物业客户入住装修控制程序
1.0目的对客户入住过程进行控制,使客户在最短的时间内顺利入住,并确保业主和客户对租用单元的装修符合要求。
2. 0范围对客户入住过程及入住前、后租用单元的二次装修的管理。
3. 0职责3.1客户服务部全面负责对客户入住过程的实施,工程部、行政人事部予以配合。
3. 2客户服务部负责二次装修过程装修申请的审批。
3. 3工程部负责监督对客户租用单元的装修设计的审批工作,对有关工程技术和质量问题的控制。
3. 4物业管理公司工程部负责客户装修设计的审核工作及竣工验收工作。
4.0工作程序
4.1审批
4.1.1开发商与客户签订《商品房买卖合同》或《租赁合同》。
4.1.2业主/租户持客户入住通知单到物业管理公司客户服务部办理相关入住手续。
4.2客户入住前的准备工作
4.2.1 准备入住前需由客户签署的必要文字资料,包括:《入伙通知书》和身份证明文件
4.2.2 客户服务部根据开发商与业主/租户商定的入伙收楼日期,提前与客户联系告知入伙收楼手续的办理流程、所需携带的资料及需交付的费用。
根据客户提出的需求提供一站式服务,以节省客户时间,保证办理入伙收楼手续快捷办理。
4.3验核证件
4.3.1 客户服务部经办人必须查验客户身份证明(个人:身份证;
公司:营业执照复印件)方可办理入伙收楼手续。
4.4客户登记
4.4.1协助客户填写《租客资料登记表》、《客户车辆登记表》、《名称指示牌订单》。
4.4.2与客户签订《前期物业管理服务协议》。
4.5现场验房
4.5.1 客户服务部与客户确定收楼验房时间后,以发文的形式通知工程部、秩序维护部。
4.5.2 客户服务部、工程部、秩序维护部协同客户对其购置/承租单元的物业管理公司原有设备设施进行清点、查验及移交工作,如已安装能源表(电/水/天燃气),则进行能源表初始读数的抄读。
双方查验无误后,在《验房单》及客户入住能源表读数记录上进行签署确认。
4.6钥匙交接如客户承租单元已由开发商/业主安装户门,并将钥匙交由物业管理公司托管,则客户服务部与客户办理钥匙移交,在《物品交接记录》上签字确认。
4.7办理停车证(卡)由客户填写《固定车位登记表》,属租用车位的,需与开发商确认停车位租金的交纳情况,并陪同客户到行政人事部交纳停车位管理费,并到客户服务部办理停车证(卡)。
4.8确认反馈客户服务部办理完以上手续后,将客户入住情况反馈给开发商、业主及物业总经理。
4.9客户入住流程图业主或业主代理人直接到达入伙物业管理公司业主携带必备文件和其他:1.《入伙通知书》;2.业主/代理人身份证明及办理房产证所需资料;3.各期收据或发票、须缴付的各项费用等。
验证组出示《入伙通知书》和身份证明文件:1.收回《入伙通知书》,检验各项证件、资料,确认业主入住资格;2.安排业主或代理人签到;
收取业主或代理人身份资料复印件、收取业主资料卡;3.安排业主签署《北京市房屋所有权登记申请书》等;4.发放入伙手续书发展商财务组按付款通知进行房款结算及补退款手续1.结清购房余款;2.进行面积差额补退款结算并开具相应的发票;3.逾期交付房款,违约金结算;4.代收产权费用:契税、公共维修基金及相关税费并开具结算单由业主签字,责任人在手续转接单第2栏上签字盖章。
物业财务组收回由开发商开具的《入住确认书》收取以下各项费用1.预收一年物业管理费;
责任人在手续转接单第1栏中签字。
物业签署组在物业公司签署的文件及相关事宜1.签署《前期物业管理委托协议》、请业主填写《业主资料表》等协议或文件;2.回答业主提出的询问。
责任人在手续转接单第2栏中签字。
物业物品发放组与物业进行各项文件或物品交接1.发放"五书"、门禁卡、电表IC卡、电器说明书等2.发放房门钥匙、入住证;
请业主签署《收楼签收单》;3.交给业主《验房单》、抄表记录单,并请人陪同业主验房;
责任人在手续转接单第3栏中签字并收回存档。
收楼验房组陪同业主验房1.业主填写《房屋验收单》(详见样本2);
如发现问题,在《验房单》上逐项写明,发展商责令总包或装修单位限期处理;2.收回《房屋验收单》,交至物品发放组,同时责任人在手续转接单第4栏中签字。
收楼手续完毕
4.10二次装修
4.10.1装修准备工作
4.10.2客户需对租用单元进行二次装修时,应执行国家有关规定。
客户与物业管理公司签定《施工防火安全协议书》
4.10.3客户服务部组织与客户及装修公司召开装修协调会,向装修公司及客户提供相关表格及协议,并指导填写所有资料。
4.10.4.由装修公司缴纳装修押金及装修监管费。
4.10.5.装修公司在装修期间按《装修指南》(附相关表格)的有关规定进行施工。
4.11.工程审批
4.1
1.1物业管理公司工程部对二装公司提交的施工图纸进行审核,在3-10个工作日内完成,下发装修审批意见,装修公司整改后报客户。
4.1
1.2.如施工涉及到任何消防设施上的改动,由施工方上报相关政府部门审批。
4.1
1.3装修公司持《建筑消防设计防火审核意见书》到物业管理公司开具《开工证》张贴于装修单元内,并到工程部办理临时用电申请,填写《临时用电申请表》。
4.12装修监管秩序维护部和工程部应加强对装修现场的监督管理,防止噪音(如钻孔等)、污染(油漆类)、或安全事故的发生。
4.12.1竣工验收
4.12.2二次装修过程中遇有隐蔽工程应提前申请进行隐检验收,待检查合格后施工方可继续进行,此工作由监理物业管理公司工程部完成,并填表写隐检记录。
4.12.3客户装修完成后装修公司报请政府部门对二次装修进行消防检测和电气检测,合格后施工单位可向工程部申请竣工验收。
4.12.4客户装修完毕后提交《装修工程竣工验收报告》《装修竣工图纸交接单》至工程部,工程部组织客户服务部、秩序维护进行验收。
下发整改意见,装修公司整改后报业主审批。
4.12.5验收合格后,上报工程部一套完整的验收记录。
4.13押金退还验收合格后,装修公司填写《申请返还押金》,客户进行确认后,由客户服务部、工程部、秩序维护部、行政人事部进行财务审核,由物业总经理批准后方可退还。
4.14客户退租客户退租手续的办理按《客户退租流程》执行。
4.15空房管理物业管理公司所有空房管理见《空置单元的保洁养护规定》。
5.0相关文件
5.1《装修指南》
5.2《客户入住、二次装修办理程序》
5.3《前期物业管理服务协议》6.0相关记录
6.1《租客资料登记表》
6.2《固定车位登记表》
6.3《雇员登记表》
6.4《名称指示牌订单》
6.5《安全责任书》