室，作为本企业档案工作的专 业管理部门，有利于发挥档案的作用。狠抓基础 业务建设，扩大信息的采集量，加强信息的分析 整理，对采集的房地产档案信息及时进行分类、 整理，使之规范、标准。加强对房地产档案信息的 管理，做好房地产档案信息分类等基础性工作， 要建立电子计算机档案信息检索体系，便于利用 者检索。同时要开发档案信息资源并进行编撰研 究工作。 实现档案管理手段的现代化，把计算机处理 技术应用到房地产档案管理中，对档案信息的处 ． １ ３７ ・ 理和查询工作是一个很大的改革，大大加快了信 对于房地产企业具有其特殊意义。对有关的法律 纠纷服务可起到关键作用。此外，能为公司上市 的筹备、创业规划的制定、争创国优市优小区等 提供大量资料。 定题服务是档案部门根据用户的需要确定 某一专题进行服务。一个项目的建成，要经历立 项论证、建设施工和鉴定３个阶段，档案人员可 息处理速度和查询速度，同时，为了提高档案的 安全性，必须借助于其他新型介质和现代信息处 理手段形成档案，并对其保管和利用采用相应的 现代化技术。房地产档案管理的现代化，要依赖于 档案人员业务素质的提高，因此档案管理人员要 不断学习，更新知识，提高管理和服务技能。 加强对档案管理工作的领导。企业领导要高 度认识档案管理工作的重要性和档案的作用，要 根据项目的实际，自始至终围绕该特定项目提供 相关的各种档案文献资料。开展档案信息跟踪服 求有关部门重视相关资料的收集和保存，及时归 档，不得丢失和遗漏，有关部门要密切配合和支 持档案管理人员做好档案管理工作，这是做好档 案管理的关键。 房地产开发企业的档案管理应当密切服务 于房地产开发企业的生产、经营和管理工作。它 是一项专业性、保密性很强的工作，必需加强档 案管理工作【４ｉｆ５］。档案的建档阶段是基础阶段，首 要工作是做好输入信息与数据的收集、整理、著 录以及文书等清理存档资料和日常工作。确认执 行国家颁布的有关档案的法律法规并制定本企 业档案管理和利用等一系列规定、制度、办法和 细则。之后是收集已有归档的、尚未立卷的或正 在立卷的所有资料。组织有关人员进行整理、确 认和鉴别，确保档案的技术资料内容和范围的准 确性。行政主管的参加是落实人员和经费等条件 的重要保障。树立与档案工作同样标准和重要的 文书处理工作规范化、标准化的工作思想。做好 档案管理的Ｅｔ常工作，在每一项工程开始及在分 项验收阶段、设备安装阶段及竣工验收阶段，与 相关部门加强联系，做好竣工工程有关档案材料 的积累和整理工作。 抓好硬件建设，做好档案保管工作。完整地 保存好档案材料，要制定严格的档案库房管理制 度，库房管理要认真配备“八防”设施（防盗、防 火、防湿、防虫、防高温、防光、防尘、防有害气 体），确保档案安全。 房地产开发企业档案的建立，根本宗旨就是 为企业服务，包括传统服务和智能服务。传统服 务包括档案的外借、阅览、报道和陈列、展览和复 制等服务。智能化服务是一种服务职能的提升， 包括编研、情报、检索、定题、联机和咨询（证明）等 服务。房地产企业的档案工作，重点应放在做好 咨询（证明）和定题这两个方面。咨询（证明）服务 ・ ｌ３８ ・ 务，对国内外已有的成果，分析整理，提供给工程 技术人员，使之了解国内外本专业科技及市场动 态等，为企业领导立项决策提供依据。 项目的第二个阶段就是建设施工。档案人员 把国内外的同类产品与本公司档案信息进行比 较，把得出的结论和详细数据及时反馈给工程人 员，确保项目工程高质量地完成，为实现工程优 质、成本节省、技术先进的目标提供技术支撑。 鉴定是项目工程的最后一个环节。在项目验 收（鉴定）前，档案人员要收集齐全项目的全部文 件材料，确保归档文件材料的质量，体现着信息 的可靠性与准确性，为鉴定意见具有法律效果提 供坚实的基础。 房地产企业是近２Ｏ年的一个投资热点，具 有周期短、见效快、风险小、回报率高的特点，也 是ＧＤＰ的重要支柱产业之一，目前，房地产市场 竞争日益加剧，对各种信息的需求更加迫切，要 想在行业之中立于不败之地，企业必须有创新意 识和可持续发展的观点，企业手中必须握有管理 各种知识、信息，因此必须加强对档案工作的建 设，抓好硬件和软件建设，以便做到不断提高档 案的质量，使档案工作密切服务于企业的生产、 经营、管理等方面，促进企业的健康和持续发展。 参考文献： ［１］孙振辉．浅谈房地产档案的特点及管理中必须注意 的问题Ｕ】．中国房地产，２００２（１）：４７—４８． ［２】王玉菊．浅谈房地产档案管理Ｕ１．黑龙江生态工程职 业学院学报，２００６（３）：４５ 『３１陈明市场经济条件下房地产档案工作的发展与忧 患【Ｊ Ｊ＿城建档案，２００３（２）：１３． 【４】罗海荣 房地产档案管理浅－￣［Ｊ１．档案与管理，２００２ （３）：４９． 【５Ｊ王燕山浅谈房地产档案管理工作Ｕ１．商业文化：学 术版，２００９（６）：２３５．
