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办公室文员基本工作职责

来源:智榕旅游

  一、人事方面:

  1.检查全体员工出勤状况,按照公司有关规定,督促员工遵守公司规范和人事纪律;

  2.收集及存档相应的劳动、人事法规及公司下发文件,向厂内管理人员提供人事规范咨询;

  3.负责公司各项人事制度的传达,实施和检查;

  4.负责公司人员的招聘工作;

  5.公司全体人员的合同、档案管理和资料的收发;

  6.负责公司全体员工绩效考核的组织、实施和总结;

  7.负责规划、执行员工的培训工作;

  8.与政府有关职能部门保持联系,保证公司良好的外部环境。

  9.月底负责工厂全体人员考勤统计;

  二、业务跟单方面:

  1.接受上级工作指示和客户信息,将该信息传达给公司内部对应部门。

  2.听从上级管理意见,听从其他部门,特别是生产部门关于交期的意见。

  3.每日适时下车间追查生产状况是否可以满足客户交期。

  4.客户样品管理:

  1)当工程接到新产品单时,配合工程向客户寻求相关资料,

  2)当客户有交货需求时,督促工程迅速完成样本工作。

  3)如送样前客户提出交货,要求客户提出预产订单或其他生产排程依据,以方便安排生产。

  4)当工程送样达成,参与新产品发布会,在会议前后时向客户讯证,并索要正式订单。

  5)将工程确认的样品,按册记录发放给品质部门,作为量产的管制依据。

  6)如品质部门或客户对样品提出疑问,将信息传达给工程处理。

  5.下单跟单工作:

  1)追客户下订单或其他生产排程依据,以方便安排生产。

  2)依据客户订单下公司内部制造通知单并发放各相关部门,并做好工单发放记录,避免造成有单无货或有货无单情况。

  3)审核生产日报表,进行工单产能结算工作,以追踪工单达成情况

  4)如公司生产量或生产工艺无法达成客户交期时,及时与客户沟通处理。

  6.出货追踪管理工作:

  1)将和客户协商的交期制定成出货计划,请仓库,品质做好出货准备。

  2)如客户对出货时间有疑问,与客户协商;尽量满足其合理的`要求。

  3)督促生产部门达成交期并及时入库,要求仓库及时备料请品质部门检验,以上工作需要提前完成,避免出现备料不及时或无计划的出货。

  4)督促仓库送货员将送货单准确收回,并建档以方便查帐。

  7.其他工作:

  1)按时和客户有关人员进行帐务核对,确保送货单没有失误。

  2)如客户有变更交期的,积极与仓库协商,修订生产计划,督促生产部门执行之。

  3)如生产部门因交期没有达成,及时和客户协商,商讨新的交货时间。

  4)如需要补单交货的,与生产部门协商及时补单作业。

  5)积极和仓库一起与客户协商包材回收问题,减少公司包材损失。

  三、采购方面:

  1、认真执行公司采购管理规定和实施细则,严格按采购计划采购,做到及时、适用,合理降低物资积压和采购成本。对购进物品做到票证齐全、票物相符,报帐及时。

  2、熟悉和掌握市场行情,按“质优、价廉”的原则货比三家,择优采购。注重收集市场信息,及时向部门领导反馈市场价格和有关信息。合理安排采购顺序,对紧缺物资和需要长途采购的原料应提前安排采购计划及时购进。

  3、严把采购质量关,物资选择样品供使用部门审核定样,购进大宗物资均须附有质保书和售后服务合同。积极协助有关部门妥善解决使用过程中会出现的问题。

  4、加强与验收、保管人员的协作,有责任提供有效的物品保管方法,防止物品保管不妥而受损失。

  5、完成领导交办的其它各项工作。

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