(一)从内部控制五要素入手,全面梳理采购全流程,分析采购业务相关管理
制度,明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限,掌握采购全流程内控管理中的薄弱环节。 (二)审查企业是否建立采购申请授权制度,是否依据购买物资或接受劳务的类型确定归口管理部门并授予相应的请购权,相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序是否明确。
(三)审查采购预算、采购计划编制执行情况。审计从采购预算上报、批复、追加各个环节展开,重点审查预算编制是否遵循规定程序、批复是否及时、调整手续是否合规、预算执行是否超支等;采购计划安排是否合理,有无造成库存短缺或积压,导致企业生产停滞或资源浪费。
(四)审查采购方式能否实现物美价的供给保障。采购方式按照市场化和公开化程度排序依次是公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价和单一来源等。审查企业是否采取集中采购模式、限额标准以上采购项目是否按规定采取公开招标或邀请招标的采购方式,采购执行过程中有无随意改变采购方式的情况。
(五)审查采购不相容岗位是否有效分离。采购全流程管理,不仅要求采购部门不相容岗位分离,对采购需求部门、采购需求管理部门等采购主体同样要求执行不相容岗位分离原则。审计重点关注候选供应商推荐、评审标准设定、供应商评审等岗位是否有效分离;审查有无同一部门或采购当事人参与“采购全流程”,导致“供应商管理-采购谈判-合同执行管理”各个环节监督制约作用受限,为人为操纵采购结果留下了空间,滋生“商业贿赂”的问题。
(六)审查候选供应商管理是否公开透明,供应商选择是否得当。企业有无建立科学的供应商评估和准入制度,建立供应商管理信息系统并完善潜在供应商备案制度、用户反馈制度、日常监督检查制度等机制对供应商进行动态管理。审计重点关注候选供应商是否从供应商库中选取,是否存在需求部门和采购需求管理部门自主决定供应商的行为。
(七)审查采购谈判评委信息库有无外部专家,采购项目评委是否从评委信息库中随机选取产生,核实评委是否独立于采购需求部门和需求管理部门;审查招投标或定价机制是否科学,授权审批是否规范,有无导致采购物资质次价高,出现舞弊或遭受欺诈的问题。
(八)审查采购部门轮岗制度是否有效执行。审查企业是否对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换,重要和技术性较强的采购业务是否组织相关专家进行论证,是否实行集体决策和审批。
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