Excel 财务应用 数据有效性

内置的数据有效性可以帮助用户输入更准确、一致的数据，从而避免了由于手动输入数据而导致的冗余和错误。本节主要介绍如何设置数据的有效性条件，以及设置输入信息和出错警告信息等。

1．设置有效性条件

该条件的设置可以限制数据输入的范围，如运用数据有效性限制输入文本的长度，则在输入文本时必须输入符合条件的文本长度。

选择需要设置的单元格，单击【数据工具】组中的【数据有效性】下拉按钮，执行【数据有效性】命令，弹出【数据有效性】对话框，如图1-54所示。

图1-54 【数据有效性】对话框

其中，在【数据有效性】条件对话框中，主要可以设置有效性的条件有以下几种，其功能如下。  

任何值 输入的数据无任何限制。

整数 输入的数据只能是符合条件的整数。

例如，在【允许】下拉列表中，选择【整数】项。然后在【数据】下拉列表中，选择设置整数的条件，并在【最小值】栏中输入数字1；在【最大值】栏中，输入数字100，如图1-55所示。

输入 有效性条件 显示提示对话框

图1-55 设置整数 图1-56 输入非法值 “输入值非法”提示对话框，如图1-56所示。

如果输入的数据在有效性的权限范围内，数据将显示在单元格中；如果输入的数

提 示

据不在设置有效性的权限范围内，系统便将发出错误警告。

若在设置完毕有效性条件的对话框中，输入了不符合条件的数据，如输入小数12.5，则此时将会弹出

另外，在【数据有效性】对话框中，如果需要指定设置数据有效性的单元格为空白单元格，则启用【数据有效性】对话框中的【忽略空值】复选框；如果避免输入空值，禁用【忽略空值】复选框。如果希望对工作表上的其他单元格做出相同的更改，则可启用【对有同样设置的所有其他单元格应用这些更改】复选框。另外，单击【全部清除】按钮，则可以清除所有的条件设置。



小数 输入的数据只能是符合条件的小数。

 序列 输入的数据只能是定义好的数据序列。

例如，在【允许】下拉列表中选择【序列】项，并在如图1-57所示的【来源】文本框中，输入相应的序列信息。返回工作表中，单击设置有数据有效性的单元格下拉列表，即可在其下拉列表中，选择相应的选项，如图1-58所示。

选择 输入

图1-57 设置序列 图1-58 序列有效性效果

显示序列

提 示

在【数据有效性】对话框中的【来源】文本框中，输入的数据序列之间用逗号隔开，且该逗号为英文输入法下的逗号。

另外，序列设置的过程中，包含有一个与设置整数有效性不同的复选框，即【提供下拉箭头】复选框。禁用该复选框，则在设置有数据有效性单元格区域中将不显示下拉箭头。

   

日期 输入的数据只能是符合条件的日期类型。 时间 输入的数据只能是符合条件的时间类型。 文本长度 输入的只以是符合定义的文本长度的数据。 自定义 用户可以自定义公式。

2．设置输入信息 在工作表中，选择要输入信息的单元格，此时若需在该单元格的旁边显示某些输入信息，可以使用数据有效性中的输入信息功能实现。选择【输入信息】选项卡，分别在如图1-59所示的【标题】和【输入信息】文本框中，输入“性别”和“输入员工的性别”文字，效果如图1-60所示。

设置输入信息 显示提示信息

图1-59 设置输入信息 图1-60 显示输入信息

另外，禁用【数据有效性】对话框中的【选定单元格时显示输入信息】复选框，则选择设置包含有数据有效性的单元格时，将不会出现提示信息。 3．设置出错警告

若需要在数据输入错误时出现提示出错信息，可以利用数据有效性的【出错警告】功能。 选择【出错警告】选项卡，在【样式】列表中主要包含停止、警告和信息3种样式，选择【警告】项。然后分别在【标题】和【错误信息】文本框中，输入相应的文字信息，如图1-61所示。当用户在所设置的单元格区域中，输入了不符合条件的数据时，将弹出如图1-62所示的出错警告提示对话框。

输入 选择 设置出错警告信息 提示信息对话框

图1-61 设置出错警告 图1-62 显示出错警告提示信息