一、 会前准备（书面会务通知）
1、 会议的时间、地点、集合、接送办法（附车站、机场附近交通办法），会务组负责人。
2、 会议主要议题；地点、时间安排；参会要求（着装、会场纪律）。
3、 证件准备：身份证/护照，机票，车票。
4、 会务酒店服务内容及注意事项介绍：会务接待联系人、会务酒店位置、工作电话；餐宿安排概况；客房内酒水洗衣消费办法；国际、国内长途接打方法及资费，贵重物品存放；酒店附属设施使用办法等等注意事项。
5、 行李准备：
① 手机，相机，旅行充电器，刮胡刀。
② 换洗衣物，化妆品，防晒，墨镜，正装，毛巾，牙膏牙刷，拖鞋。
③ 个人必备药品。
④ 零用金。
⑤ 会务用演示/汇报资料和软件和硬件设备。
6、 会议住宿及餐饮的特殊要求：如民族饮食差异、调单人间等等。
7、 如需约定返程票务，特殊说明。
二、 前期工作人员工作
1、 会务组会议用品采买准备：
① 制作接待台用易拉宝、会场各处的指示牌和标识。
② 会议用纸笔、资料袋。
③ 矿泉水、鲜花、杯具壶具、茶餐（小餐点）、饮品（茶叶、咖啡）、纸巾。
④ 笔记本电脑，便携式打印机（纸），摄录设备，演出用多媒体资料。
⑤ 会议用礼品。
⑥ 会议酒店入住签到表；会场签到表；参会人员胸牌、文件袋（如需要）。
⑦ 签字笔、各色标记笔、剪刀、手电、不干胶纸、别针、胶水等。
⑧ 餐券、会务用桌牌、VIP名牌。
⑨ 会场用条幅、背板（详细尺寸）。
⑩ 音响，麦克风、投影仪及连线、接口设备。
⑪ 会场平面图。
⑫ 参会通知书发放及回函。
⑬ 会务组联系用对讲机、充电器。
⑭ 定制通知发布信息用短信平台。
⑮ 应急常用药品；针线；常用五金工具。
2、 会务组会前会：
① 讨论会务计划书：确认会议流程、人数、集散方法、交通安排、报到登记、入住、票务预订、会议起始时间段、会议室地点、餐食时间地点菜品安排、各分会议衔接程序、茶歇数量、以及可能的变更内容。
② 会务组/服务商人员数量、分工分组名单、识别联系办法。
③ 会务组内书面确定和会务酒店/服务商对接的调度交通车辆、前台、餐饮、客房、会场设备、销售部门的各项工作负责人和计划、联系办法。（注意：回民餐的安排）
④ 确认会务用品准备结果，发生特殊费用的批准人员、权限和签单办法。
⑤ 参会通知书发放及回函结果，确定参会人数、批次、到达时间，编写分房名单。
⑥ 与会务酒店/服务商确定和前台、餐饮、客房、销售部门的工作对接负责人。
⑦ 设备连接、转换插头及会场电源布设情况。
⑧ 会务人员集合时间地点再确认。
⑨ 自由提问回答；应急状况设置和预案讨论。
⑩ 编号、分发通讯设备。
⑪ 会场实地验收考察，参照会务计划，模拟会务流程，记录情况。
⑫ 预定返程票务。
三、 会务现场准备期间工作
1、确认会场前台接待、餐厅、客房、综合设施（设备）的面积、位置、指示牌摆放，洗手间位置指引，鲜花绿植摆放。
2、协调与酒店各部门（停车场、大堂门迎行李、餐饮部、商务部、会议部、客房部、销售部）负责人了解该部门服务人员数量、业务能力；讲解对会务团组的服务注意事项和要求，留存联系办法。餐券形式使用办法和菜单得到酒店餐厅的确认，了解酒水服务办法和及时供应菜品的能力。（注意：回民餐的安排）
3、确认商务中心工作情况，应急能力；主要会场背景布置、桌位（名牌）摆放；饮品、茶歇的安排位置；调试灯光、多媒体影像音响的效果；了解设备连接转换的方法。确认会场设备工程师的服务时间、服务内容和联系办法。
4、索取酒店平面图，确认所有娱乐设施的对参会人员的收费情况。
5、团队抵达前尽可能提前拿到所有房卡，根据分房名单分配住宿。
6、确认VIP房间鲜花水果放置
7、欢迎仪式的检查。
8、检查酒店安全、消防设备、通道方面；取得会场附近医院、公安设施的位置和联系办法。
9、每日叫早服务的确认。
10、会场桌椅的摆放，各项会议使用仪器的调试，茶歇数量的确认。
11、特殊发生费用的批准权限和签单办法。
12、返程票务预定。
四、 会务结束后工作
1、 会务总结
2、 集体退房、暂存行李、额外消费的处理。
3、 对账结账。
4、 设备、现场清理。
5、 发放返程票务。
6、 安排车辆送站。
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